长春石化以QR码当电子提货单,改善物流效率

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勇于创新的长春石化,把QR Code用于传输提货单资讯,让卡车司机可以不再为了提货单而浪费时间,并且成功的让ERP能与提货单系统整合。

谈到QR Code(Quick Response Code),你最先想到的一定是那个看起来拥有几何美感的小小方块,然后,如果你稍微了解QR Code的能耐,接着你会想到这个小小的方块是一组二维条码,和传统俗称Barcode的一维条码不同,QR Code最多能够储存984个中文字,或是7,089个英文字母,储存量远较传统Barcode来得高,在日本,很多商店都会利用QR Code编码的方式,让消费者能透过使用手机附加的相机直接拍摄QR Code,自动把一些折扣券、图片、广告或是网址,输入手机中,减少手动连结网路或输入的麻烦。又或者把QR Code传送到消费者的手机上,让他们当作入场券或是电影票使用,入场时只要把手机上显示的QR Code,放在专用的扫描器上,机器辨识通过后,就能直接进场。 QR Code传送提货单,改善原有物流作业流程 不过,即便你认为自己对QR Code的认识和应用已经了若指掌,我相信长春石化使用QR Code的方式一定还是会令你大开眼界。长春石化将这个小小的几何方块图形融入了企业的货物物流运送流程中,并且利用它大幅改善了物流效率,降低货运成本。 在了解长春石化利用QR Code的方法前,必须先认识过去长春石化的货运流程。长春石化生产人造树脂或是双氧水等石化产品的原料—乙烯、甲醇等,都是在台中港卸货,然后等着被运送到苗栗、高雄等分布全省的厂区加工。由于每个据点和台中港间,都有不同的原料和货物需要运送,所以每天早上,司机在8点时要把卡车开到苗栗厂区,确认自己今天的货物运送排程,例如几点把苗栗厂的产品送到高雄,或是几点到台中港运原料到苗栗厂,然后再把高雄厂区的货物送到某处等。由于货物和原料的分散范围广,且每个据点每天都有不同的运送需求,这也使得货运量最大的苗栗厂,必须成为货运排程的总枢纽,卡车司机们,每天早上8点时,都必须先开车到苗栗厂区,确认自己当天的货运排程,并且同时领取提货单,然后再依照排程开始运货。 但是长春石化这样的流程,却常常使得整个物流的状况有许多空转浪费的时间。长春石化资讯中心协理林显东表示,有的时候卡车司机早上8点到了苗栗厂,却发现中午才需要发车,或是必须赶回出发点台中,运送台中港的原料回到苗栗。于是很多时候,长春石化的苗栗厂区外面,会停满着一台又一台等着运货的卡车;或是卡车明明就是从台中开过来,8点拿到提货单之后,又要再开回台中,一来一返,只为了拿张货单。此外,如果遇到客户需要改变出货订单时,整个物流流程更会被打乱,例如要出货20吨的化学液体到高雄,卡车司机早上从苗栗厂拿了提货单,准备去其他厂区装载货物后出发,开到台中,客户突然要求更改订单为30吨,这代表卡车必须回去苗栗厂重新拿一份提货单,然后到指定的厂区用新的提货单再提领客户所需求的足够货物数量。这些一来一往,或是枯等的无形货运成本耗费,让长春石化长期以来无法压低货运成本。对于卡车司机来说也是一种麻烦,多运几趟对他们来说,代表的是更多的收入。林显东说:「不要看每天高速公路上那么多卡车跑来跑去,就代表货运量很高,很多时候卡车是为了行政流程而跑。」 这些问题,长春石化现在用QR Code解决。林显东表示,长春石化发给每位司机一支安装有可以接收解读QR Code的手机,然后把运货地点的资讯,以及改成用QR Code编码后的提货单资讯,以简讯传送给司机,让卡车司机可以不用再每天早上赶去苗栗厂领取提货单,而可以直接由出发地点前往当天货运排程的地点,大大的提升了货运物流的效率。此外,由于QR Code拥有不易伪造的特性,和过去手写的提货单相比较,司机将卡车开到运货地点时,只要把手机萤幕上显示出来的QR Code,放到和厂区地磅系统连结的专属扫描器上,提货单的所有资讯马上就会自动输入系统中,并且由旁边的热感应纸列表机自动列印出来,不需要再像过去般,由操作地磅系统的人员,手动输入提货单上的资讯后列印,减少错误的可能性,也提升了效率。提货单更不会有可能被有心人士伪造,盗领货物。「这一点对于我们来说很重要,」林显东说,「因为我们也考虑把这样的方式推广到大陆厂区,在台湾虽然比较没有提货单被伪造的事情发生,但是大陆地广人稀,一台车的货运距离长,每台车的化学液体价值又不斐,如果提货单被人伪造,所带来的损失是难以计数的。」 此外,由于石化厂区为了安全考量,都会要求不能带手机进去,在扫描QR Code的时候也能暂时保管司机的手机,确保安全。另一个优点,则是在客户需要更改订单时,可以快速的以简讯传送QR Code的方式,让司机即时得到新的提货单和运货地点的资讯,不需要再开着卡车回到货运中枢的苗栗厂,光是这点,其提升的物流效率就十分可观。「过去还有客户在交货时间前20分钟改订单的,卡车一来一往花费的时间和运费,有的时候会让该笔交易甚至没有赚到钱,改用以简讯传送QR Code的方式后,因为含有新提货单资讯的QR Code,会把旧的QR Code覆盖掉,就可以解决这样的问题。」林显东说。 ERP整合发送QR Code的提货单系统,掌握库存状况更即时 除了改善货运物流的效率外,长春石化也同时把过去用手写的提货单资讯,全部整合至企业资源规画(Enterprise Resource Planning,ERP)系统中,各厂区处理提货单的人员,只要每天在ERP系统中输入每位司机提货的流程,系统就会自动以文字简讯的方式发送货运地点的资讯和QR Code编码的提货单到每位司机的手机中。 ERP系统掌握库存的能力也同时提升,可以即时掌握出货的状况。未来长春石化更希望能够和长期客户合作,在客户端也放置和其ERP系统连线的专属扫描器,只要货物送达客户,扫描器扫过QR Code后,后端的ERP就会自动记录出货,不用再等到司机将签收的提货单带回去厂区回报。「掌握库存对于长春石化来说非常重要,」林显东说,「由于订单变更频繁,如果不能掌握库存状况,很有可能会让隔天的存货不够出,或是存货过多。」 长春石化资讯中心部长黄至善指出,能够将这些资讯与ERP系统整合,很大的一个成功因素是长春石化的ERP系统全是由自己开发,这也使得让ERP系统有能力整合提货单系统的变更,对于长春石化的资讯部来说,并不是太大的难题。「如果采用知名厂牌或是套装软体,不大可能这么有弹性。」黄至善说。

 

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