如何制作访客管理二维码

在企业、学校、医院等场所，访客管理是一项常见但重要的工作。传统的手写登记方式耗时费力，信息容易丢失或泄露，且难以统计分析。用二维码实现访客出入管理，在降低人力与时间成本的同时，可以全面提升安全管控水平，适用小区、企业公司、学校、工厂等多种场所。

本文将以草料二维码为例，详细讲解如何制作访客登记二维码，优化访客管理。

一、制作访客登记二维码

制作访客二维码是实现高效访客管理的起点，整个过程分为三个步骤：创建登记表单和二维码、设置登记与预约限制、部署二维码。

1. 创建登记表单和二维码

草料二维码提供了常用的访客登记模板，可以根据自己的行业从模板库中选择合适的模板，快速安装模板，按实际需求修改内容及设置。

对于当前已经有纸质登记表的用户，可以使用空白新建的方式创建表单，草料二维码提供了AI自动创建表单的功能，可以将纸质表格拍照上传，快速生成登记表，省时省力。

表单创建完成后，进入【表单】页面，找到已创建的表单，点击【生成二维码】按钮生成访客登记二维码。

2. 设置访客登记和预约限制

为了确保访客管理的灵活性和安全性，草料提供了多种访客信息收集控制的方式。

2.1 设置登记和预约选项

用户可以设置填写限制，例如限定二维码仅在特定时间段（如工作时间8:00-17:00）可用，或仅允许现场扫码填写。此外，还可以开启数据审批功能，访客提交信息后，管理员可审核信息，提升安全性。

2.2 编辑二维码内容

为了方便访客提前了解，管理员可以在二维码中添加一些说明，如访客须知、公司地图或紧急联系方式。这些信息在访客扫描二维码时一并展示，提升用户体验。

3. 部署二维码

二维码生成后可根据使用场景选择不同的部署方式。二维码生成后支持内容更新，无需重新制作，即使访客流程或页面说明有所调整，二维码本身仍然可以保持不变：

3.1 现场登记使用

• 室内场景（如前台或大厅）：推荐使用A4或A5尺寸的打印纸，搭配亚克力框或卡套，既美观又耐用。
• 室外场景（如门卫或岗亭）：建议使用A3或更大尺寸，材质可选雪弗板或铝板，搭配立式展架，便于移动和展示。

3.2 在线预约使用

二维码可嵌入微信公众号菜单和文章中，或通过邮件等方式提前发送给访客，方便其提前完成预约。

二、使用访客二维码

草料二维码生成器支持两种主要使用场景：现场登记和预约到访。

1. 现场登记使用

访客到达现场后，使用手机微信扫描接待处的二维码，进入登记页面，填写姓名、联系方式等信息并提交。系统会自动生成一个访客凭证二维码。访客可将此二维码展示给接待人员，作为身份凭证。

接待人员可通过扫码核销或查看凭证编号上的关键信息，完成身份核验与放行。

2. 预约到访使用

若启用了预约审批流程，访客需在预约信息提交后等待审核，审核通过后会通知访客，获取访客凭证。

访客到达时，接待人员通过文字或二维码核验确认身份。离场时，接待人员可再次扫描二维码，标记访客离场状态，确保管理闭环。

三、统计与分析访客数据

登录草料二维码后台，进入【表单】-【数据与统计】界面，可实时查看访客登记和预约数据。支持将数据导出为Excel或PDF格式，便于进一步分析和存档。例如，企业可以统计某段时间内的访客数量、来访目的等，为安全管理和资源分配提供依据。

四、常见问题解答

以下是一些用户在使用草料二维码生成器时可能遇到的问题及解答：

1. 操作是否简单？门卫或前台能快速上手吗？
   答：草料二维码的操作非常简单，只要会使用微信扫码即可上手。草料为门卫和前台提供了专门的使用指南，零基础也能快速掌握。

2. 系统稳定吗？能否应对多人同时扫码？
   答：草料二维码采用高并发和负载均衡架构，曾在北京冬奥会、浙江驻京办等大型项目中成功支持超10万人同时扫码，确保在访问高峰期也能保持稳定、流畅的使用体验。

3. 如何保障访客信息安全？
   答：可以开启隐私保护功能，访客敏感信息如身份证号、手机号、地址、姓名等，都可以进行打码保护，仅对管理员可见，相比纸质登记大幅降低泄露风险。并且草料二维码通过公安部三级等保认证和阿里云安全测试，提供多重数据保护。

4. 访客能否修改预约信息？
   答：若管理员启用了“允许填表人修改自己填写内容”功能，访客可自行修改信息；否则需联系管理员进行更改。

5. 如何确保信息准确性？
   答：表单的手机号、身份证号等组件均有信息格式验证功能，可避免访客乱填、错填。

6. 访客如何获取预约凭证？
   答：如果访客有预约信息，现场扫描预约二维码即可获取预约凭证，无需额外操作。