劳保用品管理怎么做才合规？国标中已有明确要求

随着企业对安全生产管理的重视程度不断提高，劳保用品的配备与管理早已不再是“发了就算”，而是成为监管检查、事故调查和责任认定中的关键环节。GB 39800-2020《个体防护装备配备规范》与AQ 6111-2023《个体防护装备安全管理规范》是目前企业在落实劳保用品（PPE）管理制度时必须遵循的两项核心标准，对个体防护装备的选型、审批、发放、使用、回收及报废等全生命周期管理提出了具体要求。

本文结合标准原文，系统梳理劳保用品配备与管理的关键要求，并结合实际应用中的数字化工具，为企业提供一套可操作的合规管理方案。

国家标准要求解读

在《GB 39800-2020》中明确提出：“应结合个体防护装备的防护部位、防护功能、适用范围……选择合适的个体防护装备。必须要有相应健全的管理制度，建立健全相关档案，保证采购、验收、保管、选择、发放、使用、报废、培训等环节规范。”

这项标准从技术层面为劳保用品配备提供了系统指导，要求企业在风险评估、岗位分析和防护装备选型等方面具备依据和流程。 而 AQ 6111-2023《个体防护装备安全管理规范》则从管理制度角度作了进一步补充，提出：“个体防护装备应依据岗位劳保用品配备清单，按需发放”，“发放应由仓储或劳保管理人员执行，必须记录发放时间、对象、装备名称、型号规格、数量等关键信息”，“所有发放记录必须经现场负责人或安全管理人员审核签字确认”。

该标准强调劳保用品从发放到交回、报废全过程应形成闭环记录，审批流程应清晰可查，数据应归档备查。

为什么要重视劳保用品管理

根据应急管理部历年通报，因未佩戴或佩戴错误个体防护装备而引发的伤害事故占比长期居高不下。实践中，一个未佩戴安全帽的施工人员，一个未穿防化服的操作员，都可能在瞬间酿成严重后果。

而在事故发生后，监管部门不仅会检查企业是否配备了劳保用品，更会查“有没有发”、“谁批准的”、“有没有签字记录”。一旦缺乏记录，企业将默认承担管理查“有没有发”责任。这也是为什么越来越多的企业开始重视“记录环节”的数字化。

此外，在职业病防治、劳动仲裁等场景中，劳保用品领用记录也是关键证据。在不少案例中，企业因无法提供合规完整的劳保用品发放记录，而被判定存在管理缺陷，承担了不必要的法律责任与舆情压力。问题的根源常常不是“是否配备”，而是“能否证明已按要求配备并管理”。

现实中，这一问题普遍存在：纸质登记内容不全、字迹潦草，或使用Excel但缺乏审批控制，均容易造成记录缺失或数据失真。一旦事故发生，“查无此人”的情况并不罕见，增加了管理部门的追责风险。

如何低成本实现合规管理

为了解决上述问题，不少企业开始尝试借助轻量化的数字化工具进行优化管理流程。二维码方案相比定制系统，具有成本低、配置灵活、部署快等优势，成为了不少中小企业的数字化的首选。 下面以草料二维码平台提供的【劳保用品领用登记】模板为例，详细说明企业如何快速搭建起一套符合GB 39800、AQ 6111规范要求的劳保用品领用登记系统：

1. 创建二维码

在电脑端前往草料二维码官网，进入模板库，选择【劳保用品领用登记】模板。企业可根据自身的实际管理要求，对模板内容进行修改。如在领用表单中预设劳保用品配备名称（方便领用人在登记时下拉即可选择，无需手动打字，统计更规范），增加领用人姓名、部门、手写签名等信息，按需求选择是否设置审批流程。

2. 张贴二维码

在劳保仓库、车间入口、领用点张贴二维码，方便员工扫码登记。

3. 员工扫码填写记录

员工或班组长使用微信扫码，填写领用物品和数量，拍照记录实物领用情况，并填写部门、姓名及授权手机号。拍摄的照片会自动添加时间、定位等水印，确保领用记录真实可追溯。

4. 数据自动归档与导出

所有领用记录自动同步至系统后台，支持在手机和电脑端按照时间、人员、物品等条件筛选查看，可导出Excel台账，便于日常检查与年度审计。同时支持API对接，自动汇总生成数据可视化报表，提升管理效率。

规范化记录的管理价值

有人可能会觉得，发放记录只是走个流程，出问题再查也不迟。但现实是，事故、监管、审计不会等你补记录。规范、完整的劳保用品记录，不仅是合规的体现，更是企业为员工安全承担责任的证据。

尤其在检查频次日益增加的当下，有没有记录、记录是否可追溯、是否真实，直接决定了企业能否顺利通过现场核查。面对压力，靠人记不如靠系统，靠纸写不如靠扫码。

草料二维码等工具的出现，为“低成本数字化”提供了新的可能。这种方式特别适合中小型企业，不用开发系统、不依赖IT资源，管理者也无需培训即可快速使用，也无需复杂部署，只要有手机和网络，就能完成从发放到回收的全流程记录。比起传统方法，不仅节省时间，更大大提高了数据完整性和合规性。

在安全合规与管理效能日益重要的今天，企业应重视从每一项作业、每一位员工、每一份发放记录做起，将标准转化为管理实践，将流程闭环落到可追可查的细节中。