如何搭建一套简单、实用的出入登记管理系统

目前，很多单位仍在使用纸质表登记来访信息。纸质登记方式确实简单、成本低，但在管理上存在不少问题：字迹潦草查找慢，数据无法利用，一旦出了问题难以追责。相比之下，门禁系统功能确实强大，能刷卡、联网、实时统计，但采购设备、施工、维护，对中小单位来说门槛过高，不太现实。

其实，很多企业对出入管理的要求并不复杂：有人进出能登记、信息能保存、事后能查到，满足这三点基本就合格了。

而像草料二维码提供的二维码登记方式，不用硬件改造，只需打印一张二维码，能以最小投入，满足大多数企业对人员、车辆进出管理的核心需求：

• 记录留痕可查：微信扫码填写，信息便自动保存到云端，管理人员可在后台随时查看和导出。
• 通行效率高：可多人同时扫码填写，不用排队等待，历史信息一键填入，全程只需几秒钟。
• 灵活可控：不用开发排期，管理人员可以根据业务需求随时调整，实时上线。从最简单的扫码登记，到需要严格管理的核销放行，都能自定义控制。
• 成本极低：不用采购硬件设备，打印一张二维码贴在门口，当天就能投入使用。
• 无需培训：门岗、前台会用微信就能用，经过几分钟的现场演示就能学会。

这套方案看似简单，但能把最关键的登记、留痕、追查等环节做到位。对预算有限的单位来说，能以门禁系统十分之一的成本，实现80%的核心管理诉求。

哪些场景适合用二维码登记

如果你的单位每天出入人数小于200人，希望流程简洁、数据随时可查，但暂时没有安装门禁系统的条件或预算，那么草料二维码的出入登记二维码值得考虑。

适合场景包括：

• 物业、园区管理方：访客、外包人员、车辆进出频繁，纸质登记容易混乱，但预算有限，无法上线访客系统。
• 工厂与仓库：外来维修、临时作业人员进出需要留痕，方便日后追溯。
• 机关、学校等半开放场所：访客多但非全天开放，需要留底以便检查。
• 实验室、办公室等场所：访客不多但需要流程正规、可查，又不想专门配人或买设备。

⚠️ 注意：二维码出入登记并非万能方案。它不适用于高安全级别区域，如果需要严格核验身份或自动门禁控制的单位，仍建议使用专业门禁系统。若每日登记量超过五千条，也推荐使用专门的访客系统进行管理。

如何快速搭建一套出入登记系统

用二维码实现出入登记的优势是“快”和“低成本”：整个过程无需IT或专业人员，一般管理者当天就能搭建完成。以下以草料二维码平台为例，介绍常见的搭建流程。该系统支持免费制作，不限登记人数，数据可导出。

1. 编辑访客登记二维码

在电脑端进入草料二维码官网。平台提供了多个【出入登记】和【访客登记】模板，可直接选用。
根据实际需求调整访客须知等内容以及表单内容，添加需要的访客字段，如：访客姓名、联系电话、来访单位、来访事由、车牌号等。

如果公司有现成的登记表，可以直接拍照上传，使用AI自动创建表单，快速生成登记表单。

2. 设置填写和预约限制

可以配置表单的填写限制，如：仅允许在现场填写、设置可填写的时间段、启用审批功能，访客提交后通知管理员进行审批。这些配置能让登记流程更贴合实际管理需求。

3. 生成和张贴二维码

生成二维码后，即可打印张贴。可以根据张贴的地点选择不同的印刷材质：

• 室内使用（如前台、大厅）：可用普通A4或A5打印纸即可，可放在亚克力框或卡套中。
• 室外使用（如门岗、岗亭）：建议用A3或更大尺寸，材质选雪弗板、铝板等耐候材料。
• 若用于线上预约：可将二维码嵌入公众号菜单、文章或直接发送给访客。

无论哪种方式，二维码都应张贴在显眼位置，并附上简短说明，如：“请扫码登记，并出示给门卫”。

4. 现场使用

访客到达后，用微信扫码填写信息并提交。系统会自动生成二维码凭证，访客可将二维码出示给前台或门卫，核验后放行。

访客也可以提前扫码填写并提交申请，管理员在后台审核后即可生成访问凭证，到场时扫码即可完成核验。

5. 统计与分析访客数据

所有登记记录会自动汇总到后台，支持：实时查看、筛选和导出成Excel或PDF格式。 若与腾讯文档同步，还能实现多人共享，自动生成日报或月度台账，减少手工整理工作。

让系统真正落地的几个建议

二维码系统虽然简单，但要真正落地，还需要注意以下几点：

• 张贴位置醒目：放在门岗、前台、车辆入口等必经处，确保每位来访人员都能看到；
• 明确责任人：谁负责监督扫码、谁负责导出数据要清楚；
• 定期导出数据：每月定期导出一次数据，既方便留档，也能应对突发检查；
• 适度培训：对于门卫或前台人员，进行简单培训，花几分钟演示使用流程；
• 结合实际使用再优化：运行一段时间后，可以总结使用问题后，不断调整功能以及流程，让使用更顺手。

只有不断调整，系统才能真正“跑起来”，而不是“上线就闲置”。

对很多单位而言，数字化不一定非要上系统。能把“谁进来、为什么来、什么时候走”记录清楚，就已经解决了 80% 的管理问题。

草料二维码提供的就是这样一套简单、实用、低门槛的出入登记方案：当天制作，当天可用；不求功能多强大，但求把关键功能做实做好。