张铭鑫 2025-11-06 浏览 4874
目前,很多单位仍在使用纸质表登记来访信息。纸质登记方式确实简单、成本低,但在管理上存在不少问题:字迹潦草查找慢,数据无法利用,一旦出了问题难以追责。相比之下,门禁系统功能确实强大,能刷卡、联网、实时统计,但采购设备、施工、维护,对中小单位来说门槛过高,不太现实。
其实,很多企业对出入管理的要求并不复杂:有人进出能登记、信息能保存、事后能查到,满足这三点基本就合格了。
而像草料二维码提供的二维码登记方式,不用硬件改造,只需打印一张二维码,能以最小投入,满足大多数企业对人员、车辆进出管理的核心需求:
这套方案看似简单,但能把最关键的登记、留痕、追查等环节做到位。对预算有限的单位来说,能以门禁系统十分之一的成本,实现80%的核心管理诉求。

如果你的单位每天出入人数小于200人,希望流程简洁、数据随时可查,但暂时没有安装门禁系统的条件或预算,那么草料二维码的出入登记二维码值得考虑。
适合场景包括:
⚠️ 注意:二维码出入登记并非万能方案。它不适用于高安全级别区域,如果需要严格核验身份或自动门禁控制的单位,仍建议使用专业门禁系统。若每日登记量超过五千条,也推荐使用专门的访客系统进行管理。
用二维码实现出入登记的优势是“快”和“低成本”:整个过程无需IT或专业人员,一般管理者当天就能搭建完成。以下以草料二维码平台为例,介绍常见的搭建流程。该系统支持免费制作,不限登记人数,数据可导出。
在电脑端进入草料二维码官网。平台提供了多个【出入登记】和【访客登记】模板,可直接选用。
根据实际需求调整访客须知等内容以及表单内容,添加需要的访客字段,如:访客姓名、联系电话、来访单位、来访事由、车牌号等。

如果公司有现成的登记表,可以直接拍照上传,使用AI自动创建表单,快速生成登记表单。
可以配置表单的填写限制,如:仅允许在现场填写、设置可填写的时间段、启用审批功能,访客提交后通知管理员进行审批。这些配置能让登记流程更贴合实际管理需求。

生成二维码后,即可打印张贴。可以根据张贴的地点选择不同的印刷材质:
无论哪种方式,二维码都应张贴在显眼位置,并附上简短说明,如:“请扫码登记,并出示给门卫”。

访客到达后,用微信扫码填写信息并提交。系统会自动生成二维码凭证,访客可将二维码出示给前台或门卫,核验后放行。
访客也可以提前扫码填写并提交申请,管理员在后台审核后即可生成访问凭证,到场时扫码即可完成核验。

所有登记记录会自动汇总到后台,支持:实时查看、筛选和导出成Excel或PDF格式。 若与腾讯文档同步,还能实现多人共享,自动生成日报或月度台账,减少手工整理工作。

二维码系统虽然简单,但要真正落地,还需要注意以下几点:
只有不断调整,系统才能真正“跑起来”,而不是“上线就闲置”。
对很多单位而言,数字化不一定非要上系统。能把“谁进来、为什么来、什么时候走”记录清楚,就已经解决了 80% 的管理问题。
草料二维码提供的就是这样一套简单、实用、低门槛的出入登记方案:当天制作,当天可用;不求功能多强大,但求把关键功能做实做好。
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