如何用二维码搭建一套车辆管理系统

草料二维码提供了“一车一码”的车辆管理方式，为每一辆车生成一个二维码。用车人员只需微信扫码，即可实现用车登记、加油记录、点检、故障上报等操作。管理人员可在后台清晰地看到当前车辆状态、谁在使用，以及使用记录。 本文将详细说明二维码车辆管理系统的适用范围、搭建流程和注意事项，方便你更好地使用。

一、谁适合使用二维码管理车辆

二维码管理方案的核心是“一车一码”，不依赖其它硬件、无需系统开发，整体操作简单、部署快、成本低。该方案适合车辆不多的小单位试用，也适用于有上百辆车的大企业。常见的使用场景包括：

1. 公务用车管理

机关或中小企业通常只有几辆公用车，用二维码取代纸质登记本。员工扫码就能申请用车、填写还车记录。每次用车和还车时，扫码拍照记录油耗、里程和车况。让用车流程透明、责任容易追溯。

免费版就能满足需求，几乎没有使用成本。

2. 工程车辆点检与维修登记

对于卡车、叉车、吊车等高频使用的车辆，日常检查和维修记录尤为重要。二维码能确保每次点巡检都能留下记录，并附带现场照片、描述等内容，形成完整记录。避免记录不真实和不及时的问题。让数据集中管理，便于分析使用效率与成本。

3. 营运与租赁车辆监督反馈

出租车、景区观光车、园区共享电动车等。可将二维码作为反馈入口，乘客扫码后可以提交服务评价、投诉建议、遗失物申报等。后台可进行回复、设置处理进度。有效解决乘客投诉不便，提升服务质量。

4. 外来车辆出入登记

工业园区、物流仓库、施工现场等场所，对于运输高价值物资、危化品的车辆，可通过二维码进行入场前登记与资料核验，记录车牌、驾驶员信息、安全资质等。满足安全监管中关于“车辆货物进出有台账、有影像”的要求。并利用AI识别能力提升登记效率，减少司机排队等待时间。

但需要注意的是：草料二维码没有实时定位、路径规划等功能，无法实现车辆调度管理。

二、车辆管理系统搭建教程

搭建一套二维码车辆管理系统并不复杂，不需要任何技术基础。草料二维码平台提供了现成模板，可以根据需要修改内容，生成属于自己的二维码。系统搭建大致分为以下几个步骤：

1. 准备阶段

首先，明确自己想要解决什么问题：是用车审批？还是日常的巡检保养？

然后，收集每辆车的基本信息，比如车牌号、品牌、购买日期，拍摄证件和保险照片，整理成Excel表。同时，提前规划好二维码的张贴位置和标签材质。

2. 生成二维码

草料二维码平台的模板库中提供了多个车辆管理模板，你只需选择合适的模板，修改里面的车辆档案，填入你的车辆信息、证件、管理规范等内容，点击生成二维码，即可生成一个车辆二维码。

模板自带了“车辆使用登记、归还登记、加油/充电登记、维修记录”等表单，用于记录日常的借还和加油充电记录，可以根据公司的实际管理要求进行修改。

同时，表单提供了多种设置功能，如用车申请需要主管审核，可以开启审批流程；如希望故障时自动提醒维修人员，可开启通知功能。

还可以添加车辆状态，与表单联动，例如登记用车记录后，系统自动将车辆状态标记为“使用中”；归还后自动恢复“空闲”。

车辆数量超过10辆的单位，建议使用批量生码的方式。可导入车辆信息Excel表，系统将一键生成对应数量的车辆二维码，提升生码效率。

3. 部署上线与人员培训

完成二维码生成后，将二维码打印成标签张贴在车辆上，即算完成部署。

• 公务车推荐将二维码粘贴在车内醒目、方便扫码的地方，标签材质可使用不干胶贴纸；
• 工程车辆可使用不锈钢或铝板标牌，粘贴或悬挂在车身上。

推行使用前建议组织一场简短的培训（约半个小时），演示扫码流程，方便大家了解使用流程和注意事项。

4. 后期维护与数据分析

要求大家坚持扫码登记，定期收集反馈意见，调整二维码内容和设置，让使用更方便。

投入使用后，管理员应在后台定期导出Excel表，统计各车辆的使用频次、油耗、维修情况等。数据可用于报销合算、成本分析、绩效评估等用途。

同时，二维码里的车辆内容需按时更新，包括车辆年检、保险续保、责任人变更等基础信息。

三、系统的预计成本

二维码车辆管理系统不需要采购额外的硬件，系统的使用成本，大致可分为草料二维码的版本费用和二维码标签费用。

1. 版本费用

草料二维码的免费版能覆盖绝大部分车辆管理需求，不限制车辆二维码的生成数量、扫描人数和次数、记录提交条数，二维码长期有效，数据支持导出。车辆较少或刚开始使用时，免费版即可。

如果企业车辆多，有较高的管理要求，如需要多级审批、权限分配和成员协作，可选择2680元/年的旗舰版。

2. 标签费用

二维码标签可以自己打印或找人印刷，材质不同价格不同。车内使用可选用PVC不干胶，大概0.35元一枚。车外建议使用不锈钢等材质，成本约3～7元一枚。

综合下来，少量车辆管理可零成本起步。对有深度管理需求的企业，一年三千元即可覆盖全部需求。

四、实施要点

二维码方案虽然简单，但也有几个细节需要注意：

1. 初期先小范围试用

你完全可以从两三辆车开始试，用起来之后再慢慢推广，别着急换掉所有纸质登记方式。先让几辆车跑通流程，发现问题及时优化，更稳妥。

2. 表单不要太复杂

表单内容只保留必要字段，能勾选的就别让填写。字段越多，员工越不愿意填。可以配合草料的一键勾选、自动填充等功能，快速录入车况检查、姓名等内容。

推行过程中，部分司机可能会有抵触情绪，可结合奖惩机制推行，并在执行过程中，定好清晰的规范。

3. 记录防作假

在工程车辆管理场景，建议开启“防作假”功能，比如只允许现场拍照、照片水印、定位功能、手写签名和区块链存证等，确保巡检数据的真实性。

4. 利用AI功能提升效率

人工填写慢、易出错，可利用AI功能自动识别照片填写数据，既保证了数据的准确性，又保障了记录的真实性。比如用AI识别里程表，自动填写里程数。