# 设备巡检记录怎么导出和整理

用草料二维码开展设备巡检后，现场记录会持续保存在后台。月底汇报、打印归档或提交整改材料时，需要的文件并不相同。

巡检记录导出要先看用途：核对用明细表，归档用按月汇总的 PDF，汇报用月度统计表，整改材料随后续动态或异常待办一起导出。

## 一、导出巡检明细，按设备或月份整理记录

需要整理本月的全部巡检记录，或者查询某台设备一段时间内的检查情况，可以先筛选，再导出 Excel 或 CSV。

进入管理后台的“数据管理 → 动态数据汇总”，按二维码、表单和时间范围筛选；需要整理异常处理情况时，还可以结合处理进度筛选。导出的明细保留逐条填写内容，方便继续核对和统计。

如果交付的表格还要包含设备编号、型号、安装位置，可以将设备资料与巡检记录合并导出。**通过批量模板生成的设备码，支持将基础字段和动态数据放到同一张表里。** 例如，表格前几列是设备编号与位置，后面是检查时间、检查结果等填写内容，减少与设备台账重新匹配的工作。

在对应批量模板的子码列表中，点击“导出数据”，选择同时导出动态数据与二维码文本类可变内容即可。

![批量模板子码列表的导出数据选项：选择导出动态数据加二维码文本类可变内容](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261027/9778b5_43ym5pl9.png)

相关教程：[动态数据汇总](/help/qr-code-and-data/data-management/dynamic-data-summary/dynamic-data)、[设备信息与巡检记录合并导出](/help/faq/data-management/export-device-info-with-records)。

## 二、每台设备每月留一份可打印的巡检记录

如果企业需要按月打印巡检记录，再补充签字、盖章，可以使用“汇总数据打印”，将多条记录整理到一个 PDF 中。

在二维码的“动态数据”或表单的“数据统计”页面，进入“打印视图”，设置页头、显示字段和列宽。系统支持导出全部数据，也支持按月或自然周汇总。

![下载打印文件时选择按月生成打印文件，每个月的记录汇总到一份PDF](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261027/9778b5_cj7g8hxt.png)

**需要设备资料和检查记录一起归档时，可以从批量二维码的动态数据页面导出。** 系统会将每个设备子码的记录汇总成一份 PDF，文件开头显示该设备的基础字段。这样可以按设备分别保存和打印，无需逐条下载后再拼接。

从表单入口导出的汇总 PDF 则以填写记录为主，不包含设备子码的基础字段。根据归档材料是否需要设备资料，选择对应入口即可。

操作教程：[汇总数据打印](/help/forms/form-design/other-settings/summary-data-print-settings)。

## 三、把检查明细整理成月度统计表

汇报时，如果希望在一张表里查看各设备每天的检查结果，或者查看某台设备整个月的检查项目，可以按照下面两种方式整理。

| 需要的表格 | 主要查看什么 | 教程 |
| --- | --- | --- |
| 全部设备月度统计表 | 每台设备每天的正常、异常检查情况 | [制作全部设备巡检月度统计表](/help/qr-code-and-data/data-export-processing/device-inspection) |
| 单台设备月度巡检记录表 | 一台设备各检查项在整个月的检查结果 | [制作单个设备的月度巡检记录表](/help/qr-code-and-data/data-export-processing/monthly-inspection-report) |

**这两种统计表需要先导出 Excel，再用数据透视表整理。** 在后台筛选对应月份的巡检数据后，导出明细，按照教程配置设备、日期和检查结果等统计字段。

全部设备的月度表适合汇总查看；单台设备的月度表则能进一步看到具体检查项。例如，同样显示“异常”，单台设备表可以继续区分是哪一项检查出现了问题。

![单台设备月度巡检统计表，按日期展示各检查项结果，异常项标红](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261027/9778b5_fhvwt1h8.png)

如果只是按月份打印全部记录，使用上一节的汇总 PDF 即可；需要把日期、设备或检查项目交叉排列时，再制作 Excel 月度统计表。

## 四、按企业现有格式导出检查单

有些企业已经有固定格式的设备检查单，表头、检查项目和签字位置都有要求，可以使用“自定义导出格式”。

将现有 Word 文件或系统默认模板作为基础，在对应位置插入表单的字段代码，调整好版式后上传。后续每条检查记录就可以按这一格式导出，减少反复复制内容、插入照片和调整排版的工作。

![表单设置中的自定义导出格式：查看字段代码表、下载示例文件并上传Word模板](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261027/9778b5_jp020cse.png)

**这种方式适合一条检查记录对应一份单据。** 单条记录默认支持 PDF 下载，自定义格式后也支持下载 Word 文件；需要批量导出每条记录的 PDF 或 Word，旗舰版及以上支持。

操作教程：[自定义导出格式](/help/forms/form-design/other-settings/single-record-export/data-export)。

## 五、把异常发现与整改过程一起整理

提交异常处理材料时，通常需要同时保留最初的问题说明和后续处理情况。具体怎么导出，取决于整改过程是怎样记录的。

如果处理人员直接在原记录下添加后续动态，这些内容可以随表单记录一起导出。需要固定格式的整改单时，也可以结合自定义导出格式，将相关处理内容放到同一份 PDF 中。操作见[后续动态的查看与导出](/help/forms/form-design/follow-up-process/follow-up-actions)。

如果在后续动态中关联了独立的“整改记录”表单，批量导出时，上报与整改数据会分别放在两份 Excel 中。需要整理成“一行一项隐患、后面对应整改结果”的表格，可以按照记录编号与主记录编号进行匹配。操作见[隐患上报与整改数据整合教程](/help/qr-code-and-data/data-export-processing/tutorial)。

![隐患上报与整改记录分别导出为两份Excel，按记录编号与主记录编号匹配](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261027/9778b5_im89kmc4.png)

使用异常待办跟进处理的，可以在“待办 → 已完成”中打开目标待办的“PDF 预览”，下载该事项的处理文件。其中包含来源记录、处理人和从创建到完成的过程信息，适合单独提交整改凭证。操作见[异常待办处理过程导出](/help/forms/form-design/follow-up-process/create-exception-todo)。

### 需要同时交付现场照片

旗舰版及以上支持将照片等多媒体文件与 Excel 一起打包下载。下载后保留完整的文件夹结构，表格中的链接才能对应到附件。

如果希望照片直接显示在 Excel 单元格里，可以按[在 Excel 单元格里插入图片](/help/qr-code-and-data/data-export-processing/excel)的教程，使用 WorkBuddy 或 VBA 完成插图。

整理材料时，先确认接收人需要逐条明细、可打印的记录，还是经过统计的月报，再选择对应方式。已经能直接导出的材料，就不必重新录入和排版。