# 文件发出去，如何让接收者阅读后再签字确认？

企业发布新的管理制度，需要员工阅读后签字确认；学校发放安全告知书，希望家长看清注意事项，再提交签字回执；组织培训时，也希望员工认真阅读学习资料，并留下学习记录。

对于负责发放文件的人来说，最关心的不只是资料有没有发出去，而是大家有没有阅读、是否完成了确认，以及之后能不能查到相应的记录。

实际操作中，如果把文件发到群里，再单独发送一张签字表，有人可能没看文件就直接签字。负责人还需要收集签名、整理名单，人数一多，核对和保存记录都很麻烦。

使用草料二维码，可以把文件阅读、签字确认放在一起，通过“阅后登记”留下阅读确认记录。接收者使用微信扫码查看资料，完成设定的阅读要求后再登记或签字，记录保存在后台。对于需要检查理解情况的学习资料，还可以在阅读后增加答题。

## 一、怎样避免文件还没看，就直接签字？

比如学校组织校外活动，需要家长阅读活动安排、安全注意事项，并签字确认。如果直接在文件后面放一个签字入口，有的家长可能打开页面后，没看完内容就直接提交了。

这种情况，可以使用草料二维码的[「阅后登记」功能](/help/application-scenarios/read-registration)，在签字之前增加必要的阅读条件。

将安全告知书的 PDF、Word 文件上传到二维码，或者直接编辑成图文内容，再设置阅读要求。例如：

- 要求在页面停留至少 30 秒，才能进行登记。
- 要求滑动到内容底部，才能进行登记。
- 对于内容较长的文件，可以同时设置阅读时间和滑动到底部两项条件。

这样，家长扫码后需要先完成设定的阅读步骤，才能进入确认环节，减少打开文件就直接签字的情况。

达到阅读条件后，可以通过关联表单让家长填写学生姓名、班级等信息，再通过[手写签名](/help/forms/form-applications/advanced-form-applications/handwritten-signature-scenario)完成确认。登记按钮也可以改成「我已阅读并知晓」，让确认的含义更加明确。

![校园安全告知阅后登记：先阅读图文内容，达到阅读条件后填写信息并手写签名确认](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261013/9778b5_f6z3unvl.png)

企业发放管理制度、岗位操作规范时，也可以采用同样的方式，让员工先查看内容，再登记或签字。

需要注意，阅读时间和滑动到底部不能保证每个人都认真理解了文件，但能减少直接跳过内容的情况。对于重要要求，还可以结合答题进一步检查理解情况。

## 二、不同的文件，需要怎样的阅读确认？

并不是所有文件都需要相同的确认方式。

**普通通知、制度文件，通常确认一次就够了。**

例如企业发布新的考勤制度，员工阅读后确认知晓即可。可以把登记频率设置为「仅登记一次」，避免同一人反复登记。

**需要定期学习的内容，可以要求重新阅读确认。**

例如岗位安全规范、周期性安全提醒等，负责人可能希望员工每隔一段时间重新阅读一次。

草料二维码的阅后登记支持按天、周、月等周期设置登记频率，也可以设置每次打开资料都登记。这样，同一个二维码可以持续使用，不需要每次重新制作签阅页面。

![阅后登记设置：配置阅读时长、滑到底部、登记频率及关联表单](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261013/9778b5_lm3sptdy.png)

**重要的学习资料，还可以通过答题检查理解情况。**

例如，企业组织设备安全培训，员工阅读操作要求后，负责人希望进一步了解他们是否知道哪些异常需要停机、发现隐患后该联系谁。

这时可以在阅后登记中关联表单，增加几道与实际工作相关的问题。单选题可以设置正确答案和分值，提交后[自动计分](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/component-settings/quiz-scoring)。

相比只收集一个签名，负责人还能查看员工的回答情况，了解哪些知识点需要进一步讲解。

如果学习内容较多，需要按章节安排阅读、答题和签字，也可以通过[表单分页](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/special-components/pagination)将这些环节分步骤完成，在阅读页设置停留时间，再进入后续页面答题或签字。

## 三、文件签阅完成后，记录怎么查看？

过去发放纸质制度或告知书，往往需要将签字表逐份收回来，再整理成名单保存。等到以后需要查找某个人的签阅情况，还要翻找原来的资料。

使用草料二维码，接收者完成登记或签字后，相关信息可以保存在后台，负责人能够查看和导出记录。

例如，学校发出安全告知书后，老师可以查看家长提交的学生姓名、班级、登记时间和签名信息。企业发布制度后，也可以查看员工的签阅记录。

![草料二维码文件签阅记录列表示意：汇总登记时间、姓名和签名，支持筛选与导出（示例数据）](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261013/9778b5_e71v0zkf.png)

需要核对时，可以将导出的记录与原有人员名单进行比对，了解已经完成确认的情况。

对于培训学习，还可以查看答题结果和得分，作为后续培训和补充讲解的参考。

这样，文件阅读、签字确认和记录保存可以在同一套流程中完成，不用再分别发送文件、收集纸质签名和手工整理记录。

无论是企业制度、学校告知书，还是员工学习资料，目的都是让需要知晓内容的人先阅读、再确认，并留下可供查阅的记录。使用草料二维码，不需要单独开发系统，接收者用微信扫码即可完成。