2020年11月,九新公司开始筹备 EHS 管理体系。周经理想起之前去同业交流时,看到他们在每个消防器材上印制了二维码标签,一线员工使用微信扫一扫就能上报巡检记录,简单、好用、接地气,员工的参与感也很强。回来以后,周经理发现90%的 EHS 检查表都能用二维码替代。于是将这一套管理工具,借鉴到了九新公司的 EHS 管理中。
在正式使用二维码之前,项目组考虑过开发 APP,跟不少专业定制系统供应商有接触。专业的EHS系统的确经验丰富,但是面对个性化的需求、内容改动,商务、技术沟通成本很高,而且整套系统开发、运维费用高昂,落地实施的周期也很长。
使用二维码搭建轻应用,一切功能都是现成的,马上就能落地。管理员可为不同业务场景自助创建二维码,内容更新维护零代码。二维码不仅能实现专业EHS系统80%的功能,还能实现近似 App 的交互,形成一套系统,员工用微信扫码就能使用。
就拿班组EHS文化建设活动来说,以前都是记在纸质的班组活动本上,定期抽查的时候,有的班组实际上没有达到规定的次数,但只要有文字记录,基本很难查出来。现在用二维码,不仅记录文字,还可以上传现场照片、视频,记录还有防作假的功能。活动主题、组织情况、参与人员一目了然。
用二维码收集到各个要素的真实数据以后,每季度的统计汇报结果也很精确、直观。哪个环节有问题,都能追溯到、及时解决,形成了很强的管理约束。
参考之前其他App的推行经验,基层员工使用时确实有很多门槛。有些员工的手机内存本来就不大,下载App有的空间不够、有的运行起来很卡,抱怨比较多。二维码是基于微信这个国民级App的,几乎人人都装了。二维码使用刚开始需要宣传、培训,主要是培养意识,操作起来其实很简单,扫一扫生产现场的二维码就可以进入对应工作页面。会用了以后,参与度挺高的。像风险辨识与评价,大家很积极、反应不错。
EHS体系涉及很多规范、标准、法规等等枯燥的文档,以前把这些文件下发给员工,员工的水平参差不齐,有的不愿意读,也有的读不懂。有些和员工直接相关的内容,现在编制成了多媒体形式,上传在二维码里。员工扫码以后,观看通俗易懂的视频,或者重点清晰的PPT,就能更好地吸收专业知识、规避风险。
通过二维码收集上来的EHS过程记录可以长期保存在管理后台,有些可以通过二维码直接开放给员工,现场调阅很方便。不像以前,控制文件要装满好几个档案柜,不仅要安排专人管理档案,真要用的时候,查找和调阅很低效。
二维码系统相当自由,可以上传各类文件、视频,随时更新,还可以扫码记录生产设备、消防设施记录,助力我们落实EHS管理。是一个很趁手的信息化工具。
——九新药业EHS高级经理 周建明
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