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如何用二维码完成会议活动报名

适用于企业内部会议、培训课程、读书会、行业沙龙、公开讲座、志愿活动、比赛竞赛等需要线上收集报名信息的活动。

用草料可以把「报名表单 + 报名规则 + 报名二维码 + 数据汇总 + 现场签到」放到同一套流程里——参会者扫码就能填表提交，主办方实时看到名单，活动当天还能用同一个系统完成扫码签到核销。

报名表单效果图

开始前请确认：已注册并登录草料账号。涉及付费功能时会单独标注，具体版本卡点请查看 价格页。

一、整体流程​

整个报名活动从搭建到结束，分 5 个阶段：

  1. 创建报名表单——决定参会者要填哪些信息
  2. 配置报名规则——设置报名时间、人数上限、提交后提示等
  3. 生成报名二维码——一键出码，可美化样式
  4. 分享给参会者——线上线下渠道分发
  5. 查看数据 +（可选）现场签到核销——实时统计、扫码核验

下面分别说明搭建步骤。

二、搭建报名二维码​

步骤 1：创建报名表单​

操作路径：登录草料后台 → 左侧菜单【表单】→【新建表单】。

进入表单编辑器后，根据活动需要添加字段：

  • 基础字段：姓名、手机号、身份证号、单位、职务等
  • 扩展字段：单选/多选（如"是否需要住宿"）、图片/文件上传（如健康码、证件照）、日期等

各类字段的详细使用说明：查看所有字段的介绍

新建报名表单

编辑报名字段

步骤 2：配置报名规则（按需开启）​

报名表单做好后，根据活动需要配置规则。常用配置如下：

提交成功页​

参会者填完表单后看到的页面，可以自定义提示文字、动效和按钮——比如显示「报名成功，请保留此凭证现场出示」。

详细介绍：提交成功页设置功能介绍

提交成功页设置

报名规则​

可以根据活动需要开启以下限制：

  • 报名时间：设置开始和截止时间，过期自动停止收集
  • 报名人数：设置上限，达到上限自动关闭
  • 次数限制：每个手机号/微信号最多可报名几次
  • 数据审核：报名后需主办方审核通过才算报名成功
  • 新数据提醒：每收到一个新报名，给主办方发通知

报名规则设置

更多报名设置

步骤 3：生成并美化报名二维码​

回到表单列表，找到刚刚创建好的表单，点击【生成二维码】，系统会一键生成对应的报名二维码。

一键生成二维码

生成后还可以进一步处理：

  • 美化样式：自定义二维码颜色、添加活动 logo、调整样式
  • 补充活动信息：在扫码页面上传活动议程、嘉宾介绍、主办方联系方式、照片视频直播链接等

美化二维码并添加活动信息

三、分享报名二维码​

二维码做好后，可以通过多种渠道分发给目标参会者。

线上分享​

线下分享​

  • 制作成海报、易拉宝、桌牌，在现场或目标场所张贴
  • 印在传单、邀请函上分发

四、查看报名数据​

操作路径：草料后台 → 左侧菜单【表单】→【数据与统计】。

进入后可以：

  • 实时查看报名名单和数量
  • 筛选搜索特定字段（如按单位、按报名时间）
  • 导出 Excel 或 PDF，方便会前打印签到表或后续归档

导出报名数据

选择导出格式

五、现场签到核销（可选）​

如果活动只在线上进行，或者不需要核验报名身份，可以跳过本节。

如果报名后还需要在活动现场签到、核验身份，按以下步骤开启「核销码」功能。

签到核销的整体流程​

参会者报名成功后系统自动生成一张「核销码」，签到时由工作人员扫码确认。

签到核销流程图

整体流程是：嘉宾扫码报名 → 系统生成核销码 → 嘉宾现场出示核销码 → 工作人员扫码完成签到。

步骤 1：开启核销码​

回到表单设置：

  1. 开启核销凭证：在「提交成功页」设置中打开【获取二维码核销凭证】，可以自定义核销码的样式、内容和有效期
  2. 开启处理进度：在「后续流程」设置中打开【处理进度】，设置进度名称（如"已签到""未到场"）、颜色和变更权限

开启核销码

步骤 2：现场扫码签到​

活动当天，工作人员可以用手机、电脑或专用扫码设备扫描嘉宾出示的核销码完成签到。

草料提供 3 种核销方式适配不同规模的活动：查看三种核销方式的介绍

步骤 3：管理签到数据​

  • 实时查看：后台可以看到签到进度、到场人数、未到场人数
  • 一键导出：导出 Excel 或 PDF，方便活动后统计回访
  • 数据可视化：可以将报名数据同步到腾讯文档，做更直观的图表展示——表单数据同步到腾讯文档

签到数据管理

腾讯文档同步

常见问题​

1. 支持后台批量导入参会名单生成核销码吗？​

支持。如果有些参会者通过线下名单确定（不需要他们自己报名），可以由管理员在后台批量导入数据，一次性生成核销码。

操作步骤：

  1. 在表单中添加【微信授权手机号】字段
  2. 管理员在后台批量导入参会者真实手机号等信息，生成核销凭证
  3. 嘉宾现场用微信扫码授权，系统自动匹配手机号并展示核销凭证
  4. 嘉宾出示凭证给工作人员完成核销

批量导入数据生成核销码

详细操作：批量导入数据教程

2. 现场来了没报名的人怎么办？​

在签到现场张贴同一张报名二维码即可。未报名的人扫码现场报名，提交后立即生成核销码，不影响签到流程。

3. 现场扫码签到失败怎么办？​

可以通过以下两种方式补救：

  • 后台手动签到：工作人员登录后台，在数据列表中找到该嘉宾，手动把「处理进度」改为「已签到」
  • 纸质名单备份：用导出的报名 Excel 表打印出来，签到现场人工核对、纸质勾选，会后再录入系统

4. 报名二维码做好后还能修改吗？​

可以。报名表单是「活码」，扫码内容随时可以修改，二维码图案不需要重新生成——已经印好的海报、邀请函仍然有效。

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