访客管理应用方案+搭建教程

本教程适用于在草料自行搭建访客登记二维码系统的用户，用二维码代替纸质登记表，可大幅提升管理效率和访客体验。

一、访客登记完整流程

1. 访客扫码登记，获取凭证
2. 门卫查看凭证并放行
3. 离场时再次核验（可选）
4. 数据长期保存，可打印留底

二、方案介绍

1. 无需排队，微信扫码就能登记

会用微信就能用

• 不用另外下载App，打开微信就能用

通行效率更高

• 多人可同时扫码登记，不再排队等待

多次来访无需反复登记

• 一键填入历史登记信息，大大提高登记效率

2. 核验放行一步到位，安全又省心

每位访客都有专属“通行凭证”

• 访客登记后会获得一张电子凭证，方便出示和查验

多重防伪机制防止截图冒用

• 凭证支持设置连续编号、有效期和动态效果，防止截图转发和重复使用

门卫扫一眼就能核验

• 门卫通过查看编号连续性和有效期就能确认登记情况，快速放行

3. 数据自动归档，随时可查

实时监控访客动态

• 电脑端、手机端实时同步，随时随地都能查看来访记录

多种格式存档

• 数据可导出为 Excel、PDF 等格式，方便备份和整理

数据可视化展示

• 一键同步即可生成数据看板，来访情况一目了然

4. 团队分工明确，协作更顺畅

灵活配置权限

• 访客、前台、管理员等不同角色都可以按需设置权限

权限精细分级

• 每个人只能访问自己该管的内容，避免越权操作

每一步操作都有记录

• 系统日志自动记录所有操作，有问题随时可查

5. 从搭建到启用只需要几天

做好的码打印下来就能用

• 二维码打印下来贴上就能用，登记内容可以随时更新

不用硬件不装系统

• 无需配备专门的硬件设施，也不用安装任何软件系统

无需培训也能轻松上手

• 一线操作人员不需要培训也能轻松使用

三、 搭建教程（快速需求匹配）

请先对照下方常见使用场景，选择适合你的方案，你的目标是：
1、只想让访客扫码登记，后台可导出数据------------方案一：基础登记
2、登记后，门卫需要确认登记情况---------方案二：登记后展示凭证编号
3、访客提前登记，获取进入凭证，门卫扫码核验------------方案三：扫码核销凭证

方案一：基础登记（最简单）

1.适用场景

适用于访客登记要求简单，只需用扫码登记替代传统纸质表单，数据可后台留档、导出，无需门卫验证的情况。

2.实现效果

• 访客扫码填写基本信息（姓名、来访事由等）
• 提交后提示“登记成功”
• 后台可查看、导出所有登记数据

3.操作步骤

选择模板

• 进入草料电脑端后台，点击【模板库建码】，选择「访客来访登记模板」，点击【使用模板生码】，进入活码编辑器中。

修改登记表字段

• 如需调整登记内容（如修改来访事由，新增来访人身份证号），可通过「修改表单」实现。

• 修改路径：在编辑器右侧【操作面板】中找到模板预先配置好的「访客来访登记模板」，点击【表单修改与设置】，在弹框中点击【修改表单】，即可自定义字段

设置提交成功页提示

• 在表单设置中，点击【提交成功页】，【填表人提交后】选择「显示图文信息」，【提示问题】选择「自定义提示」，将其修改为符合自身需求的内容即可。如“登记成功，欢迎来访！”

编辑二维码样式

• 选择一个适合自己的二维码样式，并编辑字段和logo 等内容。

方案二：展示编号凭证（现场验证）

1.适用场景

现场登记后，访客可出示系统自动生成的编号，门卫只要看一下用户登记后显示的编号即可确认。适合车行入口、无需下车即可核验的场所。

2.实现效果

• 访客填写登记信息
• 提交后显示“凭证编号”页面
• 门卫可通过编号快速确认是否真实登记

3.操作步骤

其他所有操作步骤均与方案一一致，可直接参考。
只有第三步【设置提交成功页】，请参考以下教程：

设置提交成功页

• 在表单中，点击【提交成功页】，将【填表人提交后】选项选择为「获取编号凭证」，下方【提示文字】可按实际情况填写。在【编号凭证】这个选项中，将【编号背景】设置为「动态背景」，【编号内容】会默认添加一个“编号”字段，如果你还要显示其他内容或字段，在【编号内容】框中自行编辑。

• 【编号设置】选项，建议选择「自然编号」，且勾选上「编号每天清零」，这样配置好后，每个访客提交后都是一个自然编号，门卫只要留意看来访的访客编号是否连续，就能判断访客是否有作假。且每天的编号都清零，门卫也能通过编号大致判断一天的访客量。

• 【更多内容】部分，可按照实际需求勾选。其中，「展示当前时间」选上后，门卫就能看到实时跳动的时间，也起到一定防作假作用。

• 所有提交后页面的设置，都可在左侧实时看到效果。确认后保存即可。

方案三：二维码核销凭证（扫码验证入场）

1.适用场景

管理比较严格的，进门要核验身份，或出入都要确认的情况。如： 访客提前登记，系统生成唯一入场凭证，门卫扫码核销后放行 访客现场登记，系统生成唯一凭证，供门卫确认放行，出门时门卫扫码核销后放行

2.实现效果

• 访客填写后，自动获得一张二维码凭证
• 到访或出门时，出示凭证给门卫
• 门卫扫码核销，系统自动记录来访状态/出门状态

3.操作步骤

二维码制作步骤与方案一完全一致，但表单设置和提交成功页设置不同，详情参考：

添加【处理进度】

• 点击【后续流程设置】-【处理进度】，打开处理进度的开关。

设置处理进度

• 如果只是入场核销的话，建议设置两个处理进度值：待来访、已到访
• 如果现场登记，凭证用于出场核销，建议设置：待出场、已出场

设置更新权限

• 建议选择【所有成员】，并将门卫都添加为你账号下的成员。

请注意：
如果你账号下有除了门卫以外的其他成员，选择「所有成员」，意味着他们也同样拥有了更新权限。
如果需要做更进一步的权限细分，需使用「指定高级成员」这个选项（需开通高级版起）

设置提交成功页

• 填表人提交后选择【获取二维码核销凭证】，
• 提示文字、凭证有效期 按需设置。
• 凭证二维码默认选择【记录详情码】
• 凭证样式按需配置，建议勾选「展示”保存凭证」按钮，这样来访者可以自己保存这个码到相册

测试流程

• 制作完成后，建议按如下流程自测：
  微信扫码填写（非管理员手机）>生成凭证>扫凭证二维码核销（可用管理员或有权限的门卫手机）

四、数据查询、导出

所有数据均保存在管理后台，管理员或有权限的高级成员可登录后台查看、筛选、导出数据

导出数据包括用户登记的所有内容、登记时间、核销状态等。

可导出excel明细，还可导出可打印的归档表，无需二次排版

除了电脑端后台，有权限的人还可以在「草料二维码小程序」中查看记录，满足临时查看的需求

还可给门卫设置登记码上的记录查看权限，在二维码上添加【动态数据面板】，并设置面板查看权限即可。

五、二维码现场张贴建议

草料提供各种二维码样式，可直接选用。

tips：公众号菜单添加教程

六、更多功能拓展

• 访客提交登记信息后，审核通过再发放凭证
• 添加访客照片或身份证：在表单中添加身份证、图片组件
• 来访类型分类：添加单选项组件，设置选项内容为访客/供应商/员工家属等

七、常见问题

1. 访客忘记保存编号/凭证怎么办？

再次扫登记二维码，就可以看到自己之前填写过的记录和凭证。所以建议核销点仍张贴登记二维码，防止访客找不到凭证

2. 怎么防止「乱填」或「不填」？

• 多用「选择类组件」（单选/多选)，少用需要访客手动输入的「文本组件」
• 手机号用「手机号组件」，自带手机号码验证。
• 将重要信息设置为必填，不填不得提交。如：手机号、姓名等
• 管控严格的场所，还可以添加身份证识别组件，让用户拍照上传身份证图片，系统还能自动解析身份证号等信息，将图片和解析出来的所有字段都保存在后台。