成员功能

一、功能简介

成员功能主要用于公司/单位内部人员管理,将员工按部门、身份等维度进行分组,分工协作管理、查看或操作二维码。

成员内外有别,保障内部信息的安全。同时按实际需要给不同的成员赋予不同的权限。

1、如何开启

需先完善自己的组织信息,才可以开启成员功能。成员可加入组织,管理员可以分配对应的权限。

你可在电脑端后台-设置-账户信息中,完善组织信息。

file

二、成员分类

成员类型有普通成员和高级成员,普通成员数量不限且免费版就可以使用。高级成员仅高级版及以上版本才支持,不同版本拥有不多数量的高级成员,支持单独增购。

file

1、普通成员

普通成员可以在手机端,参与组织内部的一线协作,包括填写指定表单、更新状态、接收提醒、互相@通知、编辑手机端子码、签阅组织文件等。了解详情

具体拥有以下权限:

  • 扫码查看和操作:填写码内容、查看动态档案数据、填写表单、更新状态、编辑子码可变内容等
  • 转发和协作:转发表单记录、接收消息提醒、@他人处理后续情况、订阅动态记录、订阅闭环后续数据等
  • 简单管理权限:在二维码底部管理面板或手机端工作台,可查看自己提交的数据。

2、高级成员

高级成员拥有普通成员的所有权限,且拥有更多管理权限。管理员将其他有管理职责的人员设置成高级成员,可根据管理的二维码和动态数据的职责不同来区分高级成员的权限,明确分工。了解详情

具体可分为三类:手机端管理、数据管理、系统管理。

  • 手机端管理:在手机端各自管理一批设备或区域二维码。查看、导出这批码的动态数据,接受消息提醒、处理码上的任务等操作。根据操作权限可细分为“仅查看”和“可管理”。详细了解更多管理权限
  • 数据管理:管理全部二维码的动态数据。登录电脑和手机端工作台,查看所有的二维码信息、查看/导出收集到的动态数据。但不可以新建二维码、修改/删除数据等操作。详细了解更多管理权限
  • 系统管理:拥有所有管理权限。可登录电脑和手机端管理后台,进行生码,数据处理等操作,相当于一个管理员。详细了解更多管理权限

三、如何添加成员

成员在加入到组织中后,为了避免错失重要的消息提醒,请及时关注草料二维码微信公众号。

1、管理员在后台添加

管理员收集成员信息,在管理后面添加进来,并按需求分配身份和权限。适用于组织内人员相对固定的管理模式。

1.1、操作教程:

管理员添加组织成员时,支持4种方式进行添加:

  • 微信邀请:下载微信邀请二维码,分享到个人微信或公司群,同事可以长按识别二维码快速加入,并且无需密码和审核。
  • 单个添加:完善成员的姓名、手机号、权限等基本信息,选择对应的部门、身份组,即可完成添加。
  • 批量添加:下载Excel模板,按模板格式填写成员信息,上传后即可完成批量添加。
  • 导入企业微信通讯录:企业微信版可以直接同步企业微信通讯录中的同事,不必再维护另一套成员体系。了解详情

file

2、成员申请加入

企业内部人员在扫码查看/填写表单等操作时,可以通过完善姓名、手机号等信息后,加入组织并获得对应的操作权限,从而完成协作工作。你可以通过设置密码或审核方式来防止恶意加入组织。

相比前者更加灵活、高效,需要权限时不用联系管理员,让他回到电脑旁边添加。适用于组织间或组织外,相对松散的协同模式。

2.1、操作教程:

登录草料管理后台,在成员管理->身份组管理页中修改成员加入的方式,支持4种加入方式:

  • 扫码操作时,填写表单申请加入
  • 扫码操作时,填写姓名、手机号即可加入
  • 扫码操作时,输入密码才能加入
  • 只能在电脑端后台添加

同时,还可按需开启“成员加入时通知我”,开启后,每个成员加入组织时,系统会通过公众号草料二维码发送消息提醒管理组成员。

file

四、后台成员管理

组织成员在加入组织之后,管理员可以在管理后台->成员管理中维护自己的成员体系,为成员划分身份组/部门,根据企业内部需求,分配不同的管理权限。

1、按身份组管理

将所有组织成员根据职能或权限划分身份组,身份组之间可以跨越部门进行分组,同一个人可以在多个身份组。了解详情

以物业公司举例:

成员

身份组

示例操作

保安人员

巡检组

负责灭火器、设备等巡检。有异常情况时,提醒给维修组

维修人员

维修组

维修组收到消息提醒后进行维修,对于需要更换的问题,可以给管理组提交申请

管理人员

管理员

管理组收到申请后,根据实际情况进行批复

1.1、系统预设身份组

系统提供三种系统预设身份组:

  • 所有组织成员:包含你当前组织当中的所有人,可以在此进行维护成员基本信息、部门或身份组等信息。
  • 高级成员:包含所有高级成员, 你可以指定高级成员在手机端各自管理一批二维码,查看、导出这批码上的动态数据;也可指定有更高管理职责的人员管理全部活码,登录电脑端后台进行生码、数据处理等更多管理操作。了解详情
  • 管理组:包含管理员和高级成员(系统管理、数据管理)

1.2、 自建身份组

管理员可以根据职责划分,自建身份组。身份组根据权限,类型可分为普通身份组和高级身份组

  • 普通身份组:可参与填写表单、更新状态、查看动态档案等一线操作
  • 高级身份组:可参与审核、查看状态看板、计划报表等管理工作。仅支持将高级成员添加仅高级身份组。

file

2、按组织架构管理

根据企业内部的组织架构来维护部门信息,同个成员只能在一个部门中。设置操作或者查看权限时,可选择整个部门或部门下的某个成员。

五、成员功能应用

在企业日常管理和使用中,可设置成员权限,区分组织内外人员或指定成员完成相关协作的需要。

如:

  • 限制“二维码内容、动态档案、文件码”的查看权限:支持设置 任何人 或 输入密码查看,或选择所有组织成员、指定成员组才能查看。
  • 限制“扫码填写表单、更新状态、跳转页面、手机端编辑子码”的操作权限:支持设置 任何人,或选择所有组织成员、指定成员组才能操作。
  • 限制“消息提醒”的接收权限:支持设置满足提醒条件时 组织内任一成员 都可接收消息通知
  • 限制“表单数据”的审核权限:默认由 管理员组 审核,支持增加其他高级身份组,让多个高级成员一起审核。
  • 限制“状态看板、计划报表”的查看权限:默认由 管理员和所有高级成员 查看,支持修改查看权限,指定高级成员分工查看各自的报表,接收相关消息通知。

1、 以限制查看权限为例:

限制二维码内容、动态档案、文件码的查看权限为所有组织成员,其他外部人员扫码时无权限查看。

file

目录