# 资产管理二维码搭建教程

用草料二维码管资产，常见的有三种做法：给每件资产贴一个资产标签，扫码看信息；在库房贴一个码，扫码登记领用；给仪器、公章这类东西一物一码，扫码登记借出和归还。三种做法的搭法不一样，先看你要管的是哪一种，再看对应的步骤。免费版就能搭。

## 一、选择合适的管理方式

| | 资产标签每件资产贴一个码，扫码看信息 | 领用、借还登记库房贴一个码，扫码填登记表 | 一物一码借还每件物品一个码，扫码登记借和还 |
|---|---|---|---|
| 管到哪一步 | 每件资产有一份档案，信息变了随时改 | 谁领了什么、领了多少 | 这一件现在能不能借、借给了谁 |
| 二维码 | 一件一个，导入台账批量生成 | 整个库房一个 | 一件一个，导入清单批量生成 |
| 适合 | 办公电脑桌椅家具空调投影仪国有资产卡片 | 文具耗材劳保用品备品备件常用工器具 | 实验仪器公章门卡图书档案 |
| 怎么开始 | [查看资产标签做法 →](#asset-label) | [查看领用登记做法 →](#requisition) | [查看一物一码做法 →](#borrow-return) |

一物一码借还，就是在资产标签上加了借还登记。可以先贴资产标签，以后要管借还再加上，贴出去的码不用换。

## 二、从模板库选一个模板

三种做法都从模板库开始。模板库[「资产管理」分类](https://cli.im/template/category/13)里有现成的模板，扫码页面、登记表和标签样式都预设好了，选一个最接近的改一改就能用。

| 做法 | 可选模板 | 说明 |
|---|---|---|
| 资产标签 | [固定资产标签](https://cli.im/template/detail/228555)、[国有资产卡片](https://cli.im/template/detail/121463641)、[档案盒标识](https://cli.im/template/detail/97692650) | 预设了资产状态，扫码可以改成维修中、闲置、已报废；国有资产卡片按 GB/T 14885—2022 预置了资产门类 |
| 领用登记 | [办公用品领用登记](https://cli.im/template/detail/48728762)、[劳保用品领用登记](https://cli.im/template/detail/121463666)、[耗材领用登记](https://cli.im/template/detail/121463677)、[备件领用登记](https://cli.im/template/detail/121463682) | 一个码，扫码选物品、填数量 |
| 借还登记（一个码） | [工器具借还登记](https://cli.im/template/detail/121463642) | 一个码登记多种工具的借和还，不跟踪每一件 |
| 一物一码借还 | [物品借还登记](https://cli.im/template/detail/48885652)、[图书借还登记](https://cli.im/template/detail/30172367)、[档案借还记录](https://cli.im/template/detail/48994416) | 借出后不能再借，归还后才能再借 |

## 三、资产标签：导入台账批量生码 {#asset-label}

以「固定资产标签」模板为例。例子是：行政部给办公电脑、打印机、投影仪、办公桌、空调贴资产标签，扫码能看到资产信息和当前状态，原值只在后台留档，扫码看不到。

### 准备资产台账

- **资产台账**：一个 Excel 表格，一件资产一行，第一行写表头。表头和模板里的信息项同名，比如「资产名称」「资产编号」「规格型号」「使用部门」「使用人」「所在位置」，导入时会自动对上。
- **资产照片**：可选。每件一张，放在同一个文件夹里，文件名用资产编号，比如 `ZC-2024-001.jpg`。

台账没整理好也可以先做，见[常见问题](#faq)。

### 第 1 步：打开模板，按台账调整资产信息 {#asset-step-1}

1. 打开[固定资产标签](https://cli.im/template/detail/228555)模板，点击【使用模板生码】，在弹窗右侧「新建模板，批量生码」中点击【修改批量模板】。
2. 页面上标着「批量生码时再填写」的项，每件资产填各自的内容。模板里已经有资产名称、编号、规格型号、使用部门、使用人、所在位置和资产照片 7 项，对照台账调整：
   - **改名称**：点击信息项的名称直接改。
   - **删掉用不到的**：点选这一项，在弹出的工具条上点删除图标。
   - **加上台账里有、模板里没有的**：点击「添加文本行」加一个文字项；日期、数字、图片、文件等，点击「添加其他类型」选择。例子里加了「购置日期」（日期）和「原值」（数字）。

**原值、采购价这类不想让扫码的人看到的信息**，点选这一项，点击工具条上的【设置】，勾选「扫码后不显示这一项」，再点击【保存】。这一项后台能看、能导出，扫码看不到。数字类型的信息还可以在这里填单位，比如「元」。

![编辑字段弹窗：原值设为数字类型，单位填元，勾选扫码后不显示这一项](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261012/40c7bc_7ag2atcn.webp)

页面顶部的「资产状态」预设了使用中、维修中、闲置、已报废，扫码后点击【更新】就能改。模板默认**任何人扫码都能改状态**，只想让内部人改的，点选状态面板，点击工具条上的【设置】，在「资产状态」下的「更新权限」点击【修改】，选择「所有成员」，只有加入你组织的人能改。

### 第 2 步：保存模板，码名称用资产编号

点击右侧【保存模板】，在弹窗里确认这几项：

- **模板名称**：按部门或资产类别起名，比如「行政部固定资产」。
- **码名称**：每件资产的码在后台显示的名字，默认用「资产名称」。同名的电脑、桌子多了就分不清，点击【修改】，在「子码命名规则」里选「资产编号」，点击【确认】。
- **码保存目录**、**关联标签样式**：先用默认的，第 5 步再选标签样式。

![保存批量模板弹窗：模板名称改成行政部固定资产，码名称改成资产编号](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261012/40c7bc_bf7014zg.webp)

点击【保存模板】后，弹窗里会让你选生码方式，选择「在线表格填写」。

### 第 3 步：导入台账，生成资产码

1. 在线表格里，点击右上角【导入Excel数据】→【选择Excel文件】，上传台账。表头不同名的列，在「对应的Excel列」下拉框里手动选。确认每一列都对上以后，点击【批量导入】。

   ![确认数据批量导入：资产名称、编号、规格型号、购置日期、原值等列自动对上](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261012/40c7bc_pijym00r.webp)

2. **有照片的**：在「资产照片」列头点击【填充设置】，选择「资产编号」，再点击【批量上传】→【选择文件夹】，系统按文件名把照片对到每件资产。详见[批量生成图片或文件二维码](/help/bulk-qr-code/bulk-dynamic-qr-code/template-design/variable-content/qr-code-batch)。
3. 检查无误后，点击右上角【生成二维码】，再点击【确认保存】。

### 第 4 步：抽查几件资产的码

生成后，弹窗里会显示生成了几个码。点击【预览子码】逐个查看：左边是扫码后看到的页面，右边是这件资产的全部信息。设了扫码不显示的原值，右边标着「未展示」，左边的扫码页面上没有这一项。

![子码预览：左侧扫码页面没有原值，右侧原值标未展示](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261012/40c7bc_4jd5s190.webp)

再用手机微信扫一扫标签上的码，看看实际打开的效果。

### 第 5 步：选标签样式，下载打印 {#asset-step-5}

在子码预览右侧点击【编辑样式】（以后可以在编辑页右侧点击【编辑标签】），打开「二维码样式编辑器」：

1. **选样式**：点击【更换样式】，在「物品标签」分类里选。每个样式下面写着能印几项信息、有哪些尺寸，比如「B424 资产标签」能印 6～8 项，40×60mm，适合 PVC 不干胶。上方可以按尺寸、打印材质筛选。
2. **选标签上印哪几项**：在「编辑字段」里给每个字段选要印的信息项。印资产名称、编号、规格型号这类不会变的；使用人、所在位置调拨时会变，只放在码里，不要印在标签上，不然人一换标签就得重印。改好后点击【保存修改】，所有资产的标签一起更新。

![二维码样式编辑器：编辑字段里选择标签上印资产名称、编号、规格型号、使用部门](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261012/40c7bc_9em157rk.webp)

> **提示**：打算付费的，先付费再下载印标签。付费前生成的码，付费后要去掉草料标识需要切换打开方式，二维码图案会变，印好的标签就得重印，详见[常见问题](#faq)。

下载方式在生成码以后的弹窗里就能选，以后在编辑页顶部切换到「子码列表」，点击【下载全部标签】：

| 怎么印 | 选择 |
|---|---|
| 办公室里自己打印，普通打印机打在 A4 不干胶上 | 下载「A4排版」PDF 文件 |
| 交给图文店印 PVC 不干胶、亚银不干胶 | 下载 PDF 矢量文件 |
| 用标签机打印，或要用公司自己的版式 | 导出二维码数据，自定义标签排版 |
| 不想自己找人做 | 下单印刷，由草料二维码代印 |

办公室里的电脑、家具，PVC 不干胶、亚银不干胶就够用；车间设备、户外设施要耐油耐晒的材质，见[标牌标识二维码制作教程](/help/tutorials/signage-qr-code-tutorial#step-7)。标签贴在平整、手机能凑近、不容易蹭到的位置，比如显示器背面、桌子侧面。贴好后抽几件扫一下，打开的是这件资产就对了。

只有几件资产，也可以在第 1 步的弹窗左侧选「生成单个活码」，一件一件做，做法见[标牌标识二维码制作教程](/help/tutorials/signage-qr-code-tutorial#single-code)。

## 四、领用和借还登记：库房贴一个码 {#requisition}

文具、劳保用品这类东西，只需要记下谁领了什么、领了多少，不用一件一件跟踪，一个码就够，不用批量生码。

以「办公用品领用登记」模板为例：

1. 打开[办公用品领用登记](https://cli.im/template/detail/48728762)模板，点击【使用模板生码】，直接进入编辑页。
2. **改登记表**：在编辑页顶部切换到「表单」，在「物品领用登记」上点击【修改表单】。表单里的「领用物品」是一个[自增表格](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/special-components/auto-increment-table)：物品名称是选择题，预设了 20 个选项，改成你库房里的东西；领用的人点击「领用更多物品」，一次能登记好几样，不用重复扫码。改完点击【完成编辑】。

   ![表单设计：领用物品是自增表格，物品名称预设20个选项，可以领用更多物品](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261012/40c7bc_too7wkn1.webp)

3. **谁能领**：模板默认任何人扫码都能填。只让本单位的人领，先把同事[加入你的组织](/help/faq/member-management/how-to-add-members)，再回到「编辑」，点选页面上的操作面板，点击工具条上的【设置】，在「谁能填写」里选择「所有成员」。
4. **领用记录谁能看**：页面上的「全部领用记录」默认任何人扫码都能看到所有人的记录，里面有领用人的姓名。点选它，点击工具条上的【设置】，在「谁能查看」里选择「所有成员」或「仅管理员」。领用的人仍然能在「我的领用记录」里看到自己领过什么。
5. **限制领用次数**：在「表单」里点击【设置表单】，在「填写规则」的「每人可填写次数」里设置。
6. 点击右侧【生成二维码】，下载后贴在库房门口或物品柜上。

用手机扫码领一次，提交后能在「全部领用记录」里看到这条记录，就搭好了。以后在编辑页顶部切换到「表单」，点击「查看数据」，可以查看、筛选和导出所有领用记录。

常用工具、雨伞这类借了要还、但不用一件件跟踪的，用[工器具借还登记](https://cli.im/template/detail/121463642)模板，做法一样：一张表里先选「借用」还是「归还」，再填物品和数量。

## 五、一物一码借还：每件东西在谁手上一目了然 {#borrow-return}

仪器、公章、门卡这类东西，要知道这一件现在能不能借、借给了谁，就要一物一码。用[物品借还登记](https://cli.im/template/detail/48885652)模板：借还状态、借用和归还两张登记表、借出后不能再借的限制都已经配好，生码的步骤和资产标签一样。下面讲这几样设置分别在哪里、按需要改什么。

已经贴了资产标签、想加上借还的，见[给已有的资产标签加上借还](#add-to-label)。

例子是：208 仪器室有红外测温仪、数字万用表等 4 台仪器，每台一个码，借之前扫码登记，还的时候再扫一次。

### 借还是怎么自动运转的

模板里有四样东西配合在一起：

| 设置 | 作用 | 在哪里改 |
|---|---|---|
| 借还状态 | 扫码就能看到这台仪器「可借」「已借出」还是「不可借」 | 编辑页点选状态面板，点击工具条上的【设置】 |
| 借用登记、归还登记 | 借出和归还各填一次，记下谁借的、什么时候、仪器好不好 | 编辑页顶部「表单」→【修改表单】 |
| 填写限制 | 「可借」时才能填借用登记，「已借出」时才能填归还登记，一台仪器不会被两个人同时借走 | 「表单」→【设置表单】→「填写规则」→「可填写的状态」 |
| 状态变更规则 | 交了借用登记自动变成「已借出」；交了归还登记，按归还时的完好情况变回「可借」或「不可借」 | 状态面板的【设置】→「填表自动变更规则」→【设置】 |

借出去的仪器，扫码看到的是这样：状态是「已借出」，借用登记变灰，只能填归还登记。

![一台已借出的仪器：借还状态显示已借出，借用登记提示可借才能填写，归还登记可以填写](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261012/40c7bc_fx0egqwf.webp)

### 第 1 步：用模板批量生成仪器码

1. 打开[物品借还登记](https://cli.im/template/detail/48885652)模板，点击【使用模板生码】，在弹窗右侧「新建模板，批量生码」中点击【修改批量模板】。
2. 模板里的信息项是物品名称、物品编号、存放地点、管理员、联系方式、物品照片和使用说明，对照你的仪器清单调整，做法和[资产标签第 1 步](#asset-step-1)一样。仪器清单和资产台账一样准备成 Excel，表头和信息项同名。
3. 点击【保存模板】，码名称建议改成「物品编号」，选择「在线表格填写」，导入清单，生成二维码。

### 第 2 步：按需要改借用和归还登记表

在编辑页顶部切换到「表单」，能看到两张登记表：借用登记有借用人、手机、借用时间、借出时完好情况等 5 项，归还登记有归还人、手机、归还日期、归还时完好情况等 6 项。要加「借用用途」「预计归还时间」这类信息，点击【修改表单】添加。

![表单页：借用登记和归还登记两张表，各有修改表单、设置表单按钮](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261012/40c7bc_zr0bp401.webp)

> **注意**：归还登记里的「归还时完好情况」不要删，选项文字也不要改。状态变更规则是按这一项的选项判断变回「可借」还是「不可借」的，改了选项要同步改规则，不然归还以后状态不会变。

**谁能借**：两张登记表默认任何人扫码都能填。只给本单位的人借，回到「编辑」，点选操作面板，点击工具条上的【设置】，选中借用登记，在「谁能填写」里选择「所有成员」，归还登记也这样设置。只让指定的几个人借，选「指定成员」，需要高级版及以上。

### 第 3 步：核对借还的填写限制和状态变更规则 {#borrow-step-3}

这两样模板里已经配好，一般不用改，知道在哪里就行：

**1. 填写限制**：在「表单」里，借用登记点击【设置表单】，在「填写规则」的「可填写的状态」里，是「当二维码 物品借还状态 为 可借 时，表单才能填写」。归还登记是「已借出」时才能填。

![借用登记的填写规则：可填写的状态设为物品借还状态为可借时才能填写](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261012/40c7bc_smmj9o26.webp)

**2. 状态变更规则**：回到「编辑」，点选状态面板，点击工具条上的【设置】，在「物品借还状态」下的「填表自动变更规则」点击【设置】，能看到 4 条规则：

- 借用登记有提交，状态变为「已借出」。
- 归还登记的「归还时完好情况」选「设备完好，无损坏」，状态变为「可借」。
- 选「一般损坏，不影响使用」，状态也变为「可借」。
- 选「故障，无法使用」，状态变为「不可借」。

![物品借还状态的变更规则：借用登记提交后变为已借出，归还登记按完好情况变为可借或不可借](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261012/40c7bc_hoc05je3.webp)

变成「不可借」的仪器修好以后，管理员扫码，在状态面板上点击【更新】，手动改回「可借」。改了模板的，点击右侧【完成修改】，所有仪器的码一起更新。

### 第 4 步：用一台仪器试借试还

挑一台仪器，用手机微信扫码走一遍：

1. 状态是「可借」，填写借用登记并提交。
2. 再扫一次，状态变成「已借出」，借用登记不能填了。
3. 填写归还登记，「归还时完好情况」选「设备完好，无损坏」，提交后状态变回「可借」。

三步都对，再选标签样式、下载打印，做法见[资产标签第 5 步](#asset-step-5)，就可以把码贴到仪器上了。

### 给已有的资产标签加上借还 {#add-to-label}

已经贴出去的资产标签，在模板里加上借还状态和两张登记表就行，码不用换：

1. **加借还状态**：在资产标签模板的编辑页，点选状态面板，点击工具条上的【设置】，再点击【添加状态】。账号里已经有「物品借还状态」的，直接勾选；没有的，点击【新建状态】，建一个包含「可借」「已借出」「不可借」的状态。

   ![选择状态弹窗：可以勾选账号下已有的物品借还状态，或新建状态](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261012/40c7bc_4c44r4kk.webp)

2. **加两张登记表**：在左侧「面板组件」中添加「操作面板」，操作类型选择「填写表单」，选择账号下已有的表单，或点击【新建表单】，借用、归还各加一个。操作面板怎么设置，见[标牌标识二维码制作教程](/help/tutorials/signage-qr-code-tutorial)的「给标牌加一张表单」。
3. **设填写限制和变更规则**：两张表各设「可填写的状态」，再在状态面板的「填表自动变更规则」里加规则，要设成什么样，对照[一物一码借还第 3 步](#borrow-step-3)。从零设置的完整操作见[借还场景应用](/help/forms/form-applications/advanced-form-applications/borrow-return-scenario)。
4. 点击右侧【完成修改】，已贴的资产码一起更新。

状态、表单和规则怎么配合，更多例子见[借还场景应用](/help/forms/form-applications/advanced-form-applications/borrow-return-scenario)。

## 六、日常怎么维护

批量生成的码都在编辑页顶部的「子码列表」里，日常维护都在这一页操作。

![子码列表：码名称是资产编号，资产状态列旁有查看看板，右上角是导出数据、下载全部标签、批量修改、生成子码](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261012/40c7bc_funre2ct.webp)

| 情况 | 怎么做 |
|---|---|
| 资产调拨、换了使用人 | 鼠标移到这一行，点击「预览」，再点击「修改内容」。要改的多，点击【批量修改】在表格里改 |
| 新买了一批资产 | 点击【生成子码】。几件选「填表单个生成子码」，一批选在线表格 |
| 资产报废 | 扫码把资产状态改成「已报废」。不想再让人扫到内容的，鼠标移到这一行，点击「更多」→「[停用](/help/operation-tutorials/disable-and-enable-qr-code)」，随时可以重新启用 |
| 标签丢了、磨坏了 | 勾选这件资产，点击【下载全部标签】重新下载补打。二维码不变，扫码内容也不变 |
| 看各状态有多少件、哪些仪器还没还 | 在状态那一列的列头点击「查看看板」，能看到每个状态各有几件；点击「已借出」，列出所有借出去的仪器 |
| 按部门分开管 | 点击左上角「目录规则」，按「使用部门」自动把码分到不同文件夹 |
| 交资产台账 | 点击【导出数据】，导出 Excel |

![状态看板：物品借还状态下有2台已借出，点击已借出列出借出的仪器](https://gstatic.clewm.net/cl-cms/261012/40c7bc_gticffb8.webp)

## 常见问题 {#faq}

**1. 免费版能做吗？和付费版有什么区别？**

能。三种做法免费版都能搭完，生码数量、扫码次数不限，借还状态、填写限制和变更规则都能用。区别主要在这几处：

- 免费版扫码页面会显示草料标识，照片和文件是标清、带水印；基础版及以上去掉标识，按原清晰度显示。
- 只让指定的几个人借、只让指定的人改状态，要选「指定成员」，需要高级版及以上。只分「所有成员」和「任何人」的，免费版就能设。
- 登记记录可以随时在线查看，但免费版到高级版只能导出最近 180 天提交的数据，旗舰版不限。

打算付费的话，建议先付费再下载印标签。付费前生成的码，要去掉扫码加载时的草料标识，需要手动切换打开方式，切换后二维码图案会变，已经贴出去的标签就得重新印。详见[版本选购建议](/help/purchase-guide/version2)。

**2. 雨伞、充电宝这类东西多又便宜，要一物一码吗？**

不用。同一种东西数量多，一物一码反而增加制作和管理的工作量。在存放处贴一个码，用[工器具借还登记](https://cli.im/template/detail/121463642)模板集中登记就行。

**3. 能算出库房里还剩多少吗？**

不能。这几种做法记下的是谁领了、谁借了，草料二维码不会自动算实时库存。需要库存报表，可以把登记数据导出后自己统计，或者参考[出入库报表](/help/feature-intros/warehouse-in-out)用数据工具搭建。

**4. 只想让内部人看到资产信息，只让管理员修改，怎么设置？**

- **谁能看**：在编辑页顶部切换到「设置」，在「权限设置」的「查看权限」里选「所有成员」，只有加入你组织的人扫码才能看。详见[二维码查看权限设置](/help/qr-code-and-data/qr-code-settings/qr-code-permission)。
- **谁能在手机上改资产信息**：在「设置」→「管理设置」→「手机端编辑子码」里设置。详见[手机端编辑子码](/help/bulk-qr-code/bulk-dynamic-qr-code/template-settings/mobile-edit-sub-code)。
- **谁能改资产状态**：见[资产标签第 1 步](#asset-step-1)的「更新权限」。

**5. 台账还没整理好，能先贴标签吗？**

能。先填好使用部门这类已知的信息，批量生成一批码，印好贴到资产上，再到现场扫码录入其他信息、拍照片。做法和适用情况见[台账资料还没整理好，能不能先贴二维码标签？](/blog/asset-management/prefab-qr-label-before-ledger)

**6. 二维码会过期吗？**

不会。码长期有效，扫码次数不限。只有手动设置了有效期，或者把码停用了，扫码才看不到内容。

## 相关资源

- 选模板：[资产管理分类](https://cli.im/template/category/13)、[固定资产标签](https://cli.im/template/detail/228555)、[物品借还登记](https://cli.im/template/detail/48885652)、[办公用品领用登记](https://cli.im/template/detail/48728762)
- 应用方案：[资产管理二维码系统应用方案](/solutions/asset-management/asset-management-qrcode)
- 借还原理：[借还场景应用](/help/forms/form-applications/advanced-form-applications/borrow-return-scenario)、[状态功能](/help/status/status-feature)
- 批量生码详解：[批量生成图片或文件二维码](/help/bulk-qr-code/bulk-dynamic-qr-code/template-design/variable-content/qr-code-batch)、[批量修改子码](/help/bulk-qr-code/bulk-dynamic-qr-code/template-settings/batch-modify-sub-codes)
- 标签与印刷：[标签打印尺寸](/help/label-printing-guide/label-print-dimensions)、[二维码标签印刷落地指南](/help/label-printing-guide/qr-code-label-printing)
- 遇到问题：[草料社区](https://cli.im/community/tab/question)