--- uuid: "ce6c6917-7ffe-4b70-aae1-47ba37df587c" type: "tutorial" title: "表单功能" sidebar_position: 1 description: "草料表单功能系统介绍：什么是扫码表单、表单与二维码的关系，以及如何用表单收集数据、管理记录、实现数字化信息收集，适合刚开始了解或使用草料表单功能的用户。" keywords: - 草料表单功能 - 草料二维码扫码填表 - 二维码表单数据收集 - 扫码表单基础介绍 - 数字化信息收集工具 cl_old_blog_id: "67174" cl_old_blog_url: "https://cli.im/help/67174" last_update: date: "2025-11-19" --- 在数字化时代，二维码已不只是“扫一扫，查看信息”这么简单。越来越多的企业通过二维码连接物、人与场景，而“表单”是让二维码具备数据收集与管理能力的重要工具。 这篇文章会从最基础的概念开始，带你一步步了解表单的作用、和二维码的关系、以及如何用草料打造一个属于自己的“智能信息收集系统”。 ## 一、什么是表单？ 表单，就像手里那张纸质登记表，可以让别人填写信息，比如员工签到表、访客登记表、设备巡检表等。 只不过——纸质表单需要打印、发放、回收、手动统计；而电子表单可以直接在手机上填写，数据自动保存。 ![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Group-2018776513-1_17629322374603.png) ## 二、为什么表单要用二维码作为填写入口？ | 方式 | 加好友 | 找入口 | 安装 App | 适用场景 | |------|------|------|------|------| | 发送链接填表 | ❌ 要加微信 | ❌ 链接丢失、找不到 | ❌ 重复解释入口 | 适合线上传播 | | 使用二维码表单 | ✔ 不用加好友 | ✔ 不输网址 | ✔ 不装 App | 适合线下场景即时采集，现场扫码即填 | 为了让扫码填写体验更顺畅，草料持续投入研发优化性能，微信扫码打开表单的速度更快、交互更流畅，填写过程顺滑不卡顿。 对企业来说，这意味着：流程更顺畅、填写率更高、数据更集中。 ## 三、简单收集 vs 批量管理 | 模式 | 说明 | 适用于 | |------|------|------| | 简单收集 | 只需创建 一个二维码， 让所有人扫码填写即可，高效快捷 | 活动报名、问卷调查、会议签到、反馈收集等 | | 批量管理 | 需要长期管理多个对象。例如：物业公司有上百台电梯需要巡检 为每台电梯贴上独立二维码后：1. 员工扫码填写巡检表单 2. 系统自动识别是哪台电梯 3. 巡检记录按每台电梯分类归档 4. 每台电梯都形成完整的电子档案 | | 若你的需求属于简单收集 ，可以直接阅读下一节。若想深入了解二维码如何与表单共同实现批量管理，可阅读：[《表单与二维码的关系》](/help/forms/qr-code-form "《表单与二维码的关系》") ![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782133-1_17633514407779.png) ## 四、表单编辑器：像拼积木一样搭建 草料的表单编辑器非常直观： - 左侧是【组件区】 - 中间是【预览区】 - 右侧是【组件设置区】 制作方式非常简单：把你需要的“信息项”——比如姓名、日期、照片、签名组件——直接点击，或拖拽到预览区即可。 ![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782135-1_17633512303294.png) 草料表单有48个收集组件，满足多场景收集需求，并且，每个组件有一些设置项，可以帮你更好的完成任务。[了解表单组件](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/form-components-overview "了解表单组件") ![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782136-1_17633516800652.png) ## 五、草料表单还能做什么？让它更“智能” 草料表单不只是收集数据的工具，它更像一个智能信息流转系统。下面从 八大能力 详细介绍。 ### 1. 提升填表效率，让一线员工填得更快 | 类别 | 功能项 | 说明 | 适用场景 | |------|------|------|------| | 功能项 | 自动填充 | 同一个人重复填写同一个表单，可一键带入上次内容。[了解详情](/help/forms/form-design/fill-settings/auto-fill) | 适用于 巡检/巡查、值班记录、日报、设备检查 等需要每天或频繁填写同一表单的场景 | | 功能项 | 推荐跨表单填写过的内容 | 自动推荐填表人在其它表单里填写过的信息，一点即可复用。[了解详情](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/component-settings/show-other-form-submissions) | 适用于需要填写个人固定信息的组件，例如 姓名、部门、车牌号、员工号、证件号 等 | | 功能项 | 检查项一键打勾 | 巡检类表单可批量勾选 “一键打勾”，减少重复点击。[了解详情](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/form-components-overview#5) | 适用于 巡检表、检查表、点检表 等包含大量检查项的场景，可一键批量勾选常用选项 | | 功能项 | OCR 智能识别 | 上传照片后自动识别文字或数字，避免人工输入。[了解详情](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/special-components/ai) | 适用于需要从票据、仪表、设备铭牌、单据、合同等照片中识别文字或数字并填入表单的场景 | | 功能项 | AI 图片填表 | 照片可自动解析内容并填入表单。[了解详情](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/component-settings/ai-image-auto-fill-and-check) | 适用于读取 仪表读数 并判断是否在合格范围、或识别 现场情况（如堆放、损坏） 并自动填写检查结论的场景 | ![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782142_17633608533735.png) ### 2. 防作假、防替填，让数据更可信 | 类别 | 功能项 | 说明 | 适用场景 | |------|------|------|------| | 功能项 | 真实身份校验 | 使用”微信授权手机号”组件获取微信绑定手机号，避免虚假身份。[了解详情](/help/forms/form-design/form-creation/form-components/special-components/submitter-component) | 适用于活动签到、考试报名、员工入职、访客登记等，避免虚假信息导致管理风险 | | 功能项 | 填写限制 | 可限制填写时间段、每日填写次数、仅允许从”微信扫一扫”进入。[了解详情](/help/forms/form-design/fill-settings/fill-restrictions) | 适用于防止外部人员恶意提交、或不在现场随意填写，例如内部检查、活动限时报名等。 | | 功能项 | 扫码限制 | 可要求在指定区域扫码填写，防止远程冒填。[了解详情](/help/qr-code-and-data/qr-code-settings/qr-code-permission) | 适用于设备巡检、施工现场签到等防止远程代填的所有现场类业务 | | 功能项 | 图片真实性防护 | 可设置”仅允许拍照上传”，并自动添加拍摄时间、定位等水印。[了解详情](/help/forms/form-design/fill-settings/image-watermark) | 用户无法修改，可极大减少造假空间。适用于验收拍照、巡检记录、事故上报、设备状态存档等 | | 功能项 | 区块链存证 | 每条记录可上链，保证可追溯。（蚂蚁集团提供）[了解详情](/help/forms/form-design/other-settings/blockchain-notarization/overview) | 适用于高要求场景，例如重要记录留档、合同/凭证上链、合规类数据存证 | ![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782143-1_17633628079226.png) ### 3. 记录的协作、跟进与闭环管理 每条记录提交后都会生成 记录详情页，在这里可以： - 查看填写内容、照片、定位、填表人信息 - 评论沟通、添加补充信息 - 更新处理进度（处理中 / 已完成 / 待核销等） - 查看和执行审批流程 - 查看关联二维码等信息 详细的协作能力包括： | 类别 | 功能项 | 说明 | 适用场景 | |------|------|------|------| | 功能项 | 消息提醒 | 提交后自动通知相关成员（公众号 / 企业公众号 / 企业微信应用）。[了解详情](/help/forms/form-design/follow-up-process/notification-settings) | 适用于需要第一时间知晓上报信息的场景，如异常上报、维修报修等 | | 功能项 | 多级审批流程 | 支持按”负责人→财务→领导”等顺序审批，审批意见记录清晰。[了解详情](/help/forms/form-design/follow-up-process/data-approval/overview) | 适用于费用审批、物资领用、请示报批、合同审核等场景 | | 功能项 | 后续动态 | 在记录下方即可留言、补充资料、@相关处理人。[了解详情](/help/forms/form-design/follow-up-process/follow-up-actions) | 适用于需要围绕同一条记录补充资料、沟通处理的场景，如维修进度协作、异常处理等 | | 功能项 | 处理进度 | 用标签清晰标记每条记录的状态，后台可统计整体处理进度。[了解详情](/help/forms/form-design/follow-up-process/processing-progress) | 适用于需要跟踪任务处理状态的场景，如工单流转、问题闭环、检查整改、核销处理等 | ![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782146-1_17634569166575.png) ### 4. 和二维码状态面板联动：实时更新现场状态 二维码的“状态面板”可作为设备/资产/区域等的实时状态展示入口。 - 填表内容可直接驱动二维码状态变化： - 填“异常”→ 二维码显示异常 - 提交维修表单→ 自动恢复正常 适合设备状态、保洁巡查、工程整改等场景。 [了解详情](/help/forms/form-design/follow-up-process/status-update "了解详情") ![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782147-1_17633673133921.png) ### 5. 智能文档生成：记录单条 PDF / 汇总 PDF | 类别 | 功能项 | 说明 | 适用场景 | |------|------|------|------| | 功能项 | 单条记录 PDF | 可上传 Word 模板，自动按格式生成单条记录的 PDF。[了解详情](/help/forms/form-design/other-settings/single-record-export/data-export) | 适用于 需要打印存档、审核签字、回执发放 等场景，比如动火申请、报名回执、维修工单等 | | 功能项 | 汇总 PDF | 可按”周/月/全部”导出一份汇总 PDF，一条记录一行展示。[了解详情](/help/forms/form-design/other-settings/summary-data-print-settings) | 适用于 培训签到汇总、活动报名名单、巡检周报/月报、检查记录汇总 等需要批量导出汇总文件的场景 | ![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782149-2_17633696919316.png) ### 6. 填表后自动获取核销码：提交成功页 × 处理进度联动 在签到、报名、领取物品、活动核销等场景中，填写表单后往往需要一个“凭证”方便后续核验是否已办理、领取或参与。 - 填写成功后自动生成核销二维码 - 管理员扫码即可核销，处理进度自动改为“已核销” - 后台统计已核销/未核销数量、明细一目了然 [了解详情](/help/forms/form-design/submission-success/record-detail-qr-code-voucher "了解详情") ![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782148_17633678047739.png) ### 7. 数据流转到其他系统：API、自动同步、机器人提醒 | 类别 | 功能项 | 说明 | 适用场景 | |------|------|------|------| | 功能项 | 官方数据库 | 每个草料账号可开通官方云数据库（独立实例），无需搭建服务器即可直接查询使用。[了解详情](/help/integration-and-connection/data-api/official-database-guide) | 适用于 没有自建数据库但需要做数据分析的企业，如做报表（BI）、统计、数据留存的中小团队，不必搭建服务器。 | | 功能项 | 自有数据库 | 可以将数据实时或定时同步到：企业内部数据库、自建系统、数据湖。仅支持 MySQL 5.7。[了解详情](/help/integration-and-connection/data-api/private-database-guide) | 适用于 已有数据平台的企业，需要把表单数据实时汇入 MySQL 做统一数据管理、报表或业务系统对接。 | | 功能项 | Webhook | 在提交/更新/处理进度变化时，将数据 JSON 推送到指定 API。[了解详情](/help/integration-and-connection/data-api/webhook-webhook-guide) | 适用于 有内部系统或外部业务系统需要同步数据的企业，如工单系统、OA、人事系统等，可在提交/更新时自动触发系统流程。 | | 功能项 | 推送到企微 / 钉钉 / 飞书群 | 自动同步现场记录到群聊，适合维修群、值班群等。[了解详情](/help/forms/form-design/other-settings/data-api/form-data-we-com-tutorial) | 适用于 需要让团队实时收到上报信息的场景，如维保群、值班群、巡检群、项目管理群 | | 功能项 | 同步到腾讯文档智能表/WPS/飞书 | 支持多人协作编辑及二次加工。[了解详情](/help/forms/form-design/other-settings/data-api/form-data) | 适用于 需要多人协作处理数据、做二次加工或报表的团队，如活动报名名册整理、巡检记录分类 | ### 8. 成员分组与权限控制：让数据与流程更安全 草料支持将团队成员加入系统，可按部门或角色创建分组，如巡检组、安保组、人事组等。并可以根据业务需求灵活配置每位成员的权限，不同成员能做的事不同： - 谁能填写 - 谁能更新处理进度 - 谁能看到哪些数据 - 谁能收到提醒 [了解详情](/help/member-and-permissions/member-feature "了解详情") ## 六、行业案例： ### 1. 从纸质巡检单到数字化档案 “以前巡检都用纸质表格，容易丢，也不好查。后来每台设备贴一个二维码，扫码填写巡检表单。照片、定位、签名都有记录，现在所有设备的档案都能在手机上查到。” ——利来汽配 傅经理 [设备巡检完整搭建教程](/help/tutorials/device-inspection-tutorial "设备巡检完整搭建教程") ### 2. 用表单做活动报名与现场签到 “我们以前做活动报名，需要提前建群、反复确认名单，还经常有人走错流程。现在直接发报名二维码，系统自动识别手机号，一人一条记录不重复。活动当天在门口放一个‘签到二维码’，实时统计到场人数，整个流程顺得多。” ——某青年活动中心 李老师 [活动报名搭建教程](/help/tutorials/event-registration-qr-code "活动报名搭建教程") ### 3. 访客管理从“手写登记”变成“扫码快速通行” “以前访客登记要手写姓名、电话、来访原因，不仅排队慢，还经常看不清字、信息不全。现在门口放一个访客登记二维码，来访的人扫码填写，信息自动校验，照片和来访事由都能同步给被访人。我们前台处理速度快了至少三倍。” ——某园区行政部 赵主管 [访客管理搭建教程](/help/tutorials/visitor-management-tutorial "访客管理搭建教程") ### 4. 物业故障报修场景应用 “住户报修以前靠电话和微信，内容乱、图片不统一。现在每个楼层贴一个报修二维码，扫码提交问题、照片、定位都有记录，工程人员收到提醒马上前往处理，整个流程比原来快了一半。” ——某物业 工程组长王师傅 [故障报修场景应用](/help/forms/form-applications/advanced-form-applications/fault-repair-scenario "故障报修场景应用") ### 5. 意见反馈受理场景应用 “我们在大厅和会议室放了意见反馈码，员工和客户扫码就能填写意见。系统自动提醒负责人，以前一周才处理的反馈，现在基本当天就能解决。” ——某集团 客服负责人王珊珊 [意见反馈场景应用](/help/forms/form-applications/advanced-form-applications/feedback-handling-scenario "意见反馈场景应用") ### 6. 借还场景应用 “物资借还过去用登记本，谁借的、什么时候还经常记不清。现在物品贴二维码，扫码填写借出、归还，系统自动记录时间、照片和经办人，办公室物资管理终于有序了。” ——某园区综合部 陈主管 [借还场景应用](/help/forms/form-applications/advanced-form-applications/borrow-return-scenario "借还场景应用") ## 七、表单如何关联二维码收集数据？ 草料提供了多种方式来创建表单并关联二维码，无论你是想快速套用现成模板，还是从零开始自定义设计，都能找到合适的路径。 ### 方式一：从码模板库创建（推荐） 草料的二维码模板库中预置了大量行业场景模板，这是最快速、也最推荐的新手使用方式。 每个模板不仅包含二维码，还配置好了相应的表单、状态，以及提醒、审批等功能。你可以直接选择一个模板创建一个单码使用，或根据模板生成一批批量二维码（例如一次生成一栋楼所有消防栓巡检码） [点此前往码模板库](https://cli.im/template "点此前往码模板库") ### 方式二：完全空白新建 如果你希望从零开始设计业务逻辑，可以选择空白新建。这种方式适合对系统较熟悉或业务流程较特殊的用户。 有两种操作顺序： #### 1：先建表单 → 再创建二维码（适合快速创建单个二维码） 第一步. 从【后台】-【表单列表】新建一个表单；第二步. 完成表单设计后，系统会提示你“生成二维码”。点击即可自动创建一个单码二维码，用于扫码填写。 ![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782134_17633481524833.png) #### 2：先建码 → 再添加表单 第一步. 新建一个二维码：可选择建单码或批量码（注：批量码是指一次生成多个二维码，用于一物一码、一人一码、一场所一码场景）第二步. 在建码时，在编辑器，添加“表单”，支持两种方式：新建一个全新的表单、选择账号下已有的表单复用。 ![alt](https://blogcdnimg.clewm.net/2025/11/Frame-2018782132-1_17633470608546.png) 不论是“先建码”还是“先建表单”，两种方式最终效果完全一致： - 二维码与表单都会成功绑定，用户扫码即可进入表单填写 只需根据你的使用场景和习惯选择更方便的方式即可。相关阅读：[批量建码的完整教程](/help/bulk-qr-code/bulk-dynamic-qr-code/dynamic-qr-code-batch "批量建码的完整教程") ## 八、总结：让二维码真正成为企业的信息入口 扫码不仅能查看信息，还能收集数据；数据不仅能实时上报，还能自动汇总、审批与统计。 一张二维码，就能承载一个完整的业务流程。从现场到后台，从填写到决策，让信息流动起来，让管理更高效、更透明。