表单高级功能

用二维码替代纸质表格,微信扫码就能填写表单,记录更全面的信息,提高信息填报效率,减少数据整理工作量,规范内部业务流程,实时管控人员和工作进度。


   快速提升填写效率   

一、自动填充

二、扫码录入


   防止虚假填报   

一、防作假

二、可信存证


   高效管理工作流程   

一、填写限制

二、提交凭据

三、消息提醒

四、审核回复

五、状态看板

六、计划管理


   管理表单数据   

一、数据查看和管理

二、数据推送API




   快速提升填写效率   

一、表单自动填充

1. 自动获取部分基础信息、填表人信息

填表人在填写日期、时间时,会默认获取当前日期和时间,微信名和手机端可通过授权自动获取,无需手动输入,提高信息填写效率。



2. 相同信息无需重复填写,可自动填充

第一次填写好表单后,这些内容可以保存在微信中,后续再次填写表单就可以自动将之前填过的内容自动填充好,提高登记效率。了解详情



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二、表单扫码录入

单行文本和数字组件支持扫码录入,提高填写效率和准确率

「单行文本」和「数字」组件在记录单中最为常用。其中「单行文本」可以用来收集姓名、班级等较短文本,「数字」组件仅支持输入数字,可以用来收集年龄、编号等纯数字内容。

例如在清点货物库存时,可以使用「单行文本」填写商品名称,使用「数字」组件填写编号等信息。目前,唯一编号组件、单行文本组件以及数字组件,都可以通过扫描条形码或二维码录入信息,既高效又确保了准确性。

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   防止虚假填报   

一、表单防作假

适用于设备巡检、区域巡查、安全检查等需要确保记录真实性的场景

  • 假检行为可以被有效限制

    设置「仅限拍照上传」和开启「防作假水印」,巡检人员不能从相册中选取已有的图片,只能去现场拍摄。拍摄的照片自动带上水印(包含记录人、上传时间、定位、二维码等)无法被手动修改,让他人代检、不在规定时间检查、伪造现场照片等假检行为都可以被发现。

  • 记录快照可以验证数据真实性

    扫描水印二维码可查看「记录快照」,记录快照包含记录时间、检查结果、现场照片等记录提交时的所有原始数据,如果这些数据能与记录图片和数据导出后的记录数据一一对应,则表明这是一次真实的记录,反之则是虚假的。

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  • 手写签名组件明确巡检人身份

    在表单中添加手写签名组件,填表人签字后才能提交,直接明确巡检人身份,减少他人代检情况,方便定责。

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二、可信存证

替代传统纸笔签名,快捷存档表单数据,可作为法院认可的司法证据

1、提高数据公信力

运用区块链不可篡改的技术特征,多方司法机构共同见证,可作为司法证据,解决电子数据易伪造、易篡改、难溯源、难校验的问题。我们使用的可信存证服务由蚂蚁金服提供,是全国首家法院认可的区块链存证平台。前往蚂蚁金服官网了解>>


2、灵活应用于各类场景

所有重要信息的登记场景,比如:设备巡检、产品维保、协议签订等,都可以应用可信存证。只需要在二维码中关联一个表单,对表单开启可信存证功能,每条表单数据(填表人身份、填表时间、填表内容、草料账号等)就可自动存证。如何开启可信存证>>


3、免费即可使用

当前市面上,可信存证产品普遍收费较高,在我们网站免费即可使用,且操作简单。表单数据存证后,还拥有「电子数据存证证书」「存证源文件」,方便后续核验。如何对存证数据进行核验>>





   高效管理工作流程   

一、表单填写权限

1. 限制填写人员

默认允许任何人填写,也可以指定记录协作成员填写

例如:设备管理员指定某几个巡检人员才可以填写巡检记录单,避免他人随意提交干扰记录数据。



除了填写人员,你还可以添加其他与业务相关的人员至协作成员,分配各自权限,如可以扫码查看表单数据、接收表单提交提醒、审核表单数据的成员。 了解更多

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2. 限制每人可填写次数

默认不限制次数,也可以限制每人只能填写1次,还支持自定义:每人每 N 天/周/月/年可填写 N 次

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3. 限制表单填写总数

默认不限制次数,也可以限制表单总共能填写 N 次,还支持自定义:该表单每 N 天/周/月/年可填写 N 次

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4. 限制填写时间段

默认不限制时间段,也可以自定义开放填写的时间段

例如:会议签到时,设置2019年12月25日7:00-9:00为可填写时间段,迟到人员无法签到。

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二、表单提交后页面

表单提交后页面是指:扫码的人填完表单,点击提交按钮之后的页面

1、展示提交凭据

填表人提交记录后,你可以向他展示提交凭据。

例如:会议签到后提示他“签到成功”,同时他可以获取一个提交凭据,凭据上有他的提交序号、提交时间。他还能点击“保存至微信卡包”,该凭据就会保存在微信卡包中,方便下次出示。

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保存在卡包后,可以通过「我」-「卡包」找到,点击“查看凭证”,就能出示凭证:

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2. 语音播报

他人填表提交后,可以自动播报提交成功语、提交序号、提交时间。

例如:疫情期间人员来访登记时,门卫不需要近距离接触,就可以在远处听到提交凭据的语音播报内容——“人员来访登记提交成功 序号2号 2020年3月2日9点21分5秒”。

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3. 跳转到其他活码

他人填表提交后,可以直接跳转到一个你账号下的活码,用于展示更丰富的内容;还可以根据不同单选选项,跳转不同活码。

例如:他人提交了课程报名信息后,直接跳转活码,领取课程资料;或者规定不同课程跳转不同活码,领取不同的课程资料。

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4. 唤起微信扫一扫

提交后可以直接唤起微信扫一扫,方便需要连续扫码的场景。

例如:门卫扫描进出居民的通行证并填写进出记录,提交后可以点击「扫描下一个码」快速唤起扫一扫,扫描下一个居民的通行证,提高通行效率。

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三、表单消息提醒

通过设置表单提交提醒可实现以下功能:

巡检人员发现设备状态异常时,只需提交一条异常记录,系统将自动向设备管理员、维修人员等多人微信推送消息

有人报名活动时,活动组织者收到报名提醒,实时掌握活动参加人数

办公用品被领用时,管理人员收到领用通知,根据办公用品消耗情况提前安排采购

人员来访时,提交一条来访记录,门卫接收到来访通知,确认来访人受访人等信息

……

点击消息可以查看记录详情,还可以转发给好友。

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目前支持以下两种提醒方式:

1. 新记录提醒:当有新记录时立即通知指定的消息接收人

2. 特定条件记录提醒:当有人提交了符合特定条件的记录时通知指定的消息接收人

通知将通过草料二维码公众号发送,因此消息接收人需要关注草料公众号并完成账号绑定才能接收到消息提醒。


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四、表单数据审核

审核功能可以及时审核他人填写的内容并进行回复等操作。

他人提交记录后,管理员或指定人员可以对提交的内容进行审核,通过或拒绝这些记录,并向提交人发送审核结果,把通过或拒绝理由反馈给他。 审核功能一般可用于服务预约、办事审批、用车申请等场景。下图是预约到店服务的流程示意图。

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以预约到店服务为例:
在疫情期间,商家需要控制到店的顾客数量,那么顾客可提前扫码预约到店时间,商家及时审核,将该时间段能否到店反馈给顾客(如下图)。

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五、状态看板

帮你实时掌握正常和异常的设备数量,快速定位故障。还适用于资产管理、物品借还等场景。

「管理人员」在手机上查看状态看板,掌握所有物品状态,及时知晓物品动态记录、关键节点信息。

「一线人员」扫码后查看物品当前状态,也可以了解物品的历史状态,作为下一步操作的参考。了解详情 >

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六、计划管理

用于设备巡检、保养等需要周期性重复开展的工作。

「管理人员」手机上查看计划报表,知晓计划执行情况:按期完成、未完成、即将超期等;

「协作成员」查看自己分管设备的计划报表。

「现场人员」扫码查看设备的巡检和保养情况,未完成的任务及时处理。了解详情 >

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   管理表单数据   

一、多维度、多平台了解数据

可从人、事、物的角度来多维度了解表单数据;还能从电脑端和手机端查看、管理数据。

1. 多维度查看数据

你可以从表单及填表人等不同视角查看数据,形成报表,掌握每项工作动态,每个人的登记情况。

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2. 电脑端查看和导出表单数据

第一步:访问草料官网首页,进入后台,点击左侧菜单「表单」-「表单管理」,分表单查看数据(可筛选二维码、填表时间),只需要导出一个表单,就可以汇总这个表单关联的所有二维码数据。

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「数据导出」,支持将筛选后的数据导出为Excel文件或者PDF文件,方便后续管理。同时旗舰版支持批量下载图片、音频、视频文件。

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3. 手机端快捷查看表单数据

账号管理者可以在微信聊天界面中下拉,找到「草料小程序」,在「工作台-表单数据汇总」查看账号下所有表单数据

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开启「扫码查看表单数据」后,有权限的扫码者在二维码即可查看该二维码提交的所有表单数据。

扫码查看表单数据设置 >

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二、数据推送API

数据API是指将你账号中的表单数据,和其他系统或数据分析软件进行对接。适用于以下场景:

  • 应用一:将草料收集到的数据同步到数据库,BI软件连接数据库做进一步展示和分析;

  • 应用二:一些应用无法通过公司已有系统或平台实现时,通过草料二维码解决这部分功能需求,同时将数据写入已有系统中;
    例如:公司已有ERP系统无法实现产品售后维保,可以通过草料进行收集,再将数据同步至ERP系统中

通过数据API结合可视化工具,可以直观展示设备状态、点检详情、维修情况、厂区/车间隐患,了解详情>

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