社区文章自己动手搭建应用，二维码为中小企业的资产管理“减负”

自己动手搭建应用，二维码为中小企业的资产管理“减负”

中国日报 2023-05-22 浏览 806

每次到了年中和年末，王梦都要花几天时间对公司的固定资产进行手动盘点，即使对业务流程已经轻车熟路，盘点是依旧是一团乱麻。

“特别是每年的四五月份，人员流动普遍比较频繁，离职时电脑是否归还，新人入职时的资产登记。电脑里的Excel已经有几千行了，还是会出现意想不到的问题，有时为了找一台显示器，要去多个办公室扫楼。”

焦头烂额的不止负责招聘工作的王梦，财务部门每次做预算时都要重新盘点一遍，哪些物资需要采购，哪些设备需要维修，如果搞不清楚这些问题，可能导致公司的采购成本直线上升。

如何调整企业内部的资产管理模式，通过数字化工具实现“减负”，已经是每家企业的管理者要思考的问题。

固定资产管理的三个痛点

不少大企业都有一套完整的资产管理制度，有专人负责资产的采购、入库、使用、报废等流程，以及严格的审核、审批、处置体系，每年在资产管理系统上的投入可能高达几十万元。

中小企业普遍对价格敏感，对人才和现金流比较看重，偏偏忽略了固定资产的管理，时常出现家底不清、责任主体不落地、账实不符等情况。即使公司内容早已实现了协同办公，资产管理还停留在纸质清单管理、日常手动盘点、资产常常“不翼而飞”的原始阶段。

固定资产直接和成本、支出挂钩，可以说是企业“降本”的重要环节。许多管理者都意识到了其中的问题，却囿于三个先天痛点：

一是资产管理的复杂性。

由于固定资产的使用周期长、使用场景分散、设备种类繁多等特点，对人工为主的资产管理增加了不少挑战。比如一些低值易耗品、仓库耗材、员工个人名下资产，信息录入时缺少统一标准，再加上不少公司的部门比较多，人事变动比较频繁，资产管理难以责任到人，导致资产利用效率低，缺乏完整清晰的资产台账，极易出现重复购置、实物资产流失等问题。

二是资产管理的分散性。

虽然中小企业不像大公司那样人员众多、多地办公，可信息更新不及时、记录不准确却是一种常态，导致企业无法看到资产的“全貌”，不清楚每个阶段的设备使用情况，下个阶段需要增加哪些设备，进而缺少直观的数据报表与合理的采购计划。结果就是，企业固定资产家底不清，管理人员无法快速进行预算审批、业务审批等工作，无形中增加了企业管理成本。

三是资产管理的多变性。

最初出库的时候“还能对上账”，时间一长就很难及时了解资产的数量、存放地点、使用单位、使用部门、责任人、使用状态等。以至于每次资产盘点，需要运维、财务、产品等多个部门参与，需要对设备重新拍照留存、录入信息一旦某个环节的数据出现了错误，可能需要一两个礼拜进行返工。不但相关工作人员不堪重负，企业也无法摆脱资产管理效率低下的困扰。

并非是中小企业不愿去解决这些问题。一套数字化的资产管理解决方案往往要几万元乃至几十万元的价格，而且定制化开发的成本非常高，一个简单的资产报修功能就需要产品、技术、运维等多个部门参与，中间要经历多轮评审。

即便中小企业想要切换到数字化的资产管理模式，也可能被高昂的系统采购成本、定制成本和时间成本吓退，被迫继续采用人工管理的方法，数据的收集、输入和维护都依赖人工操作，忍受效率低、错误率高的困扰。

“自己搭建资产管理应用”

中小企业在固定资产管理中的症结，不在于数字化思维的缺失，也不在于资产管理的意识不强，而是能否找到适合中小企业的低成本、轻量化、易落地的工具，进一步降低数字化的门槛。

“有次去合作伙伴的工厂参观时，看到他们的设备上贴了二维码。原来二维码可以用来做设备点检，微信扫描二维码后可以看到设备的参数、点检记录、操作说明和维修保养信息。”王梦从合作伙伴那里打听到了草料二维码，并萌生了用二维码管理固定资产的想法。

据王梦介绍：“本来以为是要买他们的解决方案，原来是可以自己搭建业务应用的云服务平台，不但可以做设备巡检，还有固定资产标签、物品领用登记、车辆管理、出入库管理、固定资产报修、库存管理等等，平台提供了很多模板，自己稍作修改就能落地使用，几乎涵盖了自己平时遇到的所有需求。而且免费就能使用，即使要管理数百台设备，也只需要购买1000元左右的付费版本。”

熟悉了草料二维码的建码流程后，王梦在官方模板的基础上新建了自己的模板，然后将300多台设备信息整理成Excel，通过草料二维码的批量模板一次性为所有设备生成了一张二维码。除了在二维码上展示设备信息、责任人、资产状态、存放地点等信息，王梦还在二维码上关联了故障报修的表单，不到一天时间就搭建出了轻量化的固定资产管理系统。

有新人入职时，王梦会用微信扫下电脑上的二维码，简单填写下表单就更新了电脑的使用状态和责任人；有同事离职时，王梦会在交接是随手更新下电脑的状态信息；如果电脑出现了故障，只需要扫描下电脑上的二维码就能保修，收到提醒的王梦会安排专人处理，并在二维码上跟踪维修进度。

让王梦有些“意外”的是，自己在二维码上添加了“状态”模块，可以在草料二维码小程序工作台中状态看板中，实时查看资产的状态，哪些在使用、哪些被闲置、哪些已经损坏、哪些需要报废......原先需要一两天的简单盘点，现在只需要几分钟的时间就能完成。在IT部门同事的帮助下，王梦还利用草料二维码提供的数据API连接第三方BI工具，制作出了详细的数据报表。

现在，王梦所在的公司已经将二维码用到了资产管理的每一个环节。有同事需要领取办公用品时，可以扫一下柜子上的二维码，快速登记领用人和领用数量；大批物资入库时，王梦已经习惯用连续扫码功能批量添加入库记录；甚至公司的配送车辆也实现了一车一码，车辆的使用记录、加油记录、维修记录以及交通违规记录，都可以在小程序上快速查看。

破解中小企业资产管理困局的关键，正是让使用者变成开发者，业务人员可以自己动手搭建需要的业务应用，快速部署落地，而不是需求层层上报。草料二维码等云服务平台其实是在践行全民开发的理念，每个人都可以用工具解决自己的问题，特别是临时性、碎片化、个性化的需求。