身份组和部门

一、身份组简介

身份代表成员在组织中的职责/角色。超级管理员可按身份,对成员进行跨部门、职能化的灵活分组。

  • 以学校为例:身份组可能是领导、教师、学生、家长等

  • 以建筑公司为例:身份组可能是项目经理、施工员、技术员、安全员等

二、身份组的应用

1、区分内外权限

系统提供所有组织成员和管理组等预设身份组,超级管理员可直接使用。

将操作权限设置为所有组织成员时,只有组织内部人员可扫码查看 或 操作,避免无关人员随意操作,保障组织内部信息安全。

2、按组分工协作

超级管理员还可以自建身份组,用于精细化分工。设置操作权限时,可以直接选择 某个身份组,让各组负责专项工作,高效分工协作。

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按组分工可应用于各项工作,如:

  • 仅限资产管理人,可查看码内容,掌握设备核心参数
  • 仅限巡检组,可填写巡检表单,各组数据互不干扰
  • 让维修组接收消息提醒,维修员可快速响应,解决异常
  • 让审核组分工处理大量审核任务,或轮班审核
  • 让设备管理员查看设备状态/计划看板,实时掌握分管设备/任务的状况等

组内有成员新增或减少时,将自动为他应用或移除整组的权限,不需要重新设置。

3、可允许成员可自主加入

超级管理员可以手动为身份组添加成员,或让成员在操作时主动加入身份组。

3.1、加入方式

身份组可设置4种加入方式,让成员在扫码操作时:

  • 填写申请表加入(可开启审核功能,申请表可自定义)
  • 完善姓名、手机号即可加入
  • 输入密码才能加入
  • 只能由管理员添加成员

当身份组设置“允许加入”后,超级管理员无需提前导入成员信息,而是让相关人员在扫码操作时,先加入身份组再操作。以填表申请加入为例:

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3.2、应用场景

当需要添加的成员数量较多,或未统计成员的详细信息时,超级管理员可事先创建好身份组,允许成员完善信息主动加入,比手动添加更便捷高效,同时还能快速完成分组分工。

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例如,面向内部员工,创建好【巡检员、维修员、质检员】等身份组,让一线员工加入对应的身份组。也可以面向客户、学员等群体,事先创建好【客户组】,方便客户自主完善信息,加入组织。

同时,超级管理员还可以为身份组开启成员加入通知,在手机端收到实时提醒。

三、使用指南

1. 新建身份组

你可以直接使用系统预设身份组,也可以进入组织后台,选择成员管理->身份组管理,新建身份组。

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2. 设置成员加入方式

  • 允许扫码操作时,填写申请表加入:申请表内容可自定义,支持开启审核功能。可面向客户、学员等群体,邀请他们填写申请表,收集相关信息

  • 允许扫码操作时,完善姓名、手机号加入:适合车间厂房等内部工作环境

  • 允许扫码操作时,输入密码加入:需设置密码,还可设置密码提示问题,便于成员自主加入

  • 不允许主动加入:只能由超级管理员在后台进行添加,查看如何设置

对于已经加入组织的成员,超级管理员可以直接编辑他的信息,为他选择身份组。

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3. 其他设置

3.1 允许@组织成员

在身份组设置中,勾选“允许@组织成员”后,该组成员在表单记录下方,添加后续说明时,有权@组织内其他人。详细了解

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四、后台成员管理

组织成员在加入组织之后,超级管理员可以在管理后台->成员管理中维护自己的成员体系,为成员划分身份组/部门,根据企业内部需求,分配不同的管理权限。

1、按身份组管理

将所有组织成员根据职能或权限划分身份组,身份组之间可以跨越部门进行分组,同一个人可以在多个身份组。了解详情

以物业公司举例:

成员

身份组

示例操作

保安人员

巡检组

负责灭火器、设备等巡检。有异常情况时,提醒给维修组

维修人员

维修组

维修组收到消息提醒后进行维修,对于需要更换的问题,可以给管理组提交申请

管理人员

管理员

管理组收到申请后,根据实际情况进行批复

1.1、系统预设身份组

系统提供三种系统预设的身份组:

  • 所有组织成员:包含你当前组织当中的所有人,可以在此进行维护成员基本信息、部门或身份组等信息。
  • 高级成员:包含所有高级成员, 你可以指定高级成员在手机端各自管理一批二维码,查看、导出这批码上的动态数据;也可指定有更高管理职责的人员管理全部活码,登录电脑端后台进行生码、数据处理等更多管理操作。了解详情
  • 管理组:包含超级管理员和高级成员(系统管理、数据管理)

1.2、 自建身份组

超级管理员可以根据职责划分,自建身份组。可指定身份组成员参与填写表单、更新状态、查看动态数据面板等一线操作,对于身份组中的高级成员可参与审核、查看状态看板、计划报表等管理工作

2、按组织架构管理

根据企业内部的组织架构来维护部门信息,同个成员只能在一个部门中。设置操作或者查看权限时,可选择整个部门或部门下的某个成员。