公司访客登记

一、适用场景

适合 10300 人的中小微企业做前台访客登记，不用买闸机等硬件，也不需要 IT 背景——前台、行政等文员自己就能创建二维码，从制作到投入使用大约 2030 分钟，保安、门卫无需培训即可上手。

访客扫码自助填写来访信息并获得登记凭证，前台确认后通知被访人接待；所有来访记录自动保存，后续查访客资料或做统计时随时调取。

二、核心用途

1. 访客自助填写，前台不用手工录入

访客用手机扫码填姓名、电话、被访人、来访事由，减少前台手工登记的负担，高峰时段也不至于排队等着写本子。

2. 提高接待效率

前台引导访客扫码后，可在后台及时看到访客信息并通知被访人接待，不用来回打电话核对。

3. 记录自动留存，后期可查可导

所有来访记录自动保存且长期有效，支持搜索、筛选、导出 Excel，日后查访客资料或做来访分析时更清晰。

4. 无纸化登记，也更保护访客隐私

不用纸质登记本，前台显得更专业；也避免了纸质本子上前一位访客的姓名电话被后来者随手看到的问题。

三、搭建教程

1. 修改模板内容

模板已配置好欢迎语和访客基本信息字段，按需要改成自己的公司名称，再增补要收集的项目，例如身份证号、车牌号等。

2. 生成并打印二维码

选择标签样式、填上公司名称、上传公司 logo，下载后用 A4 纸直接打印即可投入使用，摆放或张贴在前台、门口显眼位置。

3. 访客扫码登记

访客用手机扫码，填写姓名、电话、被访人、来访事由等，提交后获得登记凭证。

4. 前台确认并通知

前台查看登记凭证确认登记成功，随即通知被访人接待。

5. 数据管理

工作台保存全部访客数据且长期有效，支持搜索、筛选、导出 Excel 到本地。

四、进阶用法

模板默认只配了核心功能，够绝大多数公司日常使用。有更深管理需求时，可在后台开启：

1. 访客签字确认

在表单中添加手写签名组件并设为必填，要求访客扫码阅读并同意相关须知协议后才能完成登记，适合需要留存告知凭证的场景。

2. 按情况动态显示字段

添加单选组件并设置字段显示规则，根据访客填写的内容动态显示或隐藏后续字段。例如选了「面试」才要求填「应聘职位」，其他事由不显示。详见字段显示规则。

3. 访客信息审批

在表单的后续流程设置中开启数据审批并指定审批人，访客登记后需行政或安全部门审核通过才能正式进入，适合进出管控要求较高的企业。详见数据审批设置。

4. 制作可视化看板

把访客登记表同步到腾讯文档，授权后自动同步，可直接分享给同事或领导查看，也能做成统计报表与看板。详见数据对接腾讯文档。

五、免费版与付费版权益

对比项	免费版	付费版
基本登记与数据管理	支持，不限扫码登记人数与次数，数据长期保存	支持
草料标识	二维码底部带草料标识	去除草料标识，增强企业品牌形象（基础版 780 元/年起）
多人协作管理	—	多个成员协作管理二维码与数据（旗舰版 2680 元/年）
访客数据审批	支持单级审批（超级管理员），审批通过才放行	支持多级审批、可指定他人审批（高级版起）
高级数据导出	支持基础导出	更高级的数据导出与处理功能（旗舰版起）

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常见问题

1. 访客不会扫码或者没有网络怎么办？

前台工作人员可以用自己的手机帮访客填写，或保留少量纸质表单做应急，事后补录进系统即可。

2. 前台文员自己能搭起来吗？要多久？

可以。不需要 IT 背景，前台或行政自行创建即可，从制作二维码到投入使用大约 20~30 分钟，保安门卫也无需专门培训。

3. 想让访客先签个告知书再登记，能做到吗？

可以。在表单里添加手写签名组件并设为必填，要求访客阅读并同意须知协议后才能完成登记，签名会随记录一起留存。

4. 访客信息安全吗？

草料已通过公安机关信息安全等级保护三级认证、阿里云安全渗透测试，访客数据的查看和导出也可按成员权限控制。详见数据安全说明。