访客预约审批

一、适用场景

适用于需要访客提前预约、经审批才能进入的单位，例如管控较严的企业、园区、机关和科研机构。访客扫码提交预约申请，被访人或管理员审批后通过微信服务通知返回结果，通过的访客获得电子凭证；到场时出示凭证由前台或安保扫码核销放行，系统自动记录到达时间和核验人。

省去了预约靠电话、放行靠打电话确认的来回沟通。不需要提前审批、到场直接登记的，用访客来访登记更轻。

二、核心用途

1. 扫码即可预约，进度自己看得到

访客用微信扫码就能提交预约，还能随时查看预约状态、收到进度通知，省去反复打电话沟通；对企业来说也少了前台代填、转达的工作量。

2. 支持一级或多级审批

预约提交后，被访人或管理员会收到通知，确认后批准或拒绝。可按管理需要设置一级或多级审核，满足不同严格程度的管控要求。详见数据审批设置。

3. 审批结果自动通知，凭证可保存

审核完成后通过微信服务通知告知访客结果，通过的访客可下载保存电子访客凭证，到访时直接出示，不必再问「我约上了没有」。

4. 到场扫码核销，放行不用再确认

访客到现场出示凭证二维码，前台或安保扫码即可核验预约信息并完成核销，系统自动记录到达时间和当班核验人员姓名，门岗不必再打电话找被访人确认。详见凭证核销功能。

5. 全程记录归档，还能推送和看板

从预约到到访的完整记录自动汇总，可查询、导出、归档。预约时还能自动推送消息到企业群聊提醒相关人员，数据也可同步到腾讯文档、百度 Sugar 等平台做分析展示。详见数据汇总、数据 API。

三、搭建教程

1. 修改预约表单

按实际需要调整预约字段，例如来访时间、被访人、来访事由、随行人数、车牌号等。

2. 设置审批流程

配置审批人与审批层级，选择一级或多级审核，并设置结果通知方式。详见数据审批设置。

3. 分配操作权限

每个功能模块的权限都可单独设置，按管理需要给前台、安保、行政等不同角色分配预约查看、核销、数据导出等权限。详见操作权限设置。

4. 投放预约码

把访客二维码嵌入企业公众号，或直接转发给访客，让对方来访前完成线上预约。详见嵌入到公众号。

5. 现场核销与数据管理

前台或安保扫码核销放行，管理员在工作台查看预约与到访情况，按需导出归档。

四、免费版与付费版权益

对比项	免费版	付费版
基本预约与凭证核销	支持，不限扫码预约人数与次数，数据长期保存	支持
预约审批	支持一级审批（超级管理员）	支持多级审批，多人多部门参与（高级版起）
多人协作与权限分配	—	按角色分配预约、核销、导出权限（高级版起）
更多审批次数	—	支持更多审批次数与更复杂的组织架构（旗舰版起）
高级数据导出与处理	支持基础导出	更高级的数据导出、处理与对接能力（旗舰版起）

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常见问题

1. 预约表单有多个时间段，能限制每个时间段的人数吗？

暂不支持限制表单中不同选项的选择次数。变通做法是把每个时间段拆成单独的预约表单，各自设置填写次数限制，以此控制每段的预约人数。详见填写限制设置。

2. 访客怎么知道自己审批通过没有？

审核完成后系统会通过微信服务通知告知结果，通过的访客可下载保存电子凭证，到场直接出示，不用再打电话询问。

3. 门岗怎么确认这个人确实约过？

访客出示凭证二维码，门岗扫一下就能看到预约信息并完成核销，系统自动记下到达时间和核验人，不必再逐个打电话找被访人确认。

4. 访客数据存在草料安全吗？

草料已通过公安机关信息安全等级保护三级认证、阿里云安全渗透测试，并对访客数据的查看与导出做了权限控制。详见数据安全说明。