访客预约

一、使用二维码的优势

相比传统的预约模式，使用二维码有以下优势：

对访客的好处

1. 预约更快捷：微信扫码就能完成预约，还可以随时查看预约状态、接收预约进度提醒的通知，省去了反复沟通的麻烦；

对前台接待/门卫安保人员的好处

1.  访客管理更高效：可以快速确认访客的预约情况并放行，无需再和被访人电话确认；

对企业/管理方的好处

1. 信息管理更方便： 可以实时获知访客预约和来访的情况，电子化的访客记录还能随时查看、查询和导出；

2. 提升专业形象：信息化的访客管理系统，展示了企业现代化、专业化的管理水平；

对整体业务运营的好处

1. 提升管理效率：简化了访客管理的流程，信息传递更加顺畅；

2. 降低人力成本：自动化处理减少了前台和管理人员的工作负担，降低人力成本。

二、访客预约的流程

三、模板提供的功能

访客预约与审核

1. 访客提交预约申请

访客通过微信小程序就能完成预约，省去了电话、在线沟通的麻烦。

2.  访客预约审核

预约提交后，被访人或管理员会收到通知，他们可以确认预约情况，批准或拒绝申请。

系统支持一级或多级审核，能灵活满足不同管理需求。数据审批功能介绍及设置教程

3.  预约结果通知

审核完成后，会通过微信的[服务通知]告知访客审核结果。

通过的访客可以下载并保存电子访客凭证，方便到访时使用。

访客签到与管理

1.  访客凭证核销

访客到达现场后，出示访客凭证二维码给前台或安保人员。

前台或安保人员扫描二维码，核验访客的预约信息并完成核销。系统会自动记录访客到达时间和当班核验人员姓名。凭证核销功能介绍

权限分配与数据管理

1. 操作权限管理

每个功能模块的权限都可以单独设置，可以按照实际管理需要给不同的管理角色分配不同的操作权限，确保系统的安全使用。二维码操作权限设置

2. 访客数据存档与分析

系统会自动汇总访客从预约到到访的完整记录，方便管理人员导出、归档或查询，实时掌握每位访客的到访情况。数据汇总功能

此外，访客预约时可自动推送消息至企业群聊提醒相关人员。

并支持将访客数据同步至腾讯文档、百度Sugar等平台进行分析和展示，实现更高效、精细化的管理。

数据API功能介绍与效果展示 表单数据对接腾讯文档

四、 访客预约码的使用

可以将访客二维码嵌入企业公众号中，或直接将二维码转发给访客，以便他们在来访前进行线上预约。

二维码嵌入到公众号教程

五、 常见问题

1.  能不能限制访客的预约次数？

答：可以的，你可以根据你的实际管理需求设置每个访客可填写的次数、预约表可填写的次数和时间段等。

表单填写限制设置教程

2. 做这样一套系统要多少钱？

答：你可以按照你的需求进行选择。

• 免费版：不限制扫码预约的人数和次数，访客数据会长期保存、可以随时查看，可以满足基本的来访预约需求；
• 高级版：提供更高级的协作、审批功能，适合需要多人、多部门参与访客预约审批和管理的情况；
• 旗舰版：支持更多人参与协作，提供更高级的数据导出、数据处理功能，适合组织架构较为复杂、访客数据量大或需要深度处理数据的企业组织使用。

详细的选购建议见：版本选购建议

3. 数据存储在草料安全吗？

答：草料采取了严格的措施保障用户的数据安全，查看数据安全相关材料