快速入门 如何用草料搭建系统

这篇文章主要介绍草料核心功能,以及如何组合这些功能,搭建出一套管理系统。

如果你是新用户,或是对表单、状态、批量生码等进阶功能还不太熟悉的浅度用户,本文能帮你快速入门。

一、草料搭建的系统适合哪些场景

草料提供的,是一套以二维码为入口的,标准化、轻量化的系统搭建方案

特点在于系统单价低、落地快、使用和培训的成本低

尤其适合大量物品需定期检查和状态更新的场景,例如灭火器检查、电梯维保、隐患排查等

如果你希望更详细地了解草料整体介绍、收费模式等,请点击查看草料二维码介绍

二、搭建步骤及相应功能说明

接下来,我们将以灭火器管理为例

从简单功能开始,逐步深入

介绍如何利用草料搭建一套简单实用的灭火器管理系统


第一步、扫码查看灭火器视频教程、使用手册

灭火器包装上只有文字信息,可展示的内容有限

但通过制作一个二维码,任何人都可以通过扫码查看更多详细内容

如灭火器的检查要求、视频教程、使用手册等

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这里用到的,是草料的【活码】功能

在二维码编辑器中,上传灭火器检查要求、使用视频、使用手册PDF文件等就可以实现

不仅二维码内容能随时修改

也能统计被查看的次数

进一步了解【活码】功能

如何创建单个活码

了解活码从哪里开始创建,如何上传多类型的内容

活码和静态码有什么区别

活码和静态码的区别,为什么系统搭建应该使用活码


第二步、在码上展示灭火器的正常或异常状态

除了灭火器的基本信息,我们还可以在码上增加一个面板,用来展示灭火器当前的状态。

比如灭火器正常还是异常、使用中还是闲置。

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这是草料的【状态】功能,能直观地在二维码上展示物品当前所处情况

扫码后点击状态面板,就可以更新状态,比如从“正常”改为“异常”

更新之后,其他人扫码看到的就是最新的状态信息


系统也会统计每个状态下的物品数量,形成一个状态数据看板

这个数据看板,能让你清楚地知道,现在有多少个灭火器是正常的,多少个是异常的

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进一步了解【状态】功能

状态功能

详细了解什么是状态功能

如何更新状态

状态功能的变更有多种方式,支持手动更新,长按快速更新等多种方式


第三步、代替纸质巡检表,用二维码记录灭火器巡检结果

如果你觉得状态面板展示的信息太简单,还希望展示更详细的检查内容

比如灭火器压力表是否完好、软管有没有老化等

那么我们需要有一个清晰的记录单,来承载每一次的检查结果


在以往灭火器检查的过程中

巡检员通常通过纸笔,将检查结果记录在纸质记录单上

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但当灭火器有了二维码以后

巡检员只要用微信扫一扫,就可以在手机上填写检查记录

不仅能把文字记录留存下来,还支持上传照片、录音、定位等内容

每条记录都会被存放在二维码内,长期保存

而且能支持转发、导出、制作数据报表

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这里使用到的,是【表单功能】

在二维码内关联一个表单,表单的内容就是灭火器需要检查的内容

草料提供了例如:单选、检查项、文本框、录像、手机号等30余个组件

要收集什么内容,就添加什么组件

你可以根据要收集的内容自由设计表单


表单的记录结果还可以和上面提到的状态面板联动,让状态面板跟随检查结果自动更新

比如,当表单中的检查结果选择“异常”时,状态面板会自动更新为“异常”

进一步了解【表单】功能

表单功能

关于表单功能的全面介绍。如表单是什么,使用方法,如何与二维码关联。

表单组件

了解草料有哪些表单组件可以使用

表单记录审核

对表单记录进行审核,例如记录是否合格、是否通过。

表单记录如何防作假

在设备巡检、区域巡查、安全检查等需要确保记录真实性的场景中,通过草料表单功能中的防作假设置,保障工人有到点到位检查。

表单结果与状态面板联动

提交表单后,根据表单结果,自动更新状态


第四步、在表单记录结果上,标记处理进度

当检查结果为“异常”时,除了通过表单记录异常情况,我们还应该跟踪异常情况的解决过程

比如,有没有人来维修,什么时候维修完成,现在这个灭火器正常可用了吗?


因此,在【表单】功能的基础上,草料还提供了两个小功能

分别是【添加后续动态】【标记处理进度】,让我们能够针对这条异常的表单结果做一步处理。

添加后续动态:就像给单条表单加了一个小留言板。检查人员可以在这条表单上留下评论、@其他人,和维修人员交流异常情况细节。

标记处理进度:就是给这条表单做个标记,来表示处理的进度。当检查人员发现异常时,进度为“待处理”。维修人员维修完成后,进度就更改为“已完成”。

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这样一来,从发现、维修、到解决的整个过程,都被记录在了这一条表单上。

进一步了解这些功能

添加后续动态

在表单记录详情页进行协作和沟通,就像一个小留言版。可以添加文字、图片、@通知、语音、表单、手写签名等信息。

标记处理进度

每条表单数据都可以实时标记处理进度,用于跟进和统计。可以被应用在意见反馈、故障处理、隐患整改、订单交付等场景。


第五步:异常检查结果,及时通知到维修员

当灭火器检查结果异常的时候,除了手工添加后续动态@同事,还能做到让消息自动推送

并且能根据不同类型的消息,把消息推送给不同的人

这样能进一步保证消息提醒的及时、准确、全面。

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通过【消息提醒】功能,就可以通过短信、草料二维码公众号等渠道,向指定人推送提醒

你可以自定义不同情况下的提醒规则,例如:

1、有新记录提交时,通知管理员

2、检查结果异常时,通知维修人员

3、有表单记录需要审核时,通知对应的负责人

【消息提醒】等功能

消息提醒

管理员可以自由设置,在不同情况下,不同二维码的消息提醒规则。

订阅功能

一线操作人员也可以自己主动订阅某个码或者表单的后续动态。当内容有更新时,一线人员也会收到通知。


第六步:防止没有权限的人查看/填写记录

不同的灭火器,应当有不同的负责人

只有有权限的负责人才能查看或者填写检查记录,其他人不能随意填写

否则可能产生数据安全风险

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这个时候,就需要使用【成员】功能

成员功能主要用于企业内部人员管理,特别是多人共同管理大量物品的场景


你可以将员工按部门、身份等维度进行分组

按实际需要给不同的成员赋予不同的二维码权限

这样就可以实现分工协作,保障企业数据安全

进一步了解【成员】功能


成员功能详细介绍

了解成员功能的用法。一般来说,成员功能主要用于公司/单位内部人员管理,将员工按部门、身份等维度进行分组,分工协作管理、查看或操作二维码。

高级成员

一般是组织管理员和核心人员。可以添加高级成员来为管理员分担管理压力,进行生码、数据审核、查看数据和导出分析等操作。

普通成员

一般是组织一线人员,不参与管理,但可以填写表单,接收通知。


第七步:有大量灭火器,如何批量管理

无论生活区还是办公区,灭火器的数量通常不止一台,负责人需要进行统一管理

那么就需要给每台灭火器都生成一个二维码


这些二维码的内容相似,比如都需要记录存放地点、有效期等信息

但是每台灭火器的存放地点、有效期都不相同


草料通过【批量生码】功能来解决这个问题

通过创建一个灭火器二维码批量模板

上传每台灭火器的不同信息

就可以短时间生成大批量,格式相同,内容不同的二维码

同时,这些二维码也支持批量修改、批量删除

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【批量生码】等功能

如何批量生成活码

主要介绍批量生码的实现方式。通过批量模板+数据,一次性生成大量结构相同,内容不同的活码,大幅提升二维码制作效率。

修改批量模板

批量生码需要先有一个模板。模板中的展示样式、表单和状态等都可自由修改。


第八步:打印二维码,并贴在灭火器上

到这一步,我们对灭火器二维码的基本信息、表单设置、人员管理等,都已经完成

得到了黑白的二维码图案

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在下载二维码图案之前,你可以选择适合的二维码标签样式

草料提供了150余种标签样式,均来自于不同行业真实用户的设计需求

不仅支持上传企业logo,修改码颜色

还可以直接在标签上展示物品的基本信息

不用扫一扫也能一目了然

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在二维码标签样式选择好之后,还需要选择合适的材质,将二维码印刷出来

草料提供多种印刷落地方式,你可以任意选择:

自助印刷:使用A4打印机/标签打印机自助打印

广告公司印刷:下载印刷文件联系广告公司印刷

草料官网印刷:草料也提供二维码印刷服务,精选5种材质。 在草料后台下单即可,一般下单1-3天后顺丰寄出。帮助你快速省心落地

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【标签制作】【印刷】

二维码标签制作

直接选择标签样式,填入数据,即可批量生成标签,还可批量排版,更易落地。还可保存标签样式,后续多次复用样式,批量制作标签。

标签下载与打印指南

草料提供多格式的二维码文件下载,支持单个二维码下载或批量下载。提供包括普通A4纸打印,A4模切不干胶打印,标签打印机打印以适应不同场景的需求。


第九步:通过草料工作台,管理所有二维码和数据

上述提到的生码、设置、数据、成员、标签等

都可以在草料工作台实现查看、导出和管理


草料提供两个工作台:

小程序端:

功能简单,是一个便捷的移动工作台,可以实现二维码查看、分享、记录审批、接受通知等功能。

如何进入:微信搜索“草料二维码小程序”

电脑端:

功能全面,所有生码和管理功能都在电脑端完成,可以实现对二维码、表单、成员、数据的全面设置和管理

如何进入:电脑打开草料官网,点击右上角登录即可

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【工作台】能做什么

电脑端工作台

电脑端工作台,可以实现二维码的生成与管理、查看表单数据、管理成员等,功能全面。

小程序端工作台

小程序工作台,可以在手机端随时随地查看二维码、数据、看板、成员和操作。


更多功能

至此,你已经熟悉了草料的核心功能,以及这些功能具体的作用:

草料二维码核心功能

活码

创建内容丰富的二维码

状态

在二维码上展示物品当前所处状态

表单

快速收集信息,扫码即可填写

消息提醒

系统自动向管理员、维修人员等多人进行消息推送

成员

让员工分工协作管理、查看或操作二维码

批量生码

适合大量物品需要管理的场景,批量制作二维码

标签制作

修改二维码颜色,logo等。还可以在标签上展示物品信息。

标签印刷

普通A4纸、A4模切不干胶、标签打印机,适应不同场景的需求


除此之外,草料还有更多丰富的功能组件

这些功能都围绕着系统搭建、流程、数据流转等目标服务

你可以在下方进一步了解:

更多功能

汇总页

类似APP或者小程序的首页,让你搭建自己的移动端首页门户

数据Api

打通与外部系统的连接,支持将草料的数据推送给你的数据库或其他系统

区块链存证

提交的表单记录自动上链,生成唯一存证哈希编号,确保数据真实无篡改

手写签名

表单内添加手写签名组件。适合签署须知、文件签约、安全通知书等场景

自定义表单导出格式

每一条表单记录数据都能对应生成一个文件,适合纸质留底归档。


三、开始搭建你的业务系统

现在,系统搭建过程及核心功能,已经全部介绍完毕

可以根据你的需求,搭建你的业务系统


我们非常推荐用户直接进入草料的模板库

这里沉淀了大量不同行业真实用户的二维码模板

你可以搜索需要的模板,一键复用,按需修改,快速完成二维码制作和设置

极大地节省系统搭建的时间

点击进入草料模板库>

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四、支持资源

最后,如果你在使用草料搭建系统的过程中遇到问题

可以通过以下几种方式解决

草料社区

社区是草料用户的交流平台,在这里,你可以:

1、向产品经理提问

2、和同行交流经验

3、吐槽不好的产品体验

4、提新的功能需求

点击进入社区>


帮助中心

帮助中心是草料的操作手册库

有大量丰富且详细的教程,远比本篇提到的功能更多更细致

帮助中心的入口在官网页面右上角

你可以随时在帮助中心直接搜索你的问题

点击进入帮助中心>

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在线客服

草料是一个自助使用的平台,所有的内容均由用户自助制作和搭建

虽然暂时没有一对一的销售服务,但我们提供在线客服咨询,为用户解答购买、使用、印刷等方面的疑问

客服入口在每个页面的右下角

客服在线时间: 上午 9:00-12:00 下午 13:00-19:30

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