成员使用手册

简介

企业在使用草料二维码搭建系统时,需要给组织内部员工根据身份的不同来分配不同的权限,进而来协同完成工作。

根据权限来划分组织成员类型,可分为两类:普通成员和高级成员。普通成员一般为一线员工或组织外的协作者,高级成员为公司的管理者或系统搭建者。管理员可将高级成员的管理权限进行细分,可再分为手机端协作、数据管理、系统管理三类权限

成员权限分配示例

以物业公司为例,看看如何分配不同的成员权限。详细了解成员权限对比

  • 普通成员: 保洁人员、维修工、保安,扫码添加工作记录

  • 高级成员 - 手机端管理:保安组组长、维修部经理,管理自己负责的区域二维码,查看数据报表等

  • 高级成员 - 数据管理:总经理、副总经理、数据报表员,浏览巡检记录和导出数据归档分析。

  • 高级成员- 系统管理:工程部经理、保安部经理,一起在后台协同搭建系统。

如何开启成员功能

需先完善自己的组织信息,才可以开启成员功能。成员可加入组织,管理员可以分配对应的权限。详细了解成员功能

你可在电脑端后台-设置-账户信息中,完善组织信息。

file

开启成员功能后,所有组织成员默认为【普通成员】。高级版及以上版本可以设置【高级成员】并细分权限。

普通成员

管理员可以将企业大部分员工的身份权限设定为普通成员,比如:保洁人员、维修工、保安等一线员工,进行扫码添加工作记录等信息,完成巡检、信息收集等需求。

具体可以完成的操作如下:

一、扫码查看和操作

1、查看码内容

以设备巡检为例,巡检人员扫描设备二维码。可以查看该设备基本信息和图文指导。

file

2、查看动态档案

除查看基本信息外,还可以查看动态数据信息,包括巡检记录、保养记录、状态变更记录等,快速掌握该设备所有履历。

file

3、扫码填写表单

巡检或维修后,一线人员可以扫码填写对应表单,用文字、水印照片、视频等内容,提交详细的巡检、维修结果。

file

4、扫码更新状态

根据最新的设备状况,有权限的人员可以直接修改二维码的状态,修改时可添加文字、图片等补充说明,或更新当前状态的时间,便捷完成检查。

file

5、扫码编辑子码信息

批量模板创建的子码,支持手机端扫码编辑,比如固定资产二维码,可以设置资产编号、型号等固定信息不允许手机端编辑,允许一线人员填写或修改「保管人」「保养时间」「资产现状照片」等部分内容。

file

二、转发与协作

1、提醒和转发

巡检人员提交异常记录后,提前设置的消息提醒人,如设备管理员、维修人员等会立刻收到消息提醒。

file

巡检人员也可以直接将异常记录转发给同事,包括微信好友或企业微信同事,他们可以查看记录详情,无需抵达现场也能掌握详细情况,以便精准排除故障。

file

2、@他人协作

维修人员处理异常时,可以在这条异常记录的【后续处理情况】区直接@指定同事,通知他加入协作或了解情况。所有协作记录会留存在二维码动态档案中,方便后续追溯。

file

3、订阅后续动态

所有组织成员可以在手机端订阅二维码的所有动态数据,当该二维码产生新动态时,会通过草料二维码微信公众号进行消息提醒,完成组织内协同工作。了解详情

支持订阅动态数据类型:动态档案数据、闭环功能后续处理数据

  • 订阅动态档案数据:当二维码中动态档案记录产生新动态时,如:文件已阅、子码编辑、状态更新、成员加入(普通组加入、申请权限加入)、填写表单、填写闭环表单,会推送消息提醒你。了解动态档案功能

  • 订阅闭环功能后续处理数据:当闭环记录产生新动态时,如:处理状态变更、添加后续处理(文字,图片,签名,提交表单,@人),会推送消息提醒你。了解闭环功能

file

三、二维码底部「管理」面板

扫码后,二维码底部新增「管理」入口。普通成员进入管理界面后,可对于该二维码进行简单的管理。如:

  • 下载二维码标签
  • 订阅动态档案
  • 前往小程序工作台
  • 查看我提交的数据
  • 查看动态数据

file

四、手机端工作台管理

普通成员可登录手机端小程序工作台,进行简易的管理。查看自己订阅的二维码和自己提交的数据。

file

五、电脑端管理后台

普通成员不可以登录电脑端管理后台进行操作。

高级成员

管理员在分配高级成员权限时,可根据不同的操作权限,分为手机端协作、数据管理、系统管理三类权限。

  • 手机端管理:无法登录电脑端后台,可为他分配能够管理的活码范围,只能在手机端管码、查看动态数据汇总等
  • 数据管理:可登录电脑端后台,查看并导出表单、扫描量统计等数据
  • 系统管理:可登录电脑端后台,分工创建和管理二维码,相当于另一个管理员

具体权限情况如下:

高级成员-手机端管理

拥有「普通成员」的所有权限,且在「普通成员」的权限上增加以下内容:

一、增加码管理员功能

管理员可以为目录下的二维码分别设置「码管理员」权限,让码管理员可以在手机端工作台各自管理自己负责的二维码。或者在码底部「管理」面板管理该二维码。了解码管理员功能

  • 查看管理的二维码信息、查看并导出动态数据、删除/修改表单记录等操作
  • 负责接收管理的这批二维码上的表单审核和消息提醒,方便数据信息提醒。

主要应用场景为:为不同的部门负责人,分配不同的管理区域。如码管理员1负责A区域,码管理员2负责B区域,他们各自可以在手机端工作台管理自己负责的二维码,查看数据等操作。

file

二、增加数据审核功能

填表人提交记录后,高级成员可以对提交的内容进行审核(通过或不通过),回复其他附加内容。

审核后,填表人将收到一条微信服务通知,包含审核结果、回复内容等。了解审核功能

以服务预约为例:

file

还可以【允许填表人修改记录后,再次审核】,如遇审核不通过的情况,填表人还可以修改自己提交的记录,等待再次审核;一旦审核通过,填表人就无法再修改,如有需要,可联系管理员代为修改。

适用场景:提报质检、验收或评选等材料、提交考核作品等,审核不通过时允许修改内容。

file

三、手机端工作台管理

「高级成员-手机端协作」可登录手机端小程序工作台,较之普通成员额外增加以下权限:

  • 新增「我的批量模板」入口:管理员在电脑端生成批量模板后,可指定高级成员在「我的批量模板」进行手机端生码子码。了解详情

  • 新增「待审核数据」入口:管理员在电脑端开启表单数据审核功能后,可指定高级成员在「待审核数据」查看填表人提交的审核数据。了解审核功能

  • 新增「状态看板」入口:管理员在电脑端开启状态功能后,可在手机端查看状态看板。了解状态功能

  • 新增「计划报表」入口:管理员在电脑端开启计划功能后,可在手机端查看计划看板。了解计划功能

file

四、电脑端管理后台

「高级成员-手机端协作」不可以登录电脑端管理后台进行操作。

高级成员-数据管理

拥有「高级成员-手机端协作」的所有权限,且在「高级成员-手机端协作」的权限上增加以下内容:

一、二维码底部「管理」面板

「高级成员-数据管理」扫码后,可进入二维码底部「管理」面板,较之「高级成员-手机端协作」额外增加以下权限:

  • 新增「动态数据导出」入口:「高级成员-数据管理」可导出该二维码产生的所有动态数据。

  • 新增查看「扫描量统计」入口:「高级成员-数据管理」可查看该二维码的扫描量。

  • 新增「二维码信息」面板:「高级成员-数据管理」可查看该二维码所在目录、使用容量、创建时间等信息。

  • -新增前往「状态看板」入口:「高级成员-数据管理」可前往查看该二维码所在的状态看板。

file

二、手机端工作台管理

「高级成员-数据管理」可登录手机端小程序工作台,较之「高级成员-手机端协作」额外增加以下权限:

  • 新增查看「我的活码」入口:「高级成员-数据管理」可在手机端查看该组织下生成的所有二维码。

  • 新增「扫描量统计」入口:「高级成员-数据管理」可查看所有二维码的扫描量。支持根据时间筛选。

  • 新增「表单管理」入口:「高级成员-数据管理」可查看所有表单,可点击查看详细数据。

  • 新增「动态数据汇总」入口:「高级成员-数据管理」可查看所有提交成功的数据,支持多种筛选和导出。

file

三、电脑端管理后台

1、登录电脑端管理后台

登录管理后台时,选择对应的企业账号,就可以以高级成员-数据管理的身份与管理员一起协同管理。

file

同时你还有一个自己手机号的草料账号,权限为管理员,可独立使用,账号之间互不相通。随时可以点击工作台右上角的切换按钮,登录不同的企业进行操作

file

2、查看二维码/表单/批量模板

在电脑端管理后台,「高级成员-数据管理」可以查看已经生成的二维码、表单和批量模板,但是不能新增/修改

file

3、查看并导出动态数据汇总

可在电脑端后台,可在【数据管理】-【动态数据汇总】、【表单数据】、【状态数据】中,查看已经提交的动态数据。也可将数据进行导出为Excel文件。

旗舰版及以上版本可以批量导出为PDF文件。

file

4、查看状态看板/计划报表

可在电脑端后台,可在【高级功能】中查看状态看板/计划报表数据情况。但是不能设置/修改

file

高级成员-系统管理

拥有「高级成员-数据管理」的所有权限,且在「高级成员-数据管理」的权限上增加以下内容:

一、二维码底部「管理」面板

「高级成员-系统管理」扫码后,可进入二维码底部「管理」面板,较之「高级成员-数据管理」额外增加删除二维码的权限。

file

二、电脑端管理后台

高级成员-系统管理权限拥有同【管理员】一样的所有权限,可以进行生码、编辑、数据导出、功能设置等操作,相当于另一个管理员。

1、登录电脑端管理后台

登录管理后台时,选择对应的企业账号,就可以以高级成员-系统管理的身份与管理员一起协同管理。

file

同时你还有一个自己手机号的草料账号,权限为管理员,可独立使用,账号之间互不相通。随时可以点击工作台右上角的切换按钮,登录不同的企业进行操作

file

2、新建/修改二维码/表单/批量模板

在电脑端管理后台,「高级成员-系统管理」可以新建或者修改已经生成的二维码、表单和批量模板。

file

3、设置状态看板/计划看板

以状态看板为例:在电脑端管理后台,在高级功能-状态设置里,选择新建状态,调整相关设置即可生成。

file

4、添加/修改成员列表

高级成员-系统管理权限,可以在成员管理里,添加成员,设置相关成员权限。或者编辑修改已经添加好的成员权限。

file

目录