在数字化时代，二维码已不只是“扫一扫，查看信息”这么简单。越来越多的企业通过二维码连接物、人与场景，而“表单”是让二维码具备数据收集与管理能力的重要工具。
这篇文章会从最基础的概念开始，带你一步步了解表单的作用、和二维码的关系、以及如何用草料打造一个属于自己的“智能信息收集系统”。
一、什么是表单？
表单，就像手里那张纸质登记表，
可以让别人填写信息，比如员工签到表、访客登记表、设备巡检表等。
只不过——
纸质表单需要打印、发放、回收、手动统计；
而电子表单可以直接在手机上填写，数据自动保存。
二、为什么表单要用二维码作为填写入口？
发送链接填表 | 使用二维码表单 |
❌ 要加微信 | ✔ 不用加好友 |
❌ 链接丢失、找不到 | ✔ 不输网址 |
❌ 重复解释入口 | ✔ 不装 App |
适合线上传播 | 适合线下场景即时采集，现场扫码即填 |
为了让扫码填写体验更顺畅，草料持续投入研发优化性能，
微信扫码打开表单的速度更快、交互更流畅，填写过程顺滑不卡顿。
对企业来说，这意味着：流程更顺畅、填写率更高、数据更集中。
三、简单收集 vs 批量管理
简单收集 | 批量管理 |
只需创建 一个二维码， 让所有人扫码填写即可，高效快捷 适用于：活动报名、问卷调查、会议签到、反馈收集等 | 需要长期管理多个对象。 例如：物业公司有上百台电梯需要巡检 |
若你的需求属于简单收集 ，可以直接阅读下一节。
若想深入了解二维码如何与表单共同实现批量管理，可阅读：《表单与二维码的关系》
四、表单编辑器：像拼积木一样搭建
草料的表单编辑器非常直观：
- 左侧是【组件区】
- 中间是【预览区】
- 右侧是【组件设置区】
制作方式非常简单：把你需要的“信息项”——比如姓名、日期、照片、签名组件——直接点击，或拖拽到预览区即可。
草料表单有48个收集组件，满足多场景收集需求，并且，每个组件有一些设置项，可以帮你更好的完成任务。了解表单组件
五、草料表单还能做什么？让它更“智能”
草料表单不只是收集数据的工具，它更像一个智能信息流转系统。
下面从 八大能力 详细介绍。
1. 提升填表效率，让一线员工填得更快
功能项 | 描述 | 适用场景 |
自动填充 | 同一个人重复填写同一个表单，可一键带入上次内容。了解详情 | 适用于 巡检/巡查、值班记录、日报、设备检查 等需要每天或频繁填写同一表单的场景 |
推荐跨表单填写过的内容 | 自动推荐填表人在其它表单里填写过的信息，一点即可复用。了解详情 | 适用于需要填写个人固定信息的组件，例如 姓名、部门、车牌号、员工号、证件号 等 |
检查项一键打勾 | 巡检类表单可批量勾选 “一键打勾”，减少重复点击。了解详情 | 适用于 巡检表、检查表、点检表 等包含大量检查项的场景，可一键批量勾选常用选项 |
OCR 智能识别 | 上传照片后自动识别文字或数字，避免人工输入。了解详情 | 适用于需要从票据、仪表、设备铭牌、单据、合同等照片中识别文字或数字并填入表单的场景 |
AI 图片填表 | 照片可自动解析内容并填入表单。了解详情 | 适用于读取 仪表读数 并判断是否在合格范围、或识别 现场情况（如堆放、损坏） 并自动填写检查结论的场景 |
2. 防作假、防替填，让数据更可信
功能项 | 描述 | 适用场景 |
真实身份校验 | 使用“微信授权手机号”组件获取微信绑定手机号，避免虚假身份。了解详情 | 适用于、活动签到、考试报名、员工入职、访客登记等，避免虚假信息导致管理风险 |
填写限制 | 可限制填写时间段、每日填写次数、仅允许从“微信扫一扫”进入。了解详情 | 适用于防止外部人员恶意提交、或不在现场随意填写，例如内部检查、活动限时报名等。 |
扫码限制 | 可要求在指定区域扫码填写，防止远程冒填。了解详情 | 适用壶设备巡检、施工现场签到等防止远程代填的所有现场类业务 |
图片真实性防护 | 可设置“仅允许拍照上传”，并自动添加拍摄时间、定位等水印。了解详情 | 用户无法修改，可极大减少造假空间。适用于验收拍照、巡检记录、事故上报、设备状态存档等 |
区块链存证 | 每条记录可上链，保证可追溯。（蚂蚁集团提供）了解详情 | 适用于高要求场景，例如重要记录留档、合同/凭证上链、合规类数据存证 |
3. 记录的协作、跟进与闭环管理
每条记录提交后都会生成 记录详情页，在这里可以：
- 查看填写内容、照片、定位、填表人信息
- 评论沟通、添加补充信息
- 更新处理进度（处理中 / 已完成 / 待核销等）
- 查看和执行审批流程
- 查看关联二维码等信息
详细的协作能力包括：
功能项 | 描述 | 适用场景 |
消息提醒 | 提交后自动通知相关成员（公众号 / 企业公众号 / 企业微信应用）。了解详情 | 适用于需要第一时间知晓上报信息的场景，如异常上报、维修报修等 |
多级审批流程 | 支持按“负责人→财务→领导”等顺序审批，审批意见记录清晰。了解详情 | 适用于费用审批、物资领用、请示报批、合同审核等场景 |
后续动态 | 在记录下方即可留言、补充资料、@相关处理人。了解详情 | 适用于需要围绕同一条记录补充资料、沟通处理的场景，如维修进度协作、异常处理等 |
处理进度 | 用标签清晰标记每条记录的状态，后台可统计整体处理进度。了解详情 | 适用于需要跟踪任务处理状态的场景，如工单流转、问题闭环、检查整改、核销处理等 |
4. 和二维码状态面板联动：实时更新现场状态
二维码的“状态面板”可作为设备/资产/区域等的实时状态展示入口。
- 填表内容可直接驱动二维码状态变化：
- 填“异常”→ 二维码显示异常
- 提交维修表单→ 自动恢复正常 适合设备状态、保洁巡查、工程整改等场景。 了解详情
5. 智能文档生成：记录单条 PDF / 汇总 PDF
功能项 | 描述 | 适用场景 |
单条记录 PDF | 可上传 Word 模板，自动按格式生成单条记录的 PDF。了解详情 | 适用于 需要打印存档、审核签字、回执发放 等场景，比如动火申请、报名回执、维修工单等 |
汇总 PDF | 可按“周/月/全部”导出一份汇总 PDF，一条记录一行展示。了解详情 | 适用于 培训签到汇总、活动报名名单、巡检周报/月报、检查记录汇总 等需要批量导出汇总文件的场景 |
6. 填表后自动获取核销码：提交成功页 × 处理进度联动
在签到、报名、领取物品、活动核销等场景中，填写表单后往往需要一个“凭证”方便后续核验是否已办理、领取或参与。
- 填写成功后自动生成核销二维码
- 管理员扫码即可核销，处理进度自动改为“已核销”
- 后台统计已核销/未核销数量、明细一目了然
7. 数据流转到其他系统：API、自动同步、机器人提醒
功能项 | 描述 | 适用场景 |
官方数据库 | 每个草料账号可开通官方云数据库（独立实例），无需搭建服务器即可直接查询使用。了解详情 | 适用于 没有自建数据库但需要做数据分析的企业，如做报表（BI）、统计、数据留存的中小团队，不必搭建服务器。 |
自有数据库 | 可以将数据实时或定时同步到：企业内部数据库、自建系统、数据湖。仅支持 MySQL 5.7。了解详情 | 适用于 已有数据平台的企业，需要把表单数据实时汇入 MySQL 做统一数据管理、报表或业务系统对接。 |
Webhook | 在提交/更新/处理进度变化时，将数据 JSON 推送到指定 API。了解详情 | 适用于 有内部系统或外部业务系统需要同步数据的企业，如工单系统、OA、人事系统等，可在提交/更新时自动触发系统流程。 |
推送到企微 / 钉钉 / 飞书群 | 自动同步现场记录到群聊，适合维修群、值班群等。了解详情 | 适用于 需要让团队实时收到上报信息的场景，如维保群、值班群、巡检群、项目管理群 |
同步到腾讯文档智能表/WPS/飞书 | 支持多人协作编辑及二次加工。了解详情 | 适用于 需要多人协作处理数据、做二次加工或报表的团队，如活动报名名册整理、巡检记录分类 |
8. 成员分组与权限控制：让数据与流程更安全
草料支持将团队成员加入系统，可按部门或角色创建分组，如巡检组、安保组、人事组等。并可以根据业务需求灵活配置每位成员的权限，不同成员能做的事不同：
- 谁能填写
- 谁能更新处理进度
- 谁能看到哪些数据
- 谁能收到提醒
六、行业案例：
1. 从纸质巡检单到数字化档案
“以前巡检都用纸质表格，容易丢，也不好查。后来每台设备贴一个二维码，扫码填写巡检表单。照片、定位、签名都有记录，现在所有设备的档案都能在手机上查到。”
——利来汽配 傅经理
设备巡检完整搭建教程
2. 用表单做活动报名与现场签到
“我们以前做活动报名，需要提前建群、反复确认名单，还经常有人走错流程。现在直接发报名二维码，系统自动识别手机号，一人一条记录不重复。活动当天在门口放一个‘签到二维码’，实时统计到场人数，整个流程顺得多。”
——某青年活动中心 李老师
活动报名搭建教程
3. 访客管理从“手写登记”变成“扫码快速通行”
“以前访客登记要手写姓名、电话、来访原因，不仅排队慢，还经常看不清字、信息不全。现在门口放一个访客登记二维码，来访的人扫码填写，信息自动校验，照片和来访事由都能同步给被访人。我们前台处理速度快了至少三倍。”
——某园区行政部 赵主管
访客管理搭建教程
4. 物业故障报修场景应用
“住户报修以前靠电话和微信，内容乱、图片不统一。现在每个楼层贴一个报修二维码，扫码提交问题、照片、定位都有记录，工程人员收到提醒马上前往处理，整个流程比原来快了一半。”
——某物业 工程组长王师傅
故障报修场景应用
5. 意见反馈受理场景应用
“我们在大厅和会议室放了意见反馈码，员工和客户扫码就能填写意见。系统自动提醒负责人，以前一周才处理的反馈，现在基本当天就能解决。”
——某集团 客服负责人王珊珊
意见反馈场景应用
6. 借还场景应用
“物资借还过去用登记本，谁借的、什么时候还经常记不清。现在物品贴二维码，扫码填写借出、归还，系统自动记录时间、照片和经办人，办公室物资管理终于有序了。”
——某园区综合部 陈主管
借还场景应用
七、表单如何关联二维码收集数据？
草料提供了多种方式来创建表单并关联二维码，
无论你是想快速套用现成模板，还是从零开始自定义设计，都能找到合适的路径。
方式一：从码模板库创建（推荐）
草料的二维码模板库中预置了大量行业场景模板，这是最快速、也最推荐的新手使用方式。
每个模板不仅包含二维码，还配置好了相应的表单、状态，以及提醒、审批等功能。
你可以直接选择一个模板创建一个单码使用，或根据模板生成一批批量二维码（例如一次生成一栋楼所有消防栓巡检码）
👉 点此前往码模板库
方式二：完全空白新建
如果你希望从零开始设计业务逻辑，可以选择空白新建。
这种方式适合对系统较熟悉或业务流程较特殊的用户。
有两种操作顺序：
1：先建表单 → 再创建二维码（适合快速创建单个二维码）
第一步. 从【后台】-【表单列表】新建一个表单；
第二步. 完成表单设计后，系统会提示你“生成二维码”。点击即可自动创建一个单码二维码，用于扫码填写。
2：先建码 → 再添加表单
第一步. 新建一个二维码：可选择建单码或批量码（注：批量码是指一次生成多个二维码，用于一物一码、一人一码、一场所一码场景）
第二步. 在建码时，在编辑器，添加“表单”，支持两种方式：新建一个全新的表单、选择账号下已有的表单复用。
不论是“先建码”还是“先建表单”，两种方式最终效果完全一致：
- 二维码与表单都会成功绑定，用户扫码即可进入表单填写
只需根据你的使用场景和习惯选择更方便的方式即可。
相关阅读：批量建码的完整教程
八、总结：让二维码真正成为企业的信息入口
扫码不仅能查看信息，还能收集数据；
数据不仅能实时上报，还能自动汇总、审批与统计。
一张二维码，就能承载一个完整的业务流程。
从现场到后台，从填写到决策，
让信息流动起来，让管理更高效、更透明。