表单功能

一、功能介绍

表单功能可以代替纸质表格,通过组合姓名、图片、检查项等组件搭建出电子表单,关联到二维码中,扫码填写可快速、规范的收集数据。适用于登记、报名、巡检巡查、维修报修等场景。

这些数据保存在账号下形成动态数据,可以导出Excel或PDF进行存档。查看视频介绍

免费即可使用表单功能

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二、关联二维码才能使用

表单需关联二维码才能收集数据。同一个表单可关联多个二维码,每条记录会标记是扫描哪个二维码添加的,可根据二维码进行数据统计和导出。

了解表单和码的关系

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三、表单制作

表单中需要填写的每一行内容叫一个「组件」,根据你想要收集什么类型的信息,就需要在表单编辑时添加对应的组件,从而来代替线下纸质表格。了解表单制作详细教程

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1、表单组件

草料提供填表人组件(姓名、手机号、身份证号)、文本、选项、地址定位、手写签名、图片、视频等 30 个组件。可任意组合搭配,快速制作表单,来适用于不同的场景需求。

以下介绍几个常用组件:

组件名称

组件介绍

填表人组件

用于收集填表人本人基本信息,如:姓名、手机号、身份证号等,系统会自动汇总他填写的所有记录。

检查项组件

罗列需要检查的项目,填表人勾选是否正常,支持添加检查要求和补充图文说明。

适用于设备巡检、人员出勤、物品清点等场景。

图片组件

用来收集照片,一个图片组件最多可上传 9 张图片。

可开启“防假检水印”功能,用作巡检防作假。

点击查看全部组件

2、组件设置

添加组件后 ,点击选中任一组件,即可在右侧区域对于组件进行相关设置,来满足更多需求。

以下介绍几个常用组件设置:

组件设置

详情

自动填充上次填写的内容

开启后,填表人再次填写该表单时,会自动填充上次填写的内容。

内容不可重复提交

开启后,填表人不能填写与自己或其他填表人已提交的数据相同的内容。

默认值预填

管理员预填内容后,默认值会自动填充到输入框,填表人可直接提交默认值内容,或在此基础上进行修改。

点击了解全部组件设置

四、表单设置

1、表单设置介绍

表单设置名称

详情

填写限制

可设置填写时间段、填写总数、每人可填写次数等限制

可勾选“允许填表人快速填充上次填写的内容”,提高填表效率

可勾选“允许填表人修改填写内容”,填表人填错后可自行修改

图片防作假水印

开启后,填表上传的图片组件,会附上水印并自动获取填表人员的姓名和定位等信息。可用于防作假。

提交成功页设置

可展示文字信息或获取核销凭证

也可根据设置的规则,提交后跳转查看其他活码

消息提醒

设置消息提醒规则,如新消息提醒、异常数据提醒等,当有新的记录或符合条件的记录提交时,将通过微信提醒给指定人。

适用于设备巡检、区域巡查等场景。

状态更新

二维码状态可以根据表单中提交的数据自动变更,实时反映物品状态。

如:提交一条结果为“异常” 的巡检记录后,设备状态更新为“异常”

数据审核

指定审核人审核他人在表单中填写的内容,审核结果通过微信反馈给填表人。

添加后续动态

在表单数据详情页进行协作和沟通,支持语音、图文、@通知、填写表单、手写签名等。导出记录时也会一并导出记录的后续动态。

标记处理进度

每条表单数据都可以实时标记处理进度,用于跟进和统计。

用于意见反馈、故障处理、隐患整改、异常解决、订单交付等场景。

蚂蚁区块链存证

开启后,每条表单数据都会通过蚂蚁区块链进行可信存证,保存存证时间戳,可用作电子证据。

适用于安全承诺、服务须知等场景。

数据 API

可以通过腾讯轻联,将数据实时同步到腾讯文档、企业微信群、钉钉群、自有ERP等应用系统。

记录导出格式设置

每一条表单记录数据都能生成对应的PDF文件,可以导出、打印,用来流转或留档。

如果系统默认格式不符合企业要求,可利用企业已有的word文件或下载默认格式文件,替换企业logo、隐藏不需要的内容字段、重新调整排版后上传,来自定义PDF导出格式。

2、场景应用

通过组件搭配形成表单来实现一些基础应用。在表单的基础上,通过表单设置功能的相互结合。可以实现更多进阶的场景应用,从而满足一些深度需求。

应用场景

实现效果

表单设置

签到报名

限制填写时间、填写总数、每人可填写次数

获取报名凭证

填写限制

提交成功页设置-获取核销凭证

出入登记

来访前预约,负责人同意后才能进入

预约后,获取预约凭证二维码

实时追踪来访人情况,已入场、已离场等

数据审核

提交成功页设置-获取核销凭证

标记处理进度

设备巡检与维保

上传巡检照片,带上图片水印,防作假

巡检异常可提醒给负责人

巡检记录可根据企业要求格式导出存档

图片防作假水印

消息提醒

记录导出格式设置

维修报修

隐患报修详情提醒给负责人

在报修单后,填写维修整改过程

实时跟进处理进度,完成报修整改闭环

消息提醒

添加后续动态

标记处理进度

查看更多表单功能场景应用

五、数据统计与导出

1、数据与统计

通过表单收集的数据,可以在表单列表中找到对应的表单查看数据与统计,可查看通过该表单收集到的所有明细数据、基于关联二维码的统计数据、填写该表单的填表人统计数据、基于表单组件的字段统计数据。了解详情

  • 明细数据:展示该表单收集到的所有明细数据,支持卡片视图和表格视图的切换,也支持批量删除和数据导出。
  • 二维码统计:统计该表单在每个关联二维码的周期性填写数,适用于设备巡检、区域巡查、资产盘点等场景,可以查看每个二维码被检查/盘点的情况。
  • 填表人统计:统计填写该表单的填表人周期性填写数,适用于考勤记录、人员考核等场景,查看每个人在周期内填写数量。
  • 字段统计:统计该表单所有表单组件字段的统计数据,适用于设备巡检、区域巡查等场景,可以通过提交记录的字段情况,来查看占比。如设备巡检过程中,正常/异常的情况占比。

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2、数据导出

  • 批量导出:收集到的表单数据,点击「数据导出」可进行批量导出,支持导出文件为 Excel 或 CSV 格式。

    旗舰版及以上版本,支持批量导出单条记录的存档文件和表单记录中的多媒体内容。

  • 单条导出:查看单条记录详情时,支持以 pdf 格式进行下载和打印,记录导出格式支持自定义,自定义后支持下载 word 文件。了解详情

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3、数据处理分析

数据导出后,为了满足日常的工作汇报和更好的数据可视化展示效果,获取的动态数据还需要进一步的处理。如在Excel 单元格中直接插入图片、制作设备巡检记录表等。了解数据处理详细教程

也可通过草料提供的数据 API,通过 API 的方式对接到第三方数据分析工具,制作数据报表。了解数据 API

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了解更多表单内容