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word文件排版教程

一、基础排版教程

1、字体设置相关建议

  • 格式:企业如果没有明确规定,建议使用宋体/黑体
  • 大小:标题使用“小三”、“加粗”;正文使用“小五”、”不加粗“

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2、如何在word中更好的排版,规范对齐内容?

可通过插入表格进行排版,在表格中添加文本、内容字段。会保证列宽不会随着内容过长从而影响排版。

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3、如何调整页面边距?

在word页面排版时,通过调整页边距,可以让更多的内容展示在页面上,排版更好。可根据实际需求选择页边距样式,也可以自定义页边距。

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4、如何保证整个表格处于页面居中?

通过调整表格属性来实现:对齐方式设置为居中;文字环绕设置为无。

打开表格属性路径:选择表格->右键->表格属性->表格。保证表格在页面中居中显示,不会随着文字内容而影响排版。

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5、使用表格进行排版,在导出PDF时,如何对于部分单元格的边框线进行隐藏?

选择需要隐藏的单元格,点击边框设置,选择需要的边框显示情况。举例:勾选“无框线”则所选单元格的边框线都会隐藏。

如果需要调整边框线粗细或底纹样式,可点击最下方“边框和底纹”进行设置。

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6、如何调整单元格边距?

我们在进行word排版时,要避免使用大量空格来调整边距。可通过表格属性 -> 单元格- > 选项,设置单元格边距,建议边距为:0.19厘米

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7、如何调整对齐方式?

我们在进行word排版时,避免使用大量空格来进行对齐,这样极容易造成误差。应该使用系统自带的对齐方式。

表格工具-对齐方式

通过表格工具中的对齐方式功能可以调整单元格内容“上、下、左、右”组合对齐方式。

如果只想调整某几个单元格的对齐方式,先选择上该单元格即可。

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基本对齐方式

页面选择后,右键或自动出现设置条,选择对齐方式。可以设置基本对齐方式:“左、居中、右”。也可设置分散对齐,撑满单元格。

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8、如何调整二维码的位置和大小

我们将二维码的占位图片复制到word中,同图片操作一样,通过拖拽来移动位置。也可放缩调整图片大小。

导出文件后,记录二维码会自动替换占位图片。可扫码查看记录详情。

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二、进阶排版教程

1、如何调整图片的宽高?

系统提供图片/照片的字段代码,会默认图片的高度为40mm。可以复制字段代码到word文件中,修改高度参数数值,宽度会自适应调整。也可自定义宽高

举例:动火照片代码:${T6T:x40mm},想要设置为60mm,可调整代码为${T6T:x60mm}即可;如需要自定义宽高为30mm*60mm,可调整代码为${T6T:30mmx60mm}

建议只调整图片高度,宽度自适应,如果自定义宽高,会打乱图片的宽高比,从而拉宽图片,影响效果。

注意:

  • 默认使用毫米为单位,如:4.5cm应该改为45mm,才会生效。
  • 自定义调整图片宽高时,一定要加上单位。
  • 同一个图片组件的字段代码,只需要在单元格中粘贴一次,如果有多张图片导出时会自动进行排版,不需要在多个单元格中占位。

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2、如何插入公司logo、宣传标语等图片内容?

可以选择在正文内容中插入图片;也可以在页眉中插入,这样可以置顶在页面头部,且每一页都有图片内容。

调整好图片大小后,进行图片布局设置。选择文字环绕为“浮在页面上方”,并勾选“固定在页面上”。

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3、如何设置文件水印

在文件打印或公司内部使用的文件时,需要在文件上添加水印内容,防止恶意传播和彰显企业形式。

打开 word 文件,在“页面布局-背景”功能中,选择添加水印,可以选择预设的水印样式;也可以点击添加上传企业 logo 或特定的水印样式进行自定义。

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4、如何中插入“图章”效果

我们想要在导出的PDF文件中,自带公司的审核图章。我们可以在自定义word文件中直接插入“图章”图片,选中图片后,设置图片布局,在文字环绕中选择图片衬于图片上方,勾选“固定在页面上”即可

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5、如何将记录表单和后续动态中的表单重新整合排版在一起?

适合于:自定义记录PDF导出格式设置功能

通常我们在记录表单的后续动态中关联一个新的表单,是想通过表单的方式来规范填写处理记录,适用于故障上报整改、多级审核场景。对于整个处理流程可以整合在一份PDF中进行打印存档。

可以在记录表单的表单设置- PDF导出格式设置中,找到后续动态表单的相关组件字段代码,插入到自定义word文件中,进行排版。

注意:导出PDF格式设置是以表单维度进行设置的,记录表单中后续动态表单产生的数据也是属于记录表单的一部分,所以对于这类情况,我们只需要在记录表单中进行设置即可。

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6、如何解决内容跨页的问题?

通过在word中打开允许“跨页断行”开关,就可以实现当内容超过当前页面时,将多余的内容延续到下一页继续显示。这样可以确保段落的连贯性,避免文字被截断或分割,提高文档的可读性。

可根据自己的页面设置,来选择调整是表格中的内容还是正文中的内容。

表格中的内容

调整表格属性中的“行”设置,打开表格属性路径:选择表格->右键->表格属性->“行”。勾选允许“跨页断行”

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正文中的内容

调整正文段落设置。段落设置路径:选择正文->右键->锻炼->“换行和分页”。勾选“与下段同页”

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7、如何插入子码的可变内容字段

适合于:自定义记录PDF导出格式设置功能

子码的可变内容一般展示着基本信息,扫码即可查看,如设备的名称、编号等信息。可以在自定义导出PDF设置中插入子码可变内容字段,导出子码上表单记录时,该子码对应的可变内容也会一起导出来。

因为是对子码可变内容进行操作,所以我们需要在编辑批量模板时进行PDF导出格式进行设置。具体路径为:编辑批量模板-->选择表单-->表单设置-->PDF导出格式设置-->插入子码可变内容字段。

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8、如何解决导出PDF的图片或手写签名会被盖住,显示不全的问题呢?

答:由于图片高度大于单元格高度,且插入图片的布局选项为嵌入性,所以会导致单元格高度不够,显示不全。

解决办法为:

  1. 在表格工具中,调整单元格的高度要大于插入图片或手写签名的高度。
  2. 由于图片会从图片最底端来插入单元格中,所以需要在表格工具中,调整对齐方式为“靠下对齐”

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三、常见问题

1、为什么导出的PDF和我模板中的单元格高度会不一样?

答:由于pdf是需要填入实际内容,内容长度和字段代码长度不一样,会导致换行,从而撑高单元格高度。请以最后导出效果为主。

2、为什么我修改图片样式参数后不生效?

答:图片样式参数不要使用小数点,这样会导致不生效。如果不是整数,可以用毫米为单位,如:4.5cm应该改为45mm,才会生效。

3、同一个字段代码,可以在一个word里应用多次吗?

答:多行文本和图片组件的字段代码,是可以在同一个word里被多次应用的。图片最多应用三次,多行文本不限次数。

4、为什么会提示我“由于文件过大,系统正在为你导出中,请稍后再来下载“

答:因为你下载的PDF文件太大了,所以会出现这个提示。你可以稍等几秒后再尝试。

5、为什么PDF预览时记录二维码没有问题,但是打印出来码眼被裁掉了呢?

答:会存在打印时把页面放大的情况,因为记录二维码在页面边缘会被遮住。你可以在打印设置中,调整页面适应为98%。

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6、设置单元格边框线隐藏之后,怎么方便调整列宽或合并单元格等操作呢?

答:隐藏边框线后,在页面中很难确定单元格位置。可以在视图中,勾选表格虚框。确定位置。

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7、为什么自定义 PDF 格式后,多次提交后续动态中的表单,但只导出第一条记录呢?

答:自定义 PDF 格式,插入后续动态表单字段代码,默认是导出该记录下后续动态中的表单提交的第一条记录

后续动态表单代码,如${D28[1]_T1T} 中的[1]代表导出提交的第一条数据,如需多次提交并导出,可根据需求调整数值,[2]代表提交的第二条记录,[3] 代表提交的第三条记录,以此类推。这样的设置需要企业内部先预设好提交的次数并严格执行。

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