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word文件排版教程

一、基础排版教程​

1. 字体设置相关建议​

  • 格式：企业如果没有明确规定，建议使用宋体/黑体
  • 大小：标题使用“小三”、“加粗”；正文使用“小五”、”不加粗“

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2. 如何在Word中更好的排版，规范对齐内容？​

可通过插入表格进行排版，在表格中添加文本、内容字段。会保证列宽不会随着内容过长从而影响排版。

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3. 如何调整页面边距？​

在Word页面排版时，通过调整页边距，可以让更多的内容展示在页面上，排版更好。可根据实际需求选择页边距样式，也可以自定义页边距。

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4. 如何保证整个表格处于页面居中？​

通过调整表格属性来实现：对齐方式设置为居中；文字环绕设置为无。

打开表格属性路径：选择表格->右键->表格属性->表格。保证表格在页面中居中显示，不会随着文字内容而影响排版。

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5. 使用表格进行排版，在导出PDF时，如何对于部分单元格的边框线进行隐藏？​

选择需要隐藏的单元格，点击边框设置，选择需要的边框显示情况。举例：勾选“无框线”则所选单元格的边框线都会隐藏。

如果需要调整边框线粗细或底纹样式，可点击最下方“边框和底纹”进行设置。

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6. 如何调整单元格边距？​

我们在进行Word排版时，要避免使用大量空格来调整边距。可通过表格属性 -> 单元格 -> 选项，设置单元格边距，建议边距为：0.19厘米

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7. 如何调整对齐方式？​

我们在进行Word排版时，避免使用大量空格来进行对齐，这样极容易造成误差。应该使用系统自带的对齐方式。

表格工具-对齐方式​

通过表格工具中的对齐方式功能可以调整单元格内容“上、下、左、右”组合对齐方式。

如果只想调整某几个单元格的对齐方式，先选择上该单元格即可。

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基本对齐方式​

页面选择后，右键或自动出现设置条，选择对齐方式。可以设置基本对齐方式：“左、居中、右”。也可设置分散对齐，撑满单元格。

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8. 如何调整二维码的位置和大小​

我们将二维码的占位图片复制到Word中，同图片操作一样，通过拖拽来移动位置。也可放缩调整图片大小。

导出文件后，记录二维码会自动替换占位图片。可扫码查看记录详情。

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二、进阶排版教程​

1. 如何调整图片的宽高？​

系统提供图片/照片的字段代码，会默认图片的高度为40mm。可以复制字段代码到Word文件中，修改高度参数数值，宽度会自适应调整。修改宽度数值，则高度会自适应。

举例：动火照片代码：${T6T:x40mm}，想要设置高度为60mm，可调整代码为${T6T:x60mm}即可；如需调整宽度为60mm，可调整代码为${T6T:60mm}

注意：

  • 默认使用毫米为单位，如：4.5cm应该改为45mm，才会生效。
  • 自定义调整图片宽高时，一定要加上单位。
  • 同一个图片组件的字段代码，只需要在单元格中粘贴一次，如果有多张图片导出时会自动进行排版，不需要在多个单元格中占位。

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2. 如何插入公司logo、宣传标语等图片内容？​

可以选择在正文内容中插入图片；也可以在页眉中插入，这样可以置顶在页面头部，且每一页都有图片内容。

调整好图片大小后，进行图片布局设置。选择文字环绕为“浮在页面上方”，并勾选“固定在页面上”。

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3. 如何设置文件水印​

在文件打印或公司内部使用的文件时，需要在文件上添加水印内容，防止恶意传播和彰显企业形式。

打开 Word 文件，在“页面布局-背景”功能中，选择添加水印，可以选择预设的水印样式；也可以点击添加上传企业 logo 或特定的水印样式进行自定义。

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4. 如何在文件中插入“图章”效果​

我们想要在导出的PDF文件中，自带公司的审核图章。我们可以在自定义Word文件中直接插入“图章”图片，选中图片后，设置图片布局，在文字环绕中选择图片衬于图片上方，勾选“固定在页面上”即可。

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5. 如何将记录表单和后续动态中的表单重新整合排版在一起？​

适合于：自定义记录PDF导出格式设置功能

通常我们在记录表单的后续动态中关联一个新的表单，是想通过表单的方式来规范填写处理记录，适用于故障上报整改、多级审核场景。对于整个处理流程可以整合在一份PDF中进行打印存档。

可以在记录表单的表单设置- PDF导出格式设置中，找到后续动态表单的相关组件字段代码，插入到自定义Word文件中，进行排版。

注意：导出PDF格式设置是以表单维度进行设置的，记录表单中后续动态表单产生的数据也是属于记录表单的一部分，所以对于这类情况，我们只需要在记录表单中进行设置即可。

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6. 如何解决内容跨页的问题？​

通过在Word中打开允许“跨页断行”开关，就可以实现当内容超过当前页面时，将多余的内容延续到下一页继续显示。这样可以确保段落的连贯性，避免文字被截断或分割，提高文档的可读性。

可根据自己的页面设置，来选择调整是表格中的内容还是正文中的内容。

表格中的内容​

调整表格属性中的“行”设置，打开表格属性路径：选择表格->右键->表格属性->“行”。勾选允许“跨页断行”。

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正文中的内容​

调整正文段落设置。段落设置路径：选择正文->右键->段落->“换行和分页”。勾选“与下段同页”。

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7. 如何插入子码的可变内容字段​

适合于：自定义记录PDF导出格式设置功能

子码的可变内容一般展示着基本信息，扫码即可查看，如设备的名称、编号等信息。可以在自定义导出PDF设置中插入子码可变内容字段，导出子码上表单记录时，该子码对应的可变内容也会一起导出来。

因为是对子码可变内容进行操作，所以我们需要在编辑批量模板时进行PDF导出格式进行设置。具体路径为：编辑批量模板-->选择表单-->表单设置-->PDF导出格式设置-->插入子码可变内容字段。

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8. 如何解决导出PDF的图片或手写签名会被盖住，显示不全的问题呢？​

答：由于图片高度大于单元格高度，且插入图片的布局选项为嵌入性，所以会导致单元格高度不够，显示不全。

解决办法为：

  1. 在表格工具中，调整单元格的高度要大于插入图片或手写签名的高度。
  2. 由于图片会从图片最底端来插入单元格中，所以需要在表格工具中，调整对齐方式为“靠下对齐”。

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9. 如何设置同一个表单，在关联不同的码/模板上有不同的自定义导出格式呢？​

答：可以在不同的码编辑器中对于该表单设置自定义导出格式，仅对该码生效。后续也需要在码编辑器中调整表单设置，才不会影响其他关联的码。注意：不要在表单列表中调整该表单，调整保存后，关联的所有二维码会同步生效更新。

三、导出关联待办及完成记录​

导出一条记录时，可以在 Word 自定义模板中放入该记录关联的待办信息，以及完成待办时填写的表单记录内容。

例如，“巡检发现异常 → 形成待办 → 完成整改并填写验收表”后，把巡检、待办和验收结果排在同一份报告中。这是说明性场景。Word 是模板文件格式，最终可下载的文件格式以实际导出功能为准。

1. 使用前先确认​

  • 来源表单已启用待办，并具有待办规则，才会提供相应待办变量清单。
  • 要引用完成表单字段，待办的完成方式需为“填写表单”。“直接完成”和“填写补充信息”不会因此自动产生完成表单记录。
  • 从自己表单的字段代码表复制变量。变量清单按当前待办规则生成；完成记录的内容按这条待办实际完成时关联的表单、记录取值。

2. 待办自身信息：8 个固定变量​

下表中间一列是变量名，右侧是写入 Word 的完整占位符。复制时要保留外层 ${...}。

内容变量名完整占位符
异常待办编号TODO[1]_todo_no${TODO[1]_todo_no}
异常待办标题TODO[1]_todo_title${TODO[1]_todo_title}
异常待办状态TODO[1]_todo_status${TODO[1]_todo_status}
处理人TODO[1]_todo_operator${TODO[1]_todo_operator}
紧急度TODO[1]_todo_priority${TODO[1]_todo_priority}
创建时间TODO[1]_todo_created_time${TODO[1]_todo_created_time}
截止时间TODO[1]_todo_deadline_time${TODO[1]_todo_deadline_time}
完成时间TODO[1]_todo_completed_time${TODO[1]_todo_completed_time}

固定变量目前限于以上 8 项。不能因为数据库中有“完成人”“完成说明”“完成附件”等列，就直接写成同名 Word 变量。完成表单自身的字段，可按下方规则引用。

3. 完成待办时填写的表单记录​

内容变量名形态完整占位符示例
完成记录的表单字段TODO[i]_<表单编号>_T<字段变量编号>T${TODO[1]_D3_T5T}
完成记录的预定义信息TODO[i]_<表单编号>_<预定义变量>${TODO[1]_D3_record_id}
  • TODO[1] 表示第 1 条关联待办。
  • D3 是完成表单的表单编号，T5T 是该表单中的字段代码，两者都只是示例，应替换为你自己的字段代码表中的值。
  • ${TODO[1]_D3_record_id} 输出完成记录的记录编号，不是数据库关联用的数字记录 ID。

当前每条待办只选取一条可用的完成记录关系，不会自动循环展开同一待办的多份完成记录。图片、附件的排版方式，以对应组件的字段代码及现有模板能力为准；此功能也不会自动导出待办的全部历史动态。

以下是一个模板片段。只有完成表单 D3 的字段 T5T 实际表示“验收结论”时，最后一行才能得到预期内容：

待办编号：${TODO[1]_todo_no}
待办标题：${TODO[1]_todo_title}
处理人：${TODO[1]_todo_operator}
完成时间：${TODO[1]_todo_completed_time}

验收记录编号：${TODO[1]_D3_record_id}
验收结论：${TODO[1]_D3_T5T}

4. 引用第二条及更多待办​

字段代码清单默认以 [1] 提供样板。引用第 2 条待办时，把 TODO[1] 改为 TODO[2]：

第二条待办标题：${TODO[2]_todo_title}
第二条待办验收结论：${TODO[2]_D3_T5T}

下标始终紧跟 TODO，不能写成 TODO_D3[2]_T5T。下标使用从 1 开始的正整数，不使用 [0]、[01] 或 [1,2]。

下标对应该记录关联待办的默认排列顺序，按待办 ID 升序取值，不按紧急度、截止时间或规则配置顺序排列。

每份文档最多解析 5 个不同的有效待办下标，即最多处理 5 条待办。 同一条待办可以放多个变量，这不是整份模板只能放 5 个字段。超出限制的下标不能保证取得数据，也不支持自动循环导出任意数量待办。

5. 配置模板并验证​

  1. 确认来源表单的待办规则和完成方式，准备一条已有待办的记录。需要导出验收内容时，选一条已通过填写表单完成的待办。
  2. 查看来源表单的字段代码表，复制待办自身信息和所需完成表单字段的代码。
  3. 在 Word 模板中安排内容位置，保留完整占位符；需要第二条待办时，仅修改 TODO 后面的下标。
  4. 保存并上传自定义模板，按现有记录导出功能生成文件。
  5. 对照记录详情，核对待办编号、标题、处理人和完成内容；再用一条未完成或待办数量较少的记录，检查空值展示是否符合预期。

6. 空值与历史配置怎么处理​

没有取到数据时，相应变量可能显示模板配置的空值标记，默认是 -。可以按以下顺序排查：

情况排查方法
模板引用第 2 条待办，记录只有 1 条核对待办数量和 TODO 下标
待办尚未完成完成时间、完成记录内容可能为空；先核对待办状态
待办采用直接完成或填写补充信息没有完成表单记录，不能引用完成表单字段
完成记录已删除或无法取得核对实际关联的完成记录是否仍可读取
完成表单编号或字段代码不匹配从正确表单的字段代码表重新复制，不照抄示例的 D3、T5T
规则中途更换了完成表单旧待办仍对应实际完成时的表单；不会拿另一张表的同号字段替代
超过 5 个不同的有效待办下标减少引用的待办数量，超出限制的下标不能保证有数据

以下情况有各自的展示规则，不要统一解释为 -：

  • 没有处理人：通常显示“待认领”或对应认领状态文案。
  • 没有截止时间：显示“未设置”。
  • 未设置紧急度：Word 变量按空值处理；这与数据库同步按“普通”处理不同。

完成表单被删除与完成记录被删除也不同。当前字段代码清单会跳过已删除的完成表单；已有模板中的历史变量，如果完成记录和必要表单信息仍可取得，仍可能正常渲染，不能据此认定历史导出全部失效。

四、常见问题​

1. 为什么导出的PDF和我模板中的单元格高度会不一样？​

答：由于pdf是需要填入实际内容，内容长度和字段代码长度不一样，会导致换行，从而撑高单元格高度。请以最后导出效果为主。

2. 为什么我修改图片样式参数后不生效？​

答：图片样式参数不要使用小数点，这样会导致不生效。如果不是整数，可以用毫米为单位，如：4.5cm应该改为45mm，才会生效。

3. 同一个字段代码，可以在一个Word里应用多次吗？​

答：多行文本和图片组件的字段代码，是可以在同一个Word里被多次应用的。图片最多应用三次，多行文本不限次数。

4. 为什么会提示我“由于文件过大，系统正在为你导出中，请稍后再来下载”​

答：因为你下载的PDF文件太大了，所以会出现这个提示。你可以稍等几秒后再尝试。

5. 为什么PDF预览时记录二维码没有问题，但是打印出来码眼被裁掉了呢？​

答：会存在打印时把页面放大的情况，因为记录二维码在页面边缘会被遮住。你可以在打印设置中，调整页面适应为98%。

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6. 设置单元格边框线隐藏之后，怎么方便调整列宽或合并单元格等操作呢？​

答：隐藏边框线后，在页面中很难确定单元格位置。可以在视图中，勾选表格虚框。确定位置。

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7. 为什么自定义 PDF 格式后，多次提交后续动态中的表单，但只导出第一条记录呢？​

答：自定义 PDF 格式，插入后续动态表单字段代码，默认是导出该记录下后续动态中的表单提交的第一条记录。

后续动态表单代码，如${D28[1]_T1T} 中的[1]代表导出提交的第一条数据，如需多次提交并导出，可根据需求调整数值，[2]代表提交的第二条记录，[3] 代表提交的第三条记录，以此类推。这样的设置需要企业内部先预设好提交的次数并严格执行。

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8. 为什么模板中单元格文本是横向的，导出后变成了竖向，被压缩了？​

答：因为 Word 文件中插入表格后，在表格属性中表格选项是默认勾选了自动重调尺寸来适应内容的，如果导出的内容过长，就会自动压缩前面的单元格进行自适应，所以格式会变。

你可以这样操作：选中单元格-->鼠标右键-->点击表格属性-->点击选项-->取消勾选自动重调尺寸来适应内容。就可以了。

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9. 为什么我以 Word 格式下载记录详情，打开后都会显示段落换行符号？​

答：这是 Word 本身的功能，你在 Word 中设置了开启显示段落标记，所以查看 Word 文件会出现这种情况。可根据图示取消显示就可以。

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10. Word 模板怎么引用第二条待办？​

将 TODO[1] 改为 TODO[2]，例如 ${TODO[2]_todo_title}。完成记录字段同样改在 TODO 后面，例如 ${TODO[2]_D3_T5T}，不要改成 TODO_D3[2]_T5T。

11. 为什么待办完成记录变量显示 -？​

先核对待办是否存在、是否完成、是否采用填写表单完成；再检查完成记录是否可取、表单编号和字段代码是否匹配，以及是否超过 5 条待办限制。规则曾更换完成表单时，旧数据仍按实际完成时关联的表单取值。查看空值排查表。

12. 没有填写完成表单，能否引用完成表单字段？​

不能。“直接完成”和“填写补充信息”不会因此生成完成表单记录。你仍可使用待办自身的固定变量，但不能将完成说明或附件自行改写成未提供的固定变量。

13. 是否可以在模板中无限循环输出所有待办？​

不可以。每份文档最多处理 5 条待办，同一条待办可使用多个变量；也不支持自动循环展开同一待办的任意多份完成记录。

14. Word 模板中的记录编号，与数据库数字记录 ID 相同吗？​

不同。${TODO[1]_D3_record_id} 输出展示用记录编号；数据库的 record_id 是用于数据关联的数字 ID。不要用 Word 中的记录编号代替数据库 ID。

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