工程资料管理二维码

适用场景

1、施工项目部资料管理
2、建筑监理公司档案管理

住建局经常开展市政工程施工、监理企业工程资料专项检查,施工单位、监理单位的资料原件经常被翻乱,重新整理很费事,甚至会丢失。将工程资料电子版做成二维码,检查人员无需翻阅原件。即使翻阅原件,资料员也可以根据档案盒二维码进行归位,不容易搞错。

方案效果

1、每1份文件的电子档创建1个二维码,每一类文档可使用模板制作,方便统一管理
2、文件可整理成多级目录,比如:项目→文件类型→文件,每个目录自动生成汇总码,可输入文件名检索
3、为档案盒制作标识,扫码显示档案盒编号和资料清单,链接到电子档
4、电子档文件可从后台批量导出至本地电脑

工程资料管理二维码

应用优势

纸质档案查阅很麻烦,资料员要把文件盒都拿出来,检查人员通过档案盒标签,检索定位到需要的档案,然后抽出来检查。检查完了,资料员要把翻乱的资料再原原本本整理好,不能搞错和丢失。

1、目前工程资料已有电子化的要求,但是一般是通过光盘、U盘等物理介质,或者封闭系统存储,无法满足共享传阅的需求。把现成的电子资料传到二维码里,就可以实现工程资料的归档和分享需求
2、无需额外安装软硬件,手机扫码就能查看,外部人员调阅很方便
3、二维码中的档案信息可以随着项目进程实时更新,二维码长期有效

工程资料管理二维码 工程资料管理二维码

搭建教程

一、批量制作电子版文件二维码

为什么用批量活码模板建码?

批量建码可以提高操作效率、节省工作量:
1、每个文件二维码的编号、名称、编制日期不同,但格式都是一样的,用模板建码可以统一设置格式
2、子码的内容会形成一张在线数据表,内容可以批量编辑、导出
3、一批二维码可以在模板中进行统一的功能设置、标签排版打印,不需要一个个单独操作


操作步骤:

1、设计文件二维码模板

我们在模板库中分享了【工程资料管理】模板,选择【安装到我的模板,批量生码】,快速套用。
● 顶部区域的"XXX产业园项目"为项目名称,你可以直接修改文字,将会显示在此模板生成的所有子码中
● 正文部分,可展示文件基本信息、上传电子版文件,每个子码内容不同,用黄色的可变内容组件进行占位,用于后续上传内容数据。

如果你需要自定义修改模板格式,请查看 活码批量模板编辑教程

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2、将内容数据导入到模板中,批量生成子码

在模板管理页面,点击【批量生码】,进入在线表格。每一行数据会生成一个子码。
在这个界面,可以直接填写文本类的可变内容数据:文件编号、文件名称、编制日期,也可以上传符合格式要求的本地Excel文件。
【电子版资料】属于多媒体类的可变内容,需要逐个上传至每个子码中。

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3、设置子码名称的命名规则

每个子码的二维码图案是不同的,但是仅凭肉眼很难区分。
所以,我们通过为子码设置命名规则,用于区分不同文件的二维码。
详细操作方法,请查看 二维码名称设置教程

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二、整理目录,自动生成目录汇总码

模板生成的子码,都保存在后台【二维码管理—活码】菜单中,你可以进行目录管理。
每个目录会自动生成一个汇总码,链接到该目录下的每个二维码。
目录更新时,二维码中的链接也会自动更新。

详细操作教程,请查看 目录管理教程

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三、为每个档案盒制作二维码标识

1、生成档案盒二维码

你可以参考模板库中的【档案盒标识】模板。
● 文字部分,是档案盒的基本信息,直接修改文字内容即可。
● 修改【查看文件】的链接,跳转到电子版文件的目录汇总码。

详细操作方法,请查看 活码编辑教程

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2、排版打印档案盒标识

可使用草料提供的在线工具,快速设置标签样式和文字,下载图片源文件进行打印。 详细操作教程,请查看 标签排版设置教程

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3、你还可以将单个项目的所有档案盒整理成1个二维码

可参考模板库中的【档案盒目录】模板。
● 模板的文字部分,分别是项目名称、档案分类,都可以直接修改。
● 修改导航链接模块的文字和链接,跳转到各个档案盒标识二维码。

详细操作方法,请查看 导航链接功能教程

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